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Le formulaire de déclaration des salaires et des impôts ou formulaire W-2 doit être rempli par tout employeur qui verse des salaires, y compris les paiements non monétaires de 600 dollars ou plus sur lesquels la sécurité sociale ou l'impôt sur l'assurance-maladie a été retenu, pour le travail effectué par un employé.
Votre meilleure solution pour remplir le formulaire W-2 de l'IRS
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100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantiePDFelement possède de multiples fonctions utiles telles que l'édition de formulaires, la création et la signature numérique. De plus, il s'agit d'un éditeur PDF tout-en-un qui rend le travail sur les documents PDF simple et rapide.
Instructions pour remplir le formulaire W-2 de l'IRS
Le formulaire W-2 comporte plusieurs parties. Veillez à ce que toutes les écritures soient lisibles. Envoyez la copie A au SSA ; la copie 1, si nécessaire, au service des impôts de votre ville ou de votre État ; et les copies B, C et 2 à votre employé. Conservez la copie D et une copie du formulaire W-3 dans vos dossiers pendant 4 ans.
Étape 1 : Lancez PDFelement. Glissez et déposez le formulaire PDF dans ce programme pour activer le processus de remplissage du formulair
Étape 2 : Inscrivez toutes les informations sur le formulaire W-2 à l'encre noire et en caractères de 12 points. L'exemplaire A est lu par une machine et doit donc être dactylographié clairement, sans correction, et aucune entrée ne doit dépasser la taille de la case. Les données remplies à la main, en caractères d'imprimerie ou italiques ou avec d'autres couleurs ne peuvent pas être lues par des machines.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantieÉtape 3 : Effectuez toutes les entrées en dollars sur la copie A sans le signe dollar et la virgule mais avec le point décimal.
Étape 4 : Si une case ne s'applique pas à vous, laissez-la vide.
Étape 5 : Envoyez la copie A du formulaire W-2 avec le formulaire W-3 à la SSA même si l'un des formulaires du W-2 est vierge ou nul.
N'agrafez pas le formulaire W-2 au W-3 ou ensemble.
Étape 7 : Classez les formulaires par ordre alphabétique des noms de famille ou par ordre numérique du SSN des employés.
Étape 8 : Annulation d'un formulaire : Si vous avez commis une erreur sur le formulaire W-2 et que vous l'annulez pour remplir un nouveau formulaire, cochez cette case. N'indiquez pas les montants figurant sur les formulaires "Nuls" dans le total que vous inscrivez sur le formulaire W-3.
Étape 9 : Formulaire W-2 non distribuable : Si vous n'avez pas pu remettre aux employés des copies du W-2 après avoir essayé, conservez ces copies pendant 4 ans. Si le formulaire W-2 non distribué peut être envoyé à l'IRS par voie électronique jusqu'au 15 avril de la quatrième année suivant son émission, vous ne devez pas conserver les copies des employés non distribuables. N'envoyez pas de copies non distribuables à l'administration de la sécurité sociale.
Autres conseils et avertissements concernant le formulaire W-2 de l'IRS
- Quand faire le dépôt : Le formulaire W-3 doit être soumis avec la copie A du formulaire W-2 avant le 19 février 2016. Pour la déclaration E, la date limite est reportée au 31 mars 2016. Pour chaque W-2 en retard, une pénalité est prélevée.
- Formulaire W-3 : Si vous êtes tenu de remplir le formulaire W-2, vous devez également remplir le formulaire W-3 pour transmettre la copie A du formulaire W-2. Conservez une copie du formulaire W-3 avec vous et la copie D du formulaire W-2 pour votre dossier pendant 4 ans. Utilisez le formulaire W-3 correct pour l'année en question si vous faites votre déclaration par voie électronique. Dépôt des formulaires W-2 et W-3 sur papier : déposez la copie A du formulaire W-2 avec le formulaire W-3 à l'adresse suivante.
a. Administration de la sécurité sociale
b. Centre des opérations de données
c. Wilkes-Barre, PA 18769-0001
- Sauf notification, toute référence à la taxe Medicare inclut la taxe Medicare supplémentaire.
- Le recours à un agent déclarant ou à des services de paie tiers ne libère pas l'employeur de l'obligation de veiller à ce que les formulaires W-2 soient fournis aux employés et à ce que les formulaires W-2 et W-3 soient déposés dans les délais auprès de la SSA.
- Aucun type de paiement ou d'argent ne doit être envoyé avec les formulaires W-2 et W-3 soumis au SSA. Cela inclut les espèces, les chèques, les mandats ou toute autre forme de paiement.
- Les employeurs doivent utiliser un numéro d'identification d'employeur (EIN) (00-0000000) tandis que les employés doivent utiliser un numéro de sécurité sociale (SSN) (000-00-0000) pour remplir ce formulaire.
- Lorsque vous énumérez un numéro, séparez correctement les neuf chiffres pour indiquer le type de numéro. Le numéro d'identification de contribuable individuel (ITIN) de l'IRS ne doit pas être accepté de la part de l'employé à la place du SSN pour l'identification de l'employé aux fins de déclaration sur le formulaire W-2.
Clara Durand
chief Rédaction