Raisons pour lesquelles opter pour un système de gestion de documents
Un poste de travail désordonné, des classeurs occupant tout l'espace disponible dans le bureau, des piles de dossiers et des piles de documents qui semblent ne jamais finir !
Voilà à quoi ressemble un bureau moyen.
Mais pourquoi être moyen quand on peut être extraordinaire en se débarrassant de ces dossiers et documents papier et en mettant en place un système de gestion de documents ?
Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu'est un logiciel de gestion de documents, pourquoi vous devriez l'utiliser et quels sont certains des meilleurs systèmes de gestion de documents pour vous aider à démarrer.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
Comme son nom l'indique, un système de gestion de documents ou un logiciel de gestion de documents est utilisé pour organiser, stocker, modifier, partager et sécuriser des documents importants.
Il est généralement basé sur le cloud et est l'un des éléments essentiels qui vous aident à vous passer du papier.
Mais en quoi un système de gestion électronique de documents est-il meilleur que le système papier traditionnel ?
Regardons !
Pourquoi devriez-vous opter pour un logiciel de gestion de documents ?
Beaucoup de gens ont du mal à passer du papier au sans papier. Si vous faites partie de ces personnes, je suis sûr que les raisons suivantes pour opter pour un système de gestion de documents vous aideront à prendre une décision définitive :
Pourquoi opter pour un système de gestion de documents ? |
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| 1 | Il économise de l'espace | |
| 2 | Il agit comme un outil de sauvegarde/récupération | |
| 3 | Il offre une sécurité à toute épreuve | |
| 4 | Il rationalise votre flux de travail | |
| 5 | Il facilite la collaboration en équipe | |
1. Il économise de l'espace
Saviez-vous que les documents physiques stockés dans un bureau occupent près de 15 % de l'espace ? Avec les classeurs et les boîtes de rangement de dossiers disparus, vous pourrez économiser de l'espace dans votre bureau, le rendant plus spacieux et respirant. Cependant, tous les documents ne peuvent pas être numérisés ; par conséquent, vous pouvez allouer une pièce séparée pour les stocker.
2. Il agit comme une sauvegarde/récupération
L'un des plus grands risques liés à la conservation de copies papier de documents importants est de les perdre lors d'un incendie, d'une inondation, d'un tremblement de terre ou d'un vol. Et croyez-moi, il est assez difficile de récupérer de tels documents et cela peut mettre votre entreprise en danger.
Garder tous vos fichiers stockés dans un système de gestion électronique de documents est la voie à suivre. Il agit comme une option de sauvegarde et de récupération au cas où vous perdriez vos données.
3. Il offre une sécurité à toute épreuve
Avec les documents papier, vous ne pouvez pas savoir qui y a accédé ou y a apporté des modifications.
Et avec 41 % des entreprises ayant plus de 1 000 fichiers contenant des données confidentielles telles que les informations de carte de crédit, la sécurité est une préoccupation majeure.
Cependant, l'utilisation d'un système de gestion de documents fournit non seulement une sécurité au niveau de la banque, mais vous permet également de savoir qui a consulté les fichiers, qui y a accédé et qui les a modifiés, avec la date et l'heure.
Ainsi, tout est traçable, ce qui est un énorme plus !
4. Il rationalise votre flux de travail
La gestion physique des documents n'est pas seulement une corvée, mais elle conduit également à l'improductivité.
Voici la preuve :
Un employé moyen passe près de 40 % de sa journée à rechercher des documents imprimés.
Et ce n'est pas tout !
Une enquête récente montre que 49 % des employés ont eu du mal à rechercher des documents, tandis que 43 % ont rencontré des problèmes lors de leur partage.
Avec autant d'obstacles, l'inefficacité est imminente !
D'autre part, un logiciel de gestion de documents rationalise votre flux de travail, facilite la recherche de documents et le partage est aussi simple que bonjour.
Alors, qu'est-ce que ça va être ? Des heures et des heures à chercher des documents ou à les trouver en un seul clic ? Le choix t'appartient !
5. Cela facilite la collaboration en équipe
Collaboration between a team is quite important for success, and just because it gets difficult to work jointly with printed documents, 75% of cross-functional teams end up being counterproductive.
La solution à cela est simple ! Obtenez un outil collaboratif, un système de gestion de documents qui aide les équipes à travailler ensemble sur le même projet et à rester informé de l'avancement.
Plus besoin de faire circuler une seule feuille de papier et de perdre de précieuses heures de travail !
Alors, quels sont certains des meilleurs systèmes de gestion de documents disponibles qui peuvent vous aider à économiser de l'espace, à sécuriser vos fichiers et à améliorer les flux de travail et les collaborations ?
Nos recommandations pour le meilleur logiciel de gestion de documents
Vous trouverez de nombreux systèmes de gestion de documents, mais tous ne sont pas aussi ingénieux que ceux que nous avons présélectionnés.
Top 7 des systèmes de gestion de documents |
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| 1 | Wondershare Document Cloud | |
| 2 | Bitrix24 | |
| 3 | Microsoft SharePoint Online | |
| 4 | DocuWare Cloud | |
| 5 | OnlyOffice | |
| 6 | Legito | |
| 7 | Confluence | |
1. Wondershare Document Cloud
Notre premier choix pour la meilleure solution de gestion de documents est Wondershare Document Cloud.
Il s'agit d'un outil basé sur le cloud qui vous aide à modifier, signer, partager et suivre des documents. Le stockage en nuage vous offre 1 Go de stockage gratuit et jusqu'à 100 Go pour un petit prix.
La caractéristique pour laquelle cet outil est connu est la signature électronique, à l'aide de laquelle vous pouvez facilement signer ou obtenir des signatures d'autres personnes pour lier légalement des documents. La meilleure partie est que vous pouvez accéder aux documents à partir de n'importe quel système d'exploitation sans avoir à télécharger de logiciel.
Cependant, si vous souhaitez modifier des PDF sur votre bureau, vous pouvez obtenir PDFelement Pro DC qui intègre Document Cloud. En bref, vous pouvez rapidement télécharger des PDF depuis Document Cloud directement vers PDFelement, les modifier et les télécharger immédiatement !
2. Bitrix24
Un autre logiciel de gestion de documents qui a attiré notre attention est Bitrix24 . Il offre un stockage en nuage ainsi qu'un stockage sur site (stockage en nuage privé et personnel). Outre le stockage, cette plate-forme tout-en-un offre le partage de fichiers, la synchronisation de fichiers, l'édition multi-utilisateurs et l'accès hors ligne aux fichiers.
De plus, vous pouvez également l'utiliser pour des conférences téléphoniques, des discussions, ainsi que pour rationaliser et chronométrer vos projets.
En bref, il agit comme un bureau virtuel pour votre entreprise. Donc, si vous voulez que toutes vos tâches professionnelles quotidiennes soient au même endroit, où toute l'équipe peut collaborer et travailler simultanément, vous devez vous procurer Bitrix24.
3. Microsoft SharePoint Online
Si vous êtes une grande entreprise à la recherche d'une solution de gestion de documents un peu haut de gamme, optez pour Microsoft SharePoint Online.
Disponible pour Android, iOS et Windows, vous pouvez utiliser cette application pour partager et gérer des documents tout en pouvant collaborer avec votre équipe dans toute l'organisation. C'est un outil polyvalent qui non seulement s'occupe de la gestion et du stockage des documents, mais vous permet également d'organiser vos tâches et de travailler sur des projets simultanément avec vos collègues.
4. DocuWare Cloud
DocuWare Cloud est l'un des plus anciens systèmes de gestion de documents. Il possède de nombreuses fonctionnalités impressionnantes qui le distinguent des autres, notamment l'importation de documents, la gestion des formulaires, le traitement des factures et la saisie de champs de données.
Non seulement cela, mais cela contribue également à l'automatisation du flux de travail, ce qui est essentiel pour une entreprise productive.
5. OnlyOffice
OnlyOffice est un système de gestion de documents de qualité professionnelle conçu spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises. Bien qu'il ait bien plus qu'un simple stockage en nuage, comme un bureau virtuel entier, nous nous en tiendrons aux fonctionnalités de base qui fournissent des solutions de gestion de documents.
Les entreprises peuvent utiliser cet outil incroyable pour créer et modifier des fichiers entièrement compatibles avec les formats MS Office. Il offre également des fonctionnalités pour co-éditer des documents, les réviser, en discuter via le chat et laisser des commentaires. La fonction d'historique des versions est également très utile lorsqu'il s'agit de restaurer des versions plus anciennes d'un document au lieu de tout recommencer.
Ainsi, ce logiciel de productivité riche en fonctionnalités est tout ce dont vous avez besoin pour démarrer.
6. Legito
Legito est un système complet de gestion de documents qui vous permet de stocker, d'analyser, d'automatiser, de rédiger, de signer, de gérer et de partager vos documents officiels avec la plus grande facilité et commodité.
Il s'agit d'un outil Web qui vous permet d'enregistrer vos documents en tant que modèles pour une utilisation future, ce qui permet de réduire le temps de rédaction de 90 %. La fonction de piste d'audit vous permet de voir l'historique des documents pour voir qui a fait quoi et à quel moment. De plus, vous pouvez faire une liste de vos tâches avec des délais, afin d'être toujours à l'heure.
Avec autant de fonctionnalités innovantes, je ne pense pas qu'un prix légèrement plus élevé soit un facteur décisif.
7. Confluence
Si vous recherchez une solution de gestion de documents pour stocker et partager efficacement des données dans votre entreprise, vous devriez essayer Confluence.
Il dispose d'une fonction de recherche avancée qui vous aide à localiser les documents sans effort.
Il y a plus !
Lors de la création d'un nouveau document, vous pouvez choisir une page vierge ou parmi la bibliothèque de 75 modèles personnalisables, y compris des rapports, des planificateurs, des formulaires, etc. En ce qui concerne la collaboration, vous pouvez éditer des documents aux côtés de votre équipe en temps réel, laisser des commentaires et même avoir des discussions en utilisant des emojis et des GIF pour ajouter un élément de plaisir pendant le travail.
Ainsi, Confluence n'est pas seulement un système de gestion de documents ; en fait, c'est un espace de travail complet pour rassembler toute l'organisation, peu importe où elle se trouve.
Derniers mots
Un système de gestion de documents est très efficace pour gérer et développer votre entreprise, qu'elle soit à petite échelle ou au niveau de l'entreprise. Il vous aide à éliminer le papier, offre une sécurité robuste pour les documents contenant des informations classifiées et agit comme une option de reprise après sinistre.
Avec tant d'avantages, il permet également de rationaliser votre flux de travail pour une productivité accrue.
Par conséquent, investissez dans un logiciel de gestion de documents riche en fonctionnalités pour être plus efficace et améliorer votre entreprise dans son ensemble.