L'un des souvenirs les plus marquants de notre enfance est probablement d’essayer différentes signatures de styles différents sur des morceaux de papier pris au hasard.
En grandissant, nous nous contentons souvent de la signature qui nous semblait la mieux et c'est celle que nous utilisons tout au long de notre vie professionnelle.
Qui aurait cru que l'avenir verrait nos élégantes signatures manuscrites être remplacées par des signatures électroniques ? Et que quelques années plus tard, les signatures numériques deviendraient la base des documents juridiquement contraignants ?
Bien que les signatures électroniques et numériques soient de plus en plus utilisées au sein de nombreuses entreprises, il existe toujours une certaine confusion quant à la différence entre les deux, aux endroits où elles peuvent être utilisées et à la manière de les créer.
Nous avons répondu à toutes ces questions dans l'article qui suit.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Vous trouverez des centaines d'articles expliquant ce qu'est une signature électronique, mais nous allons vous simplifier la tâche !
Une signature électronique est une version numérisée de votre signature utilisée pour vérifier un document. Elle peut être créée à l'aide de n'importe quel outil de signature électronique, par exemple Wondershare Document Cloud, avec votre doigt, votre souris ou un stylo numérique.
Vous pouvez également prendre une photo de votre signature manuscrite et la placer sur vos documents.
L'objectif premier d'une signature électronique est de confirmer l'intention du signataire et la validité du document.
Qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Une signature numérique est similaire à une signature électronique, mais elle comporte un algorithme crypté, ce qui la rend infalsifiable. Cela signifie que si quelqu'un apporte des modifications au document après qu'une signature numérique l'a lié, la signature deviendra invalide.
Une signature numérique vise à confirmer l'identité de la personne ainsi que l'authenticité et l'originalité du document.
Examinons maintenant certains facteurs qui font que les signatures électroniques et numériques se distinguent les unes des autres.
Différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques
L'objectif d'une signature électronique et d'une signature numérique peut être similaire, mais certains points les distinguent.
Signature électronique |
Signature numérique |
| Il en existe 4 types : - Signature électronique de base - Signature en un clic - Signature électronique avancée - Signature qualifiée |
Il en existe 2 types : - Microsoft Word/Excel - Adobe PDF |
| Elle est autorisé par le propriétaire du document et les parties concernées. | Il est autorisé par le gouvernement ou les autorités de certification. |
| Elle est sécurisée par une authentification multifactorielle. | Elle est sécurisée par des codes et des algorithmes. |
| Il est difficile de suivre les changements avec les signatures électroniques. | Elle garde la trace des modifications apportées au document. |
| L’adresse e-mail ou le numéro de téléphone du signataire est utilisé pour l'authentification. | Un identifiant numérique est utilisé pour l'authentification. |
| Elle est utilisée pour indiquer l'acceptation et la validité d'un document. | Elle confirme l'identité du signataire et sécurise le document. |
1. Types
Les signatures électroniques peuvent être classées en 4 types :
-
Signature électronique de base
-
Signature en un clic
-
Signature électronique avancée
-
Signature qualifiée
D'autre part, les signatures numériques peuvent être classées en 2 types :
Par conséquent, si vous ne savez pas si une signature est électronique ou numérique, vous pouvez toujours vérifier le type de signature.
2. Autorisation
Une signature électronique est autorisée par le propriétaire du document ou les personnes impliquées dans la signature, tandis qu'une signature numérique est autorisée par le gouvernement ou les services qui fournissent la certification.
3. Sécurité
En matière de sécurité, la signature numérique est gagnante ! La raison en est qu'elle est cryptée à l'aide de codes et d'algorithmes qui la rendent impossible à falsifier. En revanche, une signature électronique n'est protégée que par une authentification multifactorielle, ce qui la rend relativement moins sûre qu'une signature numérique.
4. Journaux d'audit
Les journaux d'audit sont utilisés pour garder la trace des modifications apportées à un document, avec la date et l'heure. Cette fonction n'est disponible qu'avec les signatures numériques et est difficile à appliquer avec les signatures électroniques.
C'est l'une des raisons pour lesquelles les signatures numériques sont plus sûres que les signatures électroniques.
5. Authentification
Une signature électronique utilise le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail du signataire comme méthode d'authentification, tandis que les signatures numériques font appel à un identifiant certifié.
6. Utilisation
Il y a une petite différence dans l'utilisation des deux signatures. Une signature électronique est simplement utilisée pour signer un document en indiquant que le signataire est d'accord avec celui-ci, tandis qu'une signature numérique sécurise le document et valide son authenticité.
Maintenant que vous connaissez les différences majeures entre une signature électronique et une signature numérique et que vous savez que la sécurité est un élément important, vous vous demandez certainement dans quel cas utiliser ces deux types de signature.
Dans quel cas utiliser une signature électronique ?
Une signature électronique étant principalement utilisée à des fins d'acceptation par le signataire, vous pouvez l'utiliser pour lier les documents suivants :
Documents pour lesquels une signature électronique peut être utilisée |
||
| 1 | Accords avec des fournisseurs | |
| 2 | Contrats de vente | |
| 3 | Approbations de clients | |
| 4 | Formulaires pour les employés | |
| 5 | Licence de propriété | |
| 6 | Déclarations d'impôts | |
| 7 | Autres documents juridiques | |
Dans quels cas utiliser une signature numérique ?
Une signature numérique garantit une sécurité à toute épreuve ; vous pouvez donc l'utiliser sur les documents suivants :
Documents pour lesquels une signature numérique peut être utilisée |
||
| 1 | Accords financiers | |
| 2 | Logiciel de gestion des contrats | |
| 3 | Distribution de logiciels | |
Vous savez maintenant comment et dans quels cas utiliser une signature électronique et numérique, mais nous n'avons pas encore abordé l'aspect le plus important : comment créer ces signatures ?
Comment créer une signature électronique ?
Nous allons voir les étapes à suivre pour créer une signature électronique à l'aide de Wondershare Document Cloud.
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Wondershare Document Cloud
Étape 1
Allez sur le site de Wondershare et cliquez sur "Accéder au Cloud".
Étape 2
Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit et, à partir du menu déroulant, cliquez sur "Paramètres de signature". Vous serez alors redirigé vers une page à partir de laquelle vous pourrez définir votre signature.
Étape 3
Cliquez sur "Créer une signature". Une planche à dessin s'ouvre alors pour vous permettre de créer votre signature.
Étape 4
Sur la planche à dessin, vous disposez de 3 options différentes pour créer votre signature :
-
Taper : Vous pouvez l'utiliser pour taper votre nom complet ou utiliser des initiales.
-
Importer : Importez une image de votre signature manuscrite.
-
Dessin : Utilisez votre doigt, votre souris ou un stylo numérique pour dessiner votre signature directement sur l'écran.
Étape 5
La dernière étape consiste à enregistrer votre signature pour une utilisation ultérieure.
C'est ainsi que vous pouvez créer une signature électronique en 5 étapes simples en utilisant Wondershare Document Cloud.
Comment créer une signature numérique ?
Maintenant, si vous voulez créer une signature numérique, voici les étapes à suivre pour le faire en utilisant Wondershare PDFelement Pro DC.
Wondershare PDFelement Pro DC
Simplifiez votre flux de travail avec Document Cloud pour PDFelement.
Étape 1
Lancez PDFelement sur votre PC et ouvrez le fichier qui nécessite votre signature.
Étape 2
Cliquez maintenant sur "Protéger et signer le document".
Étape 3
Placez maintenant la zone de signature à l'endroit où vous souhaitez signer le document.
Étape 4
Une fois que vous avez placé la zone de signature, une boîte de dialogue pour "Ajouter un ID numérique" apparaîtra.
Ici, vous pouvez soit cliquer sur "Mon ID numérique existant à partir d'un fichier" si vous avez une signature déjà créée.
Vous pouvez aussi cliquer sur "Un nouvel ID numérique que je veux créer maintenant" pour en créer un nouveau.
Étape 5
Maintenant, vous aurez deux options pour créer votre ID numérique :
-
i) Nouveau fichier d'identification numérique PKCS#12
-
ii) Boutique de certificats Windows
Cliquez sur "Suivant" après avoir sélectionné l'option souhaitée.
Étape 6
Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur "Suivant".
Étape 7
Cliquez maintenant sur "Parcourir" pour enregistrer votre certificat numérique à l'emplacement de votre choix. Vous pouvez aussi utiliser l'emplacement par défaut. Définissez un mot de passe et cliquez sur "Terminer".
Étape 8
Saisissez votre mot de passe, puis sélectionnez le style de signature. Le style standard est présenté sur l'image ; toutefois, vous pouvez sélectionner "Créer un nouveau style" pour personnaliser votre identifiant numérique.
N'oubliez pas de sélectionner "Verrouiller le document après signature" avant de cliquer sur "Signer".
Votre document sera désormais signé numériquement et protégé.
À retenir
Dans un monde où la falsification et l'altération sont des pratiques courantes, nous devons prendre des mesures de précaution pour éviter de telles situations.
C'est là que les signatures électroniques et les signatures numériques rentrent en jeu. L'utilisation de ces signatures est un moyen sûr et légal de lier des documents. Si votre objectif est d'obtenir un accord, vous pouvez opter pour des signatures électroniques. Toutefois, si vous cherchez à rendre vos documents infalsifiables et à les valider, les signatures numériques sont à privilégier.
Mettez donc de côté votre stylo, procurez-vous un identifiant numérique et signez vos documents d'un simple clic !