Résumé :
Il est parfois nécessaire de convertir vos fichiers Excel en PDF . Lorsque vous envoyez des fichiers à vos collègues ou à vos supérieurs, par exemple. Vous pouvez envoyer le fichier sous forme de fichier Excel. Toutefois, la présentation est meilleure et plus professionnelle si elle est au format PDF. Mais comment convertir des fichiers Excel en PDF ? Vous pouvez l'enregistrer format PDF à l'aide de VBA . Cet article vous explique comment procéder.
Dans cet article :
Partie 1. Qu'est-ce que VBA ?
VBA est l'abréviation de " Visual Basic for Applications ". Microsoft a développé ce langage de programmation et l'a intégré dans les applications MS Office. Il vous permet d'accéder à des fonctions qui vont au-delà de ce qu'offrent des applications comme MS Excel. Le VBA vous permet également de personnaliser les applications pour répondre à vos besoins spécifiques.
Microsoft a écrit des programmes MS Office en utilisant VBA. Et VBA fonctionne comme un langage de programmation interne à ces programmes. Ainsi, VBA vous permet principalement " d'acquérir " les pouvoirs du développeur. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités aux programmes MS Office pour vous aider à automatiser les processus informatiques.
Mais bien évidemment, vous devez d'abord savoir comment coder à l'aide du langage de programmation VBA.
Partie 2. Comment enregistrer (imprimer) Excel au format PDF avec VBA
VBA vous permet d'enregistrer des fichiers Excel au format PDF. À condition de connaître les bons codes et de savoir comment saisir les codes VBA dans Excel. Tous ne sont pas au fait de ces questions. Ne vous en faites pas. Nous assurons vos arrières. Vous trouverez ci-dessous les codes dont vous aurez besoin.
1. Enregistrer des feuilles Excel actives au format PDF avec VBA
Supposons que vous n'ayez pas besoin d'enregistrer l'ensemble du classeur au format PDF. Vous ne devez enregistrer que la feuille active ou la feuille que vous êtes en train de consulter. Voici ce qu'il convient de faire.
Ouvrez le classeur Excel avec MS Excel .
Assurez-vous que la feuille que vous souhaitez enregistrer au format PDF est bien affichée.
Appuyez sur " Alt + F11 " sur votre clavier pour ouvrir VBE (Visual Basic Editor.)Recherchez le nom de votre classeur dans le panneau " Projet-VBAProject ". Faites un clic droit dessus.
Cliquez sur " Insérer " > " Module ".
Collez ce code :
Sub SaveActiveSheetsAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Remarque : Modifiez le contenu de la ligne saveLocation. Indiquez le chemin d'accès au dossier dans lequel vous souhaitez que le PDF soit stocké. Remplacez également " myPDFFile.pdf " par le nom de fichier de votre choix.
Appuyez sur " CTRL + S " pour enregistrer votre classeur. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur " Non ".
Cliquez sur le menu déroulant " Enregistrer sous " dans la boîte de dialogue " Enregistrer sous ". Sélectionnez " Classeur Excel compatible avec les macros ".
Appuyez sur " Alt + Q " .
Ouvrez le classeur compatible avec les macros que vous venez de créer. Appuyez sur " Alt+F8 ".
Sélectionnez la macro que vous avez créée précédemment > cliquez sur " Exécuter ".
Vérifiez le dossier que vous avez spécifié dans le code pour rechercher le fichier PDF généré.
2. Utiliser VBA pour enregistrer des classeurs Excel actifs au format PDF
Que se passe-t-il si vous souhaitez enregistrer l'ensemble du cahier d'exercices au format PDF ? Voici ce qu'il convient de faire :
Ouvrez le classeur Excel avec MS Excel.
Ouvrez le VBE en appuyant sur " Alt + F11 ".
Recherchez le nom de votre classeur dans le panneau " Projet-VBAProject ". Faites un clic droit dessus.
Cliquez sur " Insérer " > " Module ".
Collez ce code :
Sub SaveActiveWorkbookAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Remarque : modifiez le contenu de la ligne saveLocation. Indiquez le chemin d'accès au dossier dans lequel vous souhaitez que le PDF soit stocké. Remplacez également " myPDFFile.pdf " par le nom de fichier de votre choix.
Appuyez sur " CTRL + S " pour enregistrer votre classeur. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur " Non ".
Cliquez sur le menu déroulant " Enregistrer sous " dans la boîte de dialogue " Enregistrer sous ". Sélectionnez " Classeur Excel compatible avec les macros ".
Appuyez sur " Alt + Q ".
Ouvrez le classeur compatible avec les macros que vous venez de créer. Appuyez sur " Alt+F8 ".
Sélectionnez la macro que vous avez créée précédemment > cliquez sur " Exécuter ".
Vérifiez le dossier que vous avez spécifié dans le code pour rechercher le fichier PDF généré.
3. Enregistrer les parties sélectionnées d'un fichier Excel au format PDF
Admettons que vous ne souhaitiez pas enregistrer l'ensemble du cahier d'exercices au format PDF. En outre, il n'est pas nécessaire d'enregistrer la feuille entière. Vous pouvez sélectionner les cellules que vous souhaitez inclure dans le PDF. Procédez comme suit :
Ouvrez le classeur Excel avec MS Excel.
Sélectionnez les cellules que vous souhaitez voir apparaître dans le fichier PDF.
Ouvrez l'éditeur Visual Basic en appuyant sur "Alt + F11 ".
Recherchez le nom de votre classeur dans le panneau " Projet-VBAProject " et faites un clic droit dessus.
Cliquez sur " Insérer " > " Module ".
Collez ce code :
Sub SaveSelectionAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
Selection.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Remarque : modifiez le contenu de la ligne saveLocation. Indiquez le chemin d'accès au dossier dans lequel vous souhaitez que le PDF soit stocké. Remplacez également " myPDFFile.pdf " par le nom de fichier de votre choix.
Appuyez sur " CTRL + S " pour enregistrer votre classeur. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur " Non ".
Cliquez sur la liste déroulante " Enregistrer sous " dans la boîte de dialogue " Enregistrer sous ". Sélectionnez " Classeur Excel compatible avec les macros ".
Appuyez sur " Alt + Q ".
Ouvrez le classeur compatible avec les macros que vous venez de créer. Appuyez sur " Alt+F8 ".
Sélectionnez la macro que vous avez créée précédemment > cliquez sur " Exécuter ".
Vérifiez le dossier que vous avez spécifié dans le code pour rechercher le fichier PDF généré.
4. Enregistrer chaque feuille de calcul comme un PDF séparé
Comment procéder si vous devez enregistrer toutes les feuilles du classeur ? Toutefois, chaque feuille doit être un fichier PDF distinct. Vous pouvez suivre la méthode d'enregistrement de la feuille active au format PDF pour chaque feuille. Cela prendrait trop de temps. A la place, il suffit de procéder comme suit :
Ouvrez le classeur Excel avec MS Excel.
Appuyez sur " Alt + F11 " pour ouvrir le VBE.
Recherchez le nom de votre classeur dans le panneau " Projet-VBAProject " et faites un clic droit dessus.
Cliquez sur " Insérer " > " Module ".
Collez ce code :
Sub LoopSheetsSaveAsPDF()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=ThisWorkbook.Path & "/" & ws.Name & ".pdf"
Next
End Sub
Remarque : cette méthode permet d'enregistrer les PDF dans le même dossier que le classeur. Les noms des documents PDF correspondent au nom du classeur.
Appuyez sur " CTRL + S " pour enregistrer votre classeur. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur " Non ".
Cliquez sur le menu déroulant " Enregistrer sous " dans la boîte de dialogue " Enregistrer sous ". Sélectionnez " Classeur Excel compatible avec les macros ".
Appuyez sur " Alt + Q ".
Ouvrez le classeur compatible avec les macros que vous venez de créer. Appuyez sur " Alt+F8 ".
Sélectionnez la macro que vous avez créée précédemment > cliquez sur " Exécuter ".
Vérifiez le dossier que vous avez spécifié dans le code pour rechercher le fichier PDF généré.
Partie 3. PDFelement - Convertir d'Excel en PDF sans VBA
L'enregistrement de classeurs Excel au format PDF à l'aide de VBA est remarquable. Deux conditions suffisent : (1) MS Excel doit être installé sur votre ordinateur et (2) vous devez avoir des connaissances sur le langage de programmation VBA.
Or, ces deux conditions ne sont pas très accessibles. Il se peut que vous ne disposiez pas d'une licence pour MS Excel, de sorte que vous ne pouvez l'utiliser que pour afficher des classeurs. La version en ligne ne permet pas d'utiliser des macros. En ce qui concerne les macros elles-mêmes, tout le monde ne peut pas les écrire. Vous chercherez donc des codes VBA écrits par des tiers sur internet.
Voici une proposition. Utilisez plutôt un logiciel PDF
Wondershare PDFelement - Conversion simplifiée d'Excel en PDF
PDFelement est l'un des logiciels PDF les plus répandus. On peut dire que c'est un nom célèbre. Ce programme vous permet de modifier, de combiner, de compresser, de convertir des PDF, etc. La fiabilité de PDFelement a été démontrée au fil du temps. Outre ses fonctionnalités sophistiquées, ce logiciel est doté d'une interface conviviale.
Vous pouvez utiliser PDFelement pour convertir des classeurs Excel en fichiers PDF.
VIDEO
Convertir Excel en PDF avec Wondershare PDFelement
Suivez ces étapes pour convertir un fichier Excel en PDF.
Installez et ouvrez PDFelement.Cliquez sur " Ouvrir le PDF " > " À partir d'un fichier ".
Select the Excel file you want to convert to PDF.
PDFelement convertit automatiquement le fichier. Il ouvrira ensuite le PDF généré. Consulter le PDF.
Enregistrez le fichier en appuyant sur les touches " CTRL + S " de votre clavier ou en cliquant sur " Fichier " > " Enregistrer " ou sur le bouton " Enregistrer " de la barre d'outils supérieure.
Outre la conversion d'Excel en PDF, vous pouvez également utiliser PDFelement pour convertir des PDF en Excel, Word, images ou autres formats de fichiers Microsoft Office. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus :
Conclusion
Il n'est pas possible d'enregistrer des classeurs Excel au format PDF avec MS Excel. Du moins si vous ne savez pas comment utiliser les codes VBA pour ajouter cette fonction. Toutefois, ce n'est pas facile, même si vous connaissez les potentialités de l'éditeur Visual Basic intégré à MS Excel. Vous devez savoir comment coder à l'aide de VBA ou rechercher les codes à saisir sur le VBE.
Il est donc judicieux d'utiliser un logiciel PDF tel que PDFelement pour convertir des fichiers Excel en PDF . Il simplifie la conversion, vous permettant de transformer plus facilement des fichiers Excel en PDF. En prime, vous disposerez d'un formidable outil PDF installé sur votre appareil.
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