Méthode pour archiver les dossiers scolaires et améliorer l'accès aux données

Les dossiers scolaires sont des documents très importants et les plus décisifs qui puissent exister pour l'ensemble de la communauté éducative, car ils peuvent contenir les informations de tous les agents qui se trouvent dans l'école, ainsi que des données concernant la propriété et l'entreprise qui fournit le service académique.

Ils représentent un outil très détaillé et stockent des données d'une grande importance, ce qui peut signifier beaucoup au moment d'être consulté car grâce à eux, il est possible de résoudre des doutes, de corroborer des données, de partager des informations importantes ou de consulter le contenu qui intéresse n'importe qui. De plus, les dossiers scolaires sont pluriannuels, il peut donc y avoir des fichiers vieux de plusieurs années.

Les dossiers scolaires peuvent contenir des numéros de téléphone, des informations sur chaque élève, les parents et les enseignants, des plans académiques, des bulletins, des croquis de propriété, des plans d'évacuation, des plans de sécurité, l'historique des achats, la liste des matériaux, des documents juridiques, parmi de nombreux autres éléments ; par conséquent, il va sans dire qu'il est essentiel de les conserver dans un endroit sûr, ou protégés s'ils sont sur un support numérique.

Bien que tous les éléments qui composent les dossiers scolaires soient importants, les dossiers des élèves sont les plus prédominants et contiennent des informations personnelles et académiques sur chaque élève qui fait partie de l'établissement d'enseignement. Par conséquent, il est essentiel de les garder sans erreur, très bien organisés et très sécurisés, car toute fuite d'informations peut entraîner de graves problèmes. Si vous songez à améliorer la gestion et la sécurité de ces documents importants, vous saurez comment le faire.

Comment Améliorer la Gestion des Dossiers des Étudiants

Pour améliorer la gestion des dossiers des élèves de l'école ou de l'établissement où vous vous trouvez, la première étape à suivre consiste à télécharger PDFelement, un logiciel professionnel qui fonctionne avec des documents PDF. Le grand avantage qu'il a par rapport aux autres est qu'il dispose d'un grand nombre d'outils qui vous aideront à personnaliser le contenu à votre guise, en plus vous pourrez gérer vos documents beaucoup plus facilement.

Comme si cela ne suffisait pas, PDFelement est développé par Wondershare, ce qui signifie qu'il est entièrement compatible avec Wondershare PDFelement Cloud, de sorte que vous pouvez accéder aux données des dossiers scolaires en un seul clic.

Maintenant que vous connaissez en termes généraux la fabuleuse application de PDFelement, je vais partager plusieurs procédures qui vous aideront à améliorer la gestion des dossiers des étudiants de différents domaines, afin que les informations soient très bien organisées et sécurisées.

1. Convertir en PDF / A:

Au début, j'ai mentionné que les dossiers scolaires peuvent contenir des informations d'il y a de nombreuses années, y compris les dossiers des élèves. De même, vous devez penser que de nombreux fichiers seront stockés dans le présent et dans le futur, il est donc important d'avoir des documents dans un format qui garantit qu'ils seront compatibles avec toute application PDF du futur.

Grâce au format PDF/A, vous ne pouvez pas vous inquiéter, car il enregistre les aspects de base d'un document PDF, mais avec des fichiers spécifiques qui ne contiennent que les éléments de base d'un PDF, en mettant de côté ceux des applications. En quelques mots, c'est un format où "l'essentiel" est sauvegardé et cela vous aidera, même si les années passent, à pouvoir les ouvrir. Si vous avez des dossiers d'étudiants PDF, les convertir en PDF / A est une sage idée. Vous pouvez utiliser PDFelement pour convertir des documents PDF en PDF / A, ci-dessous je vais vous montrer deux façons de le faire. Le premier est le suivant:

Il existe une autre alternative pour convertir votre document PDF en PDF / A. Ci-dessous, je vais vous montrer comment y parvenir:

2. Réduire la taille du document

Vos dossiers d'étudiants peuvent avoir une grande taille, surtout s'il s'agit de fichiers numérisés, ce qui leur fera sûrement prendre du temps à s'ouvrir et ralentira votre processus de requête ou d'édition. Ne vous inquiétez pas, PDFelement vous aidera à réduire la taille du fichier rapidement et en quelques étapes simples. Il vous suffit de faire ce qui suit:

Il existe une autre alternative pour compresser votre document uniquement en coupant des sections via l'outil "Crop". Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'onglet "Page" puis de choisir "Page Box." Vous pourrez voir une fenêtre contextuelle dans laquelle vous déterminerez les marges pour recadrer les objets et modifier la taille de la page. Cette action réduira la taille de votre fichier.

3. Numérisation des dossiers scolaires

Si vous n'avez toujours pas les dossiers scolaires au format PDF, qu'attendez-vous? Vous pourrez les avoir sous la main, organisés et sans stocker de grandes quantités de papier. Pour effectuer une analyse,PDFelement vous aidera à le faire facilement, il vous suffit de suivre ces étapes:

4. Assurer la conformité et la sécurité

N'oubliez pas que les dossiers scolaires contiennent des informations très importantes, la plupart avec des données confidentielles qui devraient avoir un accès restreint. PDFelement vous pourrez ajouter de la sécurité à vos documents en les cryptant avec une protection par mot de passe. Ensuite, je vais vous montrer comment le faire:

5. Ajouter, supprimer et modifier des métadonnées

Si vous avez besoin d'ajouter, de supprimer ou de modifier des données de vos dossiers scolaires, vous allez adorer PDFelement grâce à tous les outils dont il dispose. Chacun d'eux vous donnera la possibilité de personnaliser votre fichier comme vous le souhaitez et toujours de manière simple et pratique. Ensuite, je vais vous expliquer ce que vous pouvez faire pour modifier les informations de vos documents PDF:

Si vous souhaitez modifier les données de vos dossiers scolaires PDF, vous pouvez le faire via les outils du menu "Modifier". PDFelement vous permettra d'éditer des textes, d'ajouter des images, de partager des liens, de définir l'arrière-plan, d'écrire des en-têtes et des pieds de page, parmi de nombreuses autres alternatives.

Il existe également des fonctions grâce auxquelles vous pouvez ajouter des commentaires, des tampons, des signets et des signatures électroniques afin que vos documents ne cessent pas d'être valides.

6. Accès rapide depuis n'importe quel emplacement via le cloud

Un autre grand avantage offert par PDFelement est que vous pouvez partager vos documents PDF très facilement et les télécharger sur le cloud. Parmi les options qui existent sur les services de stockage, Wondershare PDFelement Cloud est la meilleure option pour PDFelement, car il y a une compatibilité totale. Vous pourrez éditer et personnaliser vos fichiers en ligne avec tous les outils à votre disposition, en plus vous n'aurez pas de problèmes dus à un manque de compatibilité ou à des erreurs de lecture. Pour partager vos documents sur le Cloud Wondershare, il vous suffit de suivre ce que je vais vous montrer ci-dessous:

Ouvrez votre document et cliquez sur "File" en haut à gauche de votre écran. Dans la liste déroulante, appuyez sur "Share" puis sur "Wondershare." Cela suffira pour que votre fichier soit dans le cloud et vous pourrez l'ouvrir depuis n'importe quel endroit en quelques clics simples.

Conclusion

Les dossiers de l'école et des élèves contiennent des documents importants qui doivent être organisés, protégés et avec la plus grande sécurité possible. Le fait qu'ils soient hébergés numériquement présente un grand avantage, mais cela ne suffit pas. Si vous utilisez un logiciel comme PDFelement, vous pouvez être sûr que vos fichiers seront partagés sur un service de stockage incroyable tel que Wondershare Cloud, et, en plus, vous disposerez de nombreux outils pour éditer, apporter des corrections, ou tout ce que vous jugez nécessaire pour personnaliser les documents.