L'entreprise est un petit cabinet d'expertise comptable indépendant qui opère depuis plus de 10 ans. L'entreprise est composée de cinq comptables et de quatre salariés de soutient. Une grande partie de leur activité économique s’effectue à distance au sein des bureaux et des entreprises de leurs clients.
La société a fait face à plusieurs défis majeurs : transformer les reçus papier de leurs clients en documents consultables et gérables, faciliter le traitement de documents sensibles de leurs clients et faciliter l’accessibilité aux documents lorsque le personnel de l'entreprise est loin du bureau.
« Le personnel utilise la caractéristique de cryptage de PDFelement pour appliquer un mot de passe unique sur l’ensemble des PDF de chaque client. »
Grâce à la caractéristique de Reconnaissance optique de caractères (OCR), les comptables et le personnel de soutien numérisent et capturent rapidement/facilement tous les reçus papier et les documents (en utilisant leurs Smartphones) sous forme de fichiers PDF. Ils utilisent aussi un système de numérotation Bates afin de pouvoir facilement réorganiser et retrouver des documents spécifiques. Le personnel utilise la caractéristique de cryptage de PDFelement pour appliquer un mot de passe unique sur l’ensemble des PDF de chaque client. De plus, les membres du personnel peuvent intégrer Dropbox, Google Drive et Evernote avec PDFelement et peuvent avoir accès à n'importe quels documents PDF à partir de n'importe quel emplacement d’où ils peuvent se connecter.
L'entreprise a réduit le temps et les dépenses liées à l’utilisation du format papier afin de numériser la plupart de ses documents. Ainsi, ils sont facilement gérables, accessibles et transférables. Les clients ont beaucoup apprécié la confidentialité et l'exactitude du système. En plus, il est désormais très simple de partager des documents au sein de leur entreprise ou avec leurs clients.
« L'équipe de l'entreprise s'est rapidement adaptée à l'utilisation de fichiers électroniques et a constaté un avantage énorme avec le fait de travailler avec PDFelement. »
L'équipe de l'entreprise s'est rapidement adaptée à l'utilisation de fichiers électroniques et a constaté un avantage énorme avec le fait de travailler avec PDFelement. Le personnel n’a désormais plus besoin d’attendre que les documents papier soient triés et organisés. Ainsi, ils ont pu consacrer plus de temps avec leurs clients et ils ont pu accepter de nouvelles affaires.
Simple sign-up. no credit card required.
