Quelle est la différence entre une facture signée numériquement et une facture non signée ? Simple. Elle est mieux sécurisée. Une facture numérique signée est authentifiée et vérifiée électroniquement à l'aide de techniques cryptographiques. Elle fournit l'assurance de son authenticité, de son intégrité et de sa non-répudiation. Il est donc indispensable pour les entreprises qui utilisent des factures de savoir comment signer des factures numériques. Cet article vous apprendra comment le faire et bien plus encore.
Avant de poursuivre, sélectionnons un outil de signature électronique. Nous recommandons Wondershare PDFelement parce qu'il offre deux façons de signer les documents. Vous pouvez également l'utiliser pour signer des documents sans effort.
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Partie 1. Les factures doivent-elles être signées ?
Tout d'abord, qu'est-ce qu'une facture ? Il s'agit d'un document commercial délivré par un vendeur à un acheteur. Une facture contient des informations sur le vendeur, les services ou produits vendus, la quantité, le prix et le total. Elle sert de demande formelle de paiement de la part de l'acheteur et d'enregistrement de la transaction pour les deux parties.
Si vous êtes vendeur, est-il nécessaire de signer les factures que vous envoyez à vos clients ? Pas vraiment. Certains clients paieront même si la facture que vous leur envoyez n'est pas signée. Mais tous les clients ne sont pas comme ça.
Votre signature sur une facture confirme que son contenu est conforme aux faits. Certains clients peuvent souhaiter ce sentiment de sécurité. Cela dit, il est toujours préférable de signer les factures, même si certaines personnes ne voient pas d'inconvénient à ce que les factures ne soient pas signées.
Partie 2. Pourquoi signer une facture ?
En général, la partie responsable de la fourniture des biens ou des services décrits dans la facture est celle qui doit la signer. En d'autres termes, il doit s'agir du propriétaire de l'entreprise ou d'un représentant valable de l'entreprise.
En signant la facture, vous reconnaissez la transaction et vérifiez l'exactitude des informations fournies. En outre, la signature de la facture confirme que vous acceptez les conditions générales énoncées. La signature constitue une forme d'authentification, garantissant à l'acheteur que la facture est légitime. On peut s'y fier pour le traitement des paiements et la tenue des registres.
Voici une liste de raisons pour lesquelles vous devriez signer les factures :
Authentication : C'est le facteur le plus important. Votre signature sur une facture confirme que les biens ou services décrits dans le document ont été fournis par vous ou votre entreprise. Elle ajoute une couche d'authenticité à la transaction, rassurant le destinataire sur la légitimité de la facture.
Conformité juridique : Dans de nombreux pays, une facture signée a une valeur juridique en tant que preuve de transaction. Elle fournit une documentation que les clients peuvent utiliser en cas de litige, d'audit ou de procédure judiciaire. La signature permet d'établir les droits et les obligations des deux parties concernées.
Enregistrement : Les factures signées constituent des documents importants pour les deux parties impliquées dans la transaction. Elles fournissent un historique clair et documenté des biens ou services échangés. En outre, les factures contiennent les conditions convenues et les transactions financières associées à la relation commerciale. Les factures non signées le font aussi, en effet. Mais on peut remplacer le document par un autre fabriqué de toutes pièces. Cela ne se produira pas si les factures sont signées.
Suivi des paiements : Les factures constituent un point de référence pour le suivi des paiements. Même s'il n'y a qu'un seul élément sur la facture, le fait de disposer d'un relevé de transaction documenté permet de s'assurer que les paiements sont effectués à temps et avec précision. Avec une signature, vous pouvez être sûr que les informations qu'elle contient sont exactes.
Partie 3. Quels outils pouvez-vous utiliser pour signer numériquement les factures ?
Vous avez le choix entre de nombreux logiciels de signature électronique. Certains d'entre eux sont des outils en ligne, tandis que d'autres sont intégrés à d'autres programmes, comme les solutions PDF. Si le programme prend en charge les signatures numériques certifiées, c'est mieux, car elles sont très sûres
Cela dit, Wondershare PDFelement est l'un des choix les plus solides. Cette solution PDF offre deux façons de signer les documents. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques ordinaires ou des signatures numériques certifiées. Mais ce n'est pas tout. Wondershare PDFelement peut également remplir des formulaires. Votre entreprise y trouvera certainement son compte.
En outre, Wondershare PDFelement dispose d'un centre de traitement des modèles (Template Mall). Vous trouverez des modèles modifiables de contrats, de formulaires commerciaux, de factures, etc. Vous pouvez également utiliser Wondershare PDFelement pour envoyer directement des documents à vos clients à l'aide de la fonction de partage.
Partie 4. Comment signer numériquement des factures à l'aide de Wondershare PDFelement
Vous pouvez signer des factures numériques à l'aide des fonctions Signature ou Certificat de signature numérique de Wondershare PDFelement. Comme indiqué plus haut, cette dernière est plus sûre. Il convient donc de l'utiliser pour les documents qui revêtent une grande importance.
Voici des guides sur l'utilisation de ces deux fonctions :
Partie 4.1. Créer une facture signée numériquement à l'aide de la fonction de signature
- Ouvrez la facture numérique à l'aide de Wondershare PDFelement.
- Allez dans l'onglet Commentaire.
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- Cliquez sur Signature > Créer.
- Créez votre signature. Wondershare PDFelement propose trois façons de le faire :
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- Télécharger - Téléchargez une image de votre signature. Dans la mesure du possible, l'image doit avoir un fond blanc.
- Dessiner - Dessinez votre signature à main levée à l'aide de votre souris ou de votre stylet.
- Taper - Tapez votre signature, puis stylisez-la en sélectionnant une couleur et un style de police.
- Cliquez sur Ok.
- Cliquez sur le champ de signature de la facture pour la signer numériquement.
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Partie 4.2. Créer une facture signée à l'aide de certificats numériques de signature
- Ouvrez votre facture avec Wondershare PDFelement.
- Allez dans l'onglet Protection.
- Cliquez sur Signer le document.
- Cliquez sur l'endroit du PDF où vous souhaitez que la signature soit apposée.
- Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Nouveau ID.
- Sélectionner Je veux créer une nouvelle identité numérique > Suivant > Suivant.
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- Saisissez les informations que vous souhaitez voir figurer dans la signature numérique du certificat. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé.
- Sélectionnez un dossier de destination pour le certificat et définissez un mot de passe. Cliquez sur Terminer.
- Saisissez à nouveau le mot de passe pour utiliser la signature.
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- Cliquez sur Signer.
- Enregistrer la facture signée.
Partie 5. Quand est-il acceptable de ne pas signer les factures ?
Comme indiqué ci-dessus, vous n'êtes pas tenu de signer les factures. Mais quand est-il possible de ne pas les signer ? Nous présentons ici quelques exemples de scénarios.
Commandes répétées
Supposons que vous ayez un client fidèle. Il vous a commandé des services ou des marchandises à de nombreuses reprises. Ce n'est donc pas la première fois que vous devez lui envoyer une facture. Vous avez déjà établi une relation de confiance avec ce client. Vous pouvez donc sauter l'étape de la signature. Le client vous paiera même si la facture n'est pas signée.
Mini transactions
Les clients peuvent n'acheter qu'un seul article à votre entreprise. Même si c'est le cas, il est toujours bon de créer une facture. Mais vous n'avez pas besoin de faire des efforts et de passer du temps à le signer.
Utilisation interne
Dans certains cas, les factures peuvent être générées et traitées uniquement à des fins d'archivage interne. Elles ne sont pas destinées à des transactions externes avec des tiers. Dans ce cas, les signatures peuvent ne pas être nécessaires.
Conditions convenues à l'avance
Supposons que vous et le client ayez convenu à l'avance des modalités de facturation. Par exemple, vous l'avez mentionné dans un contrat que vous avez signé tous les deux. Dans ce cas, vous ne devez pas signer les factures des produits ou services vendus dans le cadre de votre accord ou partenariat.
Conclusion
Même si elles ne sont pas toujours exigées, les factures signées sont importantes pour les entreprises qui vendent des biens et des services. Mais maintenant que le monde est devenu numérique, comment créer une facture signée numériquement ? Vous pouvez utiliser n'importe quelle plateforme de signature électronique.
Nous vous conseillons d'utiliser Wondershare PDFelement pour cette tâche. Il offre deux façons différentes de signer des documents. L'une des méthodes utilise des signatures numériques certifiées, ce qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire. En outre, Wondershare PDFelement propose des modèles pour la création de factures. Ce choix est donc tout à fait logique. Il est très facile à utiliser et abordable !
Clara Durand
staff Rédaction