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C'est la période de l'année où tout le monde doit déclarer ses impôts. Supposons que vous ayez engagé des non-salariés pour fournir des services à votre entreprise. Ou encore, vous avez payé à une personne ou à une entité des frais divers tels qu'un loyer ou des soins de santé. Vous devez leur envoyer un formulaire 1099. Alors, comment envoyer un formulaire 1099 à quelqu'un ?
Cet article répondra à cette question et à bien d'autres encore. Par exemple, nous verrons brièvement comment Wondershare PDFelement est devenu l'un des meilleurs outils de gestion des formulaires 1099. Il offre les deux fonctions que vous recherchez : une fonction de partage sécurisée et une fonction de cryptage.
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Partie 1. Comment envoyer un formulaire 1099 à quelqu'un ?
Tout d'abord, il convient de se demander : "Qui doit recevoir un formulaire 1099 ?". Plus encore, vous devez déterminer si vous avez vraiment besoin d'en envoyer un. Vous ne devez le faire que si vous êtes propriétaire d'une entreprise et que vous avez versé à d'autres entités 600 $ ou plus au cours de l'année fiscale. Ces entités ne doivent pas dépendre de votre entreprise ; en d'autres termes, il doit s'agir de non-salariés.
N'oubliez pas qu'il existe différents types de formulaires 1099. Il y a le formulaire 1099-MISC, le formulaire 1099-NEC et le formulaire 1099-K. La plupart des gens n'ont pas à se préoccuper du dernier. Examinons donc les formulaires 1099 NEC et 1099 MISC.
Quand devez-vous envoyer un formulaire 1099 MISC à quelqu'un ?
Vous devez envoyer à quelqu'un le formulaire 1099 MISC si vous avez effectué des paiements qui ne sont pas des rémunérations de non-salariés. Il s'agit notamment des loyers pour les locaux et les équipements, des paiements pour les soins de santé, des services d'avocats, des redevances et des récompenses. En outre, vous devez envoyer un formulaire 1099 MISC si vous effectuez des ventes directes de produits de consommation d'une valeur de 5 000 $ ou plus à un acheteur en vue de leur revente. Mais la vente doit avoir lieu ailleurs que dans un établissement permanent de vente au détail.
Quand devez-vous envoyer un formulaire 1099 NEC à quelqu'un ?
Vous devez envoyer un formulaire 1099 NEC à une personne qui n'est pas votre employé, mais à qui vous avez versé 600 $ ou plus au cours de l'année fiscale. De qui s'agit-il ? Il peut s'agir d'ouvriers du bâtiment, d'hommes à tout faire, de travailleurs indépendants, de consultants, etc.
Comment envoyer le formulaire 1099 à un entrepreneur indépendant ?
Si vous devez envoyer un formulaire 1099 à quelqu'un, voici comment procéder. Comme pour l'envoi du formulaire 1099 au fisc, il existe deux méthodes. Vous pouvez leur envoyer une copie imprimée par la poste ou par voie électronique via un service de dépôt électronique.
Si vous choisissez d'envoyer une copie imprimée, envoyez-la simplement à votre courrier. Si vous avez suivi les procédures habituelles, vous devriez disposer d'un formulaire W-9 indiquant l'adresse et le numéro de contact de l'entreprise.
En revanche, l'envoi devrait être automatique si vous avez utilisé un service de dépôt électronique. Mais supposons qu'ils n'aient pas reçu le formulaire 1099 que vous avez émis et qu'ils vous aient envoyé une demande. Ils veulent que vous renvoyiez la copie. Vous pouvez l'envoyer par courrier électronique. Mais n'oubliez pas de donner la priorité à la sécurité. Voici comment procéder :
- Choisissez un fournisseur de services de messagerie électronique digne de confiance.
- Cryptez le formulaire 1099 et envoyez-le à votre destinataire.
- Dans un courriel de suivi, envoyez-leur le mot de passe permettant de déverrouiller le fichier.
Partie 2. Wondershare PDFelement : Un outil fiable pour envoyer un formulaire 1099 à quelqu'un
Wondershare PDFelement vous permet de partager des PDF en toute sécurité. Cela dit, cet outil est l'un des meilleurs pour envoyer un formulaire 1099 à quelqu'un. En outre, vous pouvez l'utiliser pour consulter les formulaires 1099 que vous avez envoyés et même les imprimer.
Voici un guide sur la façon d'envoyer un formulaire 1099 à quelqu'un en utilisant Wondershare PDFelement.
- Ouvrez le formulaire 1099 que vous devez envoyer à l'aide de Wondershare PDFelement.
- Cliquez sur le bouton Partager en haut à gauche de l'écran.
- Cliquez sur Email.
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- Sélectionnez entre Email Client et Outlook.
- Envoyez votre email.
Bonus : Comment protéger le formulaire 1099 par un mot de passe avant de l'envoyer ?
Nous avons mentionné que, par mesure de sécurité, il est bon de verrouiller le formulaire 1099 avant de l'envoyer. Vous serez heureux d'apprendre que Wondershare PDFelement dispose également d'une fonction de cryptage qui vous permet de définir des mots de passe.
Voici comment utiliser cet outil :
- Ouvrez le formulaire 1099 que vous devez envoyer avec Wondershare PDFelement.
- Allez dans l'onglet Protéger.
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- Cliquez sur Chiffrer.
- Cochez la case Ouvrir le mot de passe et saisissez un mot de passe.
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- Cliquez sur Enregistrer.
Partie 3. Comment envoyer le formulaire 1099 à l'IRS ?
Tant que nous y sommes, voyons aussi comment envoyer un formulaire 1099 à l'IRS.
Pour l'envoi de copies imprimées par courrier américain, veuillez noter que l'adresse à laquelle vous devez envoyer le 109 change en fonction de votre lieu de résidence. Vérifiez donc toujours leur site web pour connaître l'adresse correcte de l'IRS pour l'envoi des formulaires 1099.
Pour le dépôt numérique, il n'est pas nécessaire de connaître l'adresse. Tant que vous utilisez un service de dépôt électronique approuvé par l'IRS, le formulaire 1099 que vous avez envoyé leur parviendra.
Conclusion
Il est important d'envoyer une copie du formulaire 1099 aux entrepreneurs auxquels vous avez versé 600 $ ou plus. C'est aussi important que de les déclarer au fisc. Juste pour rafraîchir, "Comment envoyer un formulaire 1099". Si vous utilisez le courrier postal, vérifiez l'adresse figurant sur le formulaire W-9. Si vous avez déposé votre demande par voie électronique, cela devrait être automatique.
Dans certains cas, lors d'un dépôt électronique, votre bénéficiaire peut ne pas recevoir la copie que vous avez envoyée. Heureusement, vous pouvez le faire manuellement. Vous pouvez utiliser un outil sécurisé comme Wondershare PDFelement pour leur envoyer une copie par courrier électronique. Il est indispensable d'utiliser un outil sécurisé comme celui-ci car les formulaires 1099 sont des documents sensibles. Outre sa fonction de partage, Wondershare PDFelement offre également une fonction de cryptage. Utilisez cette fonction pour protéger votre formulaire 1099 par un mot de passe avant de l'envoyer par courrier électronique.
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Clara Durand
staff Éditeur