Sécurisez Les Documents clients Tout en Travaillant À Distance

Aujourd'hui, des millions de personnes qui travaillent à domicile accomplissent les tâches liées à leur poste. Pour certains, c'est un changement très positif car cela leur permet de passer plus de temps près de la famille ou simplement à la maison, tandis que pour d'autres, le travail à distance semble inefficace et dangereux. Pour comprendre ce dernier, il est nécessaire de connaître l'origine du dispositif de télétravail. Qu'est-ce qui a changé et pourquoi le travail à distance est-il si important aujourd'hui?

Partie 1. L'Importance de Sécuriser les Documents pour le Travail à Distance

Lorsque l'accès à la technologie a commencé à se démocratiser, de nombreuses entreprises ont commencé à considérer le travail à distance comme une option viable car il ne représentait plus un coût de gestion élevé. Cependant, il y avait encore des problèmes à résoudre. On pensait que le travail à distance diminuait les interactions sociales entre les travailleurs, réduisait le moral des travailleurs, rendait la collaboration difficile et mettait en danger les informations de l'entreprise.

Il est actuellement nécessaire de respecter des mesures spécifiques de distanciation sociale, de sorte que les entreprises ont accéléré la résolution des problèmes d'interaction sociale et de coopération. Aujourd'hui, les entreprises investissent beaucoup d'argent et d'efforts pour améliorer leur gestion du travail à distance et former leur personnel. Cependant, l'une des principales préoccupations des entreprises et des travailleurs est d'empêcher que les informations avec lesquelles ils travaillent ne soient compromises.

La violation de données n'est pas un jeu. Selon les données fournies par certaines des entreprises de cybersécurité les plus importantes aux États-Unis, le coût moyen d'une violation de données pour les entreprises du monde entier est de 3,86 millions de dollars. Heureusement, aujourd'hui, il existe des outils de gestion de fichiers qui reposent sur la cryptographie pour protéger les informations.

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Partie 2. Comment Sécuriser Les Documents des Clients Tout En Travaillant à Distance

Lorsque vous travaillez à distance, vous devez envoyer et recevoir des informations sur Internet. Le problème avec Internet pour les travailleurs à distance est qu'ils ne disposent pas de la même infrastructure de sécurité que les bureaux de l'entreprise. Ainsi, chaque travailleur à distance doit prendre des mesures de précaution pour éviter que les informations de l'entreprise ne tombent entre de mauvaises mains.

Attaques de logiciels malveillants: Les logiciels malveillants sont essentiellement des logiciels généralement téléchargés intentionnellement sur le réseau pour être téléchargés via des canulars. Ce logiciel peut voler toutes sortes d'informations en arrière-plan sans que l'utilisateur en soit conscient. De plus, vous devez savoir que les logiciels malveillants basés sur la cryptovirologie sont spécialement conçus pour en bloquer l'accès à moins qu'une rançon ne soit payée. Ceux-ci sont connus sous le nom de ransomware, et selon les données fournies par les entreprises de cybersécurité aux États-Unis, une nouvelle organisation sera victime d'un ransomware toutes les 11 secondes d'ici 2022.

Phishing: Le phishing consiste en des techniques d'ingénierie sociale qui incitent les gens à offrir volontairement des informations personnelles telles que des mots de passe pour accéder aux réseaux sociaux, aux services de stockage cloud ou aux logiciels d'entreprise. En général, ces types d'astuces sont effectués par email, forums et réseaux sociaux. Notez que 30% des messages de phishing sont ouverts par des utilisateurs ciblés, et 12% de ces utilisateurs cliquent sur la pièce jointe ou le lien malveillant.

Méthode 1. Rédiger l'information

Bien que ce soit difficile à croire, vous devriez commencer à prendre des mesures de sécurité bien avant de partager vos fichiers. À partir du moment où vous commencez à rédiger les informations, vous devez suivre une série de conseils.

Utiliser PDF technology

PDF technology est réputée pour garantir que les documents peuvent être visualisés avec précision à partir de n'importe quel appareil. Cependant, ce n'est pas le seul avantage qu'offre cette technologie PDF. Il existe des programmes de gestion de documents PDF tels que PDFelement qui permettent l'utilisation de systèmes de sécurité cryptographiques. Avec ceux-ci, vous pouvez rédiger vos documents en toute confiance qu'ils ne seront jamais déchiffrés même s'ils tombent entre de mauvaises mains.

Restez à jour

Il est habituel que les logiciels présentent des vulnérabilités. Ce n'est que lorsque quelqu'un les découvre et les signale que les éditeurs de logiciels peuvent développer des mises à jour pour corriger ces problèmes. Assurez-vous que le système d'exploitation et les logiciels sur lesquels vous travaillez sont mis à jour, car ceux-ci peuvent empêcher la compromission des informations avec lesquelles vous travaillez.

Travaillez uniquement avec des pages sécurisées

Si vous devez surfer sur Internet à tout moment, assurez-vous de ne visiter que des sites dotés d'un certificat SSL, car ceux-ci garantissent que le trafic de données est crypté. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que les domaines Web URL que vous visitez sont préfixés par HTTPS et non HTTP.

Protégez votre navigation avec un VPN

Un VPN (Virtual Private Network) se connecte à un réseau qui agit comme un filtre entre votre ordinateur et votre fournisseur de services réseau. En bref, vous utilisez un intermédiaire pour protéger votre identité, votre localisation et en même temps profiter d'un réseau spécialement configuré pour être sécurisé. Vos informations voyageront cryptées donc, même si un cybercriminel parvient à les intercepter, elles seraient indéchiffrables pour lui.

Méthode 2. Chiffrer des documents

Le chiffrement des données consiste à traiter un fichier comme un ensemble de bits, en prenant un petit segment de ces bits et un mot de passe choisi par l'utilisateur pour l'utiliser comme référence dans un algorithme qui parvient à représenter l'état actuel du document. Le reste des bits est désordonné pour générer le chaos, et le petit segment de bits est utilisé, ainsi que le mot de passe que l'utilisateur a désigné pour résoudre l'algorithme qui parvient à remettre tous les bits à leur place d'origine.

Selon le nombre de valeurs utilisées pour générer la clé cryptographique, elle peut être considérée comme plus ou moins sécurisée. Cependant, il est essentiel de noter qu'en utilisant un segment de seulement 128 bits. Il pourrait prendre des milliers d'années aux criminels pour résoudre l'algorithme par essais et erreurs. (Attaque par force brute). Heureusement, avec des outils comme PDFelement, vous pouvez protéger vos documents avec cette technologie.

Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir votre document avec PDFelement, cliquez sur la section "Protéger", cochez la case "Ouvrir le mot de passe" et entrez un mot de passe, sélectionnez un niveau de cryptage et cliquez sur "Enregistrer."

Méthode 3. Implémenter un accès au document

La restriction d'autorisation n'est pas nouvelle. Windows vous permet d'attribuer des autorisations de lecture et d'écriture. Cependant, lorsque vous travaillez avec des documents texte, vous devez demander à certaines personnes de lire et d'apporter des modifications à un document. En utilisant PDFelement, vous pouvez rapidement résoudre ce problème. Ce logiciel vous permet d'attribuer des autorisations spécifiques afin que certaines personnes puissent lire et modifier le document.

Si tel est votre cas, vous pouvez cocher la case" Mot de passe d'autorisation "pour établir des autorisations spécifiques, et une fois terminé, sélectionnez un niveau de cryptage et cliquez sur" Enregistrer."

Conclusion

Le travail à distance est actuellement une nécessité. De nombreuses entreprises font de leur mieux pour suivre le rythme du travail tout en assurant la sécurité de l'information et de leurs travailleurs grâce au travail à distance. De nombreuses organisations cybercriminelles tentent d'en profiter, et c'est pourquoi, aujourd'hui plus que jamais, nous devons prendre des précautions concernant la gestion de l'information. PDFelement est un outil simple à utiliser, et avec lui, vous pouvez garantir que les informations avec lesquelles vous travaillez seront en sécurité à tout moment.