Assurer les signatures électroniques dans les PDF grâce à l'intégration de DocuSign

La signature d'un document vous permet d'identifier, d'authentifier et de garantir l'identité d'un auteur ou d'un signataire. L'existence des signatures holographiques remonte à des milliers d'années et depuis lors, elles ont donné de la validité à toutes sortes d'écrits ; la signature de personnes importantes représentait beaucoup de pouvoir, un aspect qui existe encore aujourd'hui.

Jusqu'à une date relativement récente, la seule façon de signer était la calligraphie, il était donc nécessaire d'imprimer les documents pour capturer la ligne graphique représentative. Il était parfois fastidieux d'imprimer puis de scanner le document pour le renvoyer, mais cette pratique est de moins en moins courante grâce à l'émergence des signatures électroniques.

Une signature électronique est une alternative équivalente à une signature manuscrite, avec une validité juridique et une pleine légitimité. Elle peut être créée par des signatures biométriques (signature numérique manuscrite), un crayon électronique, des mots de passe, des clés, entre autres. Certaines applications facilitent la procédure de signature, mais deux d'entre elles se distinguent des autres.

Partie 1. Aperçu de DocuSignc

Qu'est-ce que DocuSign ?

DocuSign est une plateforme en ligne qui fournit des services liés aux signatures électroniques. Vous pouvez y créer des signatures numériques pour signer vos documents et envoyer des demandes de signature à d'autres personnes.

Avec DocuSign, la sécurité est assurée dans tous les processus de signature, grâce au fait que toutes les signatures numériques sont accompagnées d'une piste d'audit grâce à laquelle vous pouvez examiner la validité de chaque signature.

Cette plateforme est utilisée par des millions de personnes dans le monde, des étudiants et des jeunes aux professionnels et aux personnes occupant des postes très importants. En outre, il peut être utilisé sur n'importe quel appareil électronique tel que PC, téléphones portables et tablettes et il n'est pas nécessaire de se connecter à la plateforme, mais vous pouvez effectuer diverses tâches à partir de pages de stockage de fichiers telles que Dropbox et Google Drive.

L'utilisation de DocuSign est-elle gratuite ?

Si vous n'avez besoin que de signer, DocuSign est entièrement gratuit. Un nombre illimité de documents peuvent être signés et un compte n'est pas nécessaire.

Si vous souhaitez avoir accès à davantage de fonctions telles que la création et l'organisation de signatures électroniques, l'abonnement gratuit ne dure que trente jours et vous devez créer un compte. Pendant cette période, vous pourrez profiter des fonctionnalités de la plateforme, mais au final, vous devrez souscrire à un plan. Il existe trois types de plans : personnel (un utilisateur et fonctions de base), standard (jusqu'à cinq utilisateurs, notifications et commentaires) et business pro (jusqu'à cinq utilisateurs, les fonctions des deux premiers plans, l'envoi massif de courriers et la possibilité d'ajouter des pièces jointes et des champs avancés).

L'abonnement peut être mensuel, dont le montant varie entre 15 et 60 dollars, ou annuel, dont le montant varie entre 120 et 480 dollars. Cependant, il peut être pratique de contracter un service de plus grande valeur car il offre la possibilité d'enregistrer jusqu'à cinq utilisateurs.

Comment signer gratuitement des documents avec DocuSign ?

Vous pouvez signer des documents par le biais de DocuSign de manière simple et pratique. Pour effectuer cette tâche, il vous suffira de faire ce qui suit :

1. Cliquez sur le lien de la demande dans votre e-mail

L'auteur doit vous envoyer les documents qui doivent être signés. Vérifiez la demande dans votre courriel et cliquez sur "Revoir le document", ce lien vous mènera directement au document, sauf si vous devez authentifier l'accès.

2. Authentifier l'accès

Certains rédacteurs peuvent demander à authentifier leurs documents. Cela peut se faire en tapant un code d'accès, par SMS, ou par des questions d'identité basées sur la connaissance. Dans la plupart des cas, votre courriel sera tout ce dont vous aurez besoin, mais cela dépendra de ce que l'auteur du fichier a décidé.

Donner son consentement à la divulgation des signatures électroniques et des enregistrements électroniques

Il vous sera probablement demandé d'examiner et de consentir à la diffusion de votre signature électronique et de vos documents électroniques. Cliquez sur la case blanche à côté de "J'accepte d'utiliser des enregistrements et des signatures électroniques", puis cliquez sur "Continuer". Après cette étape, vous pourrez voir le document que vous devez signer.

4. Examiner le document

Faites défiler le document pour le réviser ou cliquez sur "Démarrer" pour voir les champs qui vous sont attribués afin de remplir les informations requises en les tapant, en sélectionnant une option dans une liste déroulante ou en cliquant sur une case vide.

5. Signer le document

Cliquez sur "Signer" pour signer. Si vous n'avez pas de compte DocuSign, vous devrez confirmer votre nom ou vos initiales. Sélectionnez "Modifier le style" pour choisir le style de votre signature électronique et choisissez celui qui vous plaît le plus ; enfin, cliquez sur "Adopter et signer".

6. Vérifier les autres actions (facultatif)

Il existe d'autres mesures que vous pouvez prendre avant de finaliser le processus de signature. Certains des plus courants et des plus utilisés sont les suivants :

Finir plus tard : Cela vous permet de sauvegarder ce que vous avez fait pour différer le processus de signature et le reprendre plus tard.

Décliner la signature : Cela vous donne la possibilité de ne pas signer le document et d'écrire une raison pour que l'expéditeur le sache.

Attribuer à quelqu'un d'autre : Sa fonction est de permettre d'écrire le courrier d'un nouveau destinataire en lui demandant de revoir le document et de poursuivre le processus de signature. Il recevra une notification l'invitant à signer les documents.

Imprimer et signer : cette option permet à l'impression du document de le signer manuellement. Vous devrez choisir d'envoyer le document signé lors du téléchargement ou par fax.

7. Terminez le processus

Une fois que vous avez signé le document et que vous avez rempli tous les champs demandés, cliquez sur "Terminer" pour achever le processus de signature. Les signataires recevront immédiatement une copie dans leur courrier électronique des documents complétés afin de vérifier que le processus a été mené à bien.

Partie 2. Alternative à DocuSign-PDFelement

La plupart des documents présentés à la signature sont des fichiers PDF, car ils peuvent être protégés pour éviter leur modification et leur manipulation. Si ce que vous voulez, c'est traduire votre signature électronique en fichiers PDF, PDFelement est un logiciel qui sera plus que suffisant et qui vous apportera de nombreux avantages.

Avantages de PDFelement

Fonctionnement simple: PDFElement contient une interface très pratique qui vous permettra d'effectuer n'importe quel travail de manière simple, y compris la création et la capture de votre signature numérique dans n'importe quel document.

Pas seulement pour les entreprises : ce logiciel peut être utilisé pour toute entreprise, mais aussi pour un usage personnel ou informel. Il répond aux besoins de tout type d'utilisateur et dépasse les attentes des personnes les plus exigeantes.

Haute efficacité et gain de temps : Vous êtes pressé ou vous avez besoin d'un travail urgent ? PDFElement n'a aucun problème avec cela. Les tâches que vous avez à accomplir seront réalisées efficacement et en peu de temps grâce à l'extraordinaire développement de ce logiciel. L'apposition de votre signature électronique sera rapide et facile.

Complètement légal : L'utilisation des signatures numériques est légale et de plus en plus de pays la reconnaissent. Assurez-vous que ce processus est légal et approuvé par les autorités, afin que votre signature électronique utilisée dans PDFElement soit valide.

Protégez votre sécurité : Votre sécurité et la protection des données sont l'un des aspects les plus importants de la manipulation des documents et PDFElement contient plusieurs éléments qui contribuent à la sécurité de vos fichiers.

Créer et ajouter une signature électronique à un document PDF avec PDFElement

PDFelement a une fonction qui vous permet de créer votre eSignature. Vous pouvez le faire en utilisant l'outil tableau d'écriture et obtenir un dessin comme résultat. Vous pouvez également créer votre signature électronique à partir d'une photographie de votre signature manuscrite ou de votre nom. La seule condition est que le format de l'image soit PNG ou JPG. Avec la fonction "Créer un cachet", votre signature électronique sera créée. Il vous suffit donc de sélectionner l'image qui contient votre signature pour que le processus soit terminé.

Une fois que vous avez créé votre signature électronique, il vous suffit de la choisir dans la section "Timbres" et de la placer à l'endroit indiqué. De plus, vous pouvez ajouter des éléments de sécurité à vos documents, tels que l'ajout du nom de la personne qui l'a signé, d'un mot de passe, d'informations de localisation et la possibilité de bloquer le document après l'avoir signé.

Conclusion

Actuellement, il est assez courant de signer des documents PDF à l'aide d'une signature électronique, qui peut avoir une validité égale à celle d'une signature conventionnelle. Les avantages qu'il offre sont nombreux et il est fortement recommandé de disposer d'un logiciel qui facilite ce processus, qui peut être répété de nombreuses fois et qui exige que la tâche soit pratique et dans laquelle on investit peu de temps. S'il existe DocuSign, une plateforme mondiale dotée de nombreuses fonctionnalités importantes, PDFElement est une fabuleuse alternative qui répondra à vos exigences et rendra cette tâche simple et facile à réaliser.