Un formulaire W-9 est un formulaire lié aux impôts que les entrepreneurs indépendants et les freelancers doivent soumettre aux entreprises. Leur signature est nécessaire pour rendre le document officiel. Traditionnellement, il s'agit de documents imprimés que vous pouvez signer à l'aide d'un stylo. Et si vous remplissiez un formulaire W-9 numérique ? Les formulaires W-9 peuvent-ils être signés électroniquement ?
La réponse est oui, vous pouvez les signer électroniquement. Pour ce faire, vous devez utiliser un outil de signature électronique comme Wondershare PDFelement.
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Partie 1. Quelle est la différence entre un W 9 signé et un W 9 non signé ?
Un formulaire W-9 est un document utilisé aux États-Unis pour fournir les informations nécessaires à l'emploi ou à d'autres fins génératrices de revenus. Supposons que vous soyez un travailleur indépendant et que vous ayez conclu un accord avec une entreprise. Vous devez leur envoyer un formulaire W-9 pour confirmer votre nom, votre adresse et votre numéro d'identification de contribuable (NIF).
Êtes-vous tenu de les signer ? Dans des cas comme celui-ci, lorsque vous recevez des paiements que vous devez déclarer à l'IRS, oui. La signature signifie que les informations que vous avez saisies sont correctes. En outre, la signature confirme que vous êtes bien la personne qui a rempli et soumis le formulaire et qu'il n'a pas été fabriqué. Sans votre signature, l'entreprise ne saura pas si elle peut se fier aux informations que vous avez fournies.
Juste pour clarifier, tout le monde n'a pas besoin de soumettre un formulaire W-9. Si vous recevez plus de 600 dollars au cours d'une année de la part d'une entreprise ou d'un particulier, ils doivent remplir un formulaire 1099. Pour ce faire, ils ont besoin de vos informations et vous demandent donc de soumettre un formulaire W-9.
Partie 2. Le formulaire W-9 doit-il être signé chaque année ?
Heureusement, il n'est pas nécessaire de soumettre un formulaire W-9 chaque année. Mais il y a une condition. Les informations figurant sur le formulaire que vous avez soumis doivent rester inchangées. Cela signifie que vous devez toujours avoir la même dénomination sociale, la même adresse et le même NIF.
Mais veuillez noter que certaines entreprises peuvent vous demander d'en soumettre un chaque année. De cette façon, elles peuvent s'assurer que leurs dossiers restent à jour.
Bien entendu, si vous travaillez maintenant avec une autre personne ou une autre entreprise, vous devez leur envoyer un nouveau formulaire.
Partie 3. Comment signer un W9 électroniquement ?
Pour signer électroniquement un formulaire W-9, vous avez besoin d'un outil capable d'ouvrir le formulaire et offrant une fonction de signature électronique. Wondershare PDFelement est l'un des meilleurs outils que vous puissiez utiliser. Bien qu'il s'agisse d'un outil PDF, Wondershare PDFelement peut ouvrir n'importe quel document. De plus, il vous offre deux façons de signer vos documents. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques ou des signatures numériques basées sur des certificats.
Partie 3.1. Création d'un formulaire W-9 signé à l'aide de la fonction de signature
Sous l'onglet Commentaires de Wondershare PDFelement, vous trouverez la fonction Signature. C'est aussi simple que de signer un document imprimé, mais par voie électronique. Pour signer les formulaires W-9 à l'aide de cette fonction, procédez comme suit :
- Ouvrez le formulaire W-9 à l'aide de Wondershare PDFelement.
- Cliquez sur Commentaire > Signature.
- Sélectionnez Créer un nouveau.
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- Créez votre signature. Vous avez le choix entre trois méthodes différentes :
- Télécharger - Cela vous permet de créer une signature numérique parfaite. Prenez une feuille de papier et signez-la. Prenez une photo et téléchargez-la sur PDFelement. Wondershare PDFelement supprimera l'arrière-plan. Pour un processus fluide, utilisez du papier blanc ordinaire.
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- Dessiner - Choisissez cette méthode si vous pouvez dessiner parfaitement votre signature à l'aide d'une souris ou d'un stylet.
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- Taper -Cette méthode est la moins recommandée. Vous devez taper votre signature et sélectionner un style de police et une couleur.
- Cliquez sur Ok.
- Cliquez sur l'endroit du PDF où vous souhaitez que la signature soit apposée.
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- Enregistrer le document.
Partie 3.1. Créer un formulaire W-9 signé à l'aide de la fonction Signer un document :
Supposons que l'entreprise vous demande d'utiliser des signatures numériques de certificat pour signer électroniquement les formulaires W-9. Cela permet d'ajouter une couche supplémentaire de sécurité et de garantir l'authenticité du document signé. Dans ce cas, vous devriez plutôt utiliser la fonction Signer le document de Wondershare PDFelement. Voici comment :
- Ouvrez votre formulaire W-9 avec Wondershare PDFelement.
- Cliquez sur Protection > Signer le document.
- Cliquez sur l'endroit du PDF où vous souhaitez que la signature numérique certifiée apparaisse.
- Une fenêtre contextuelle s'affiche. Cliquez sur Nouveau ID.
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- Vérifiez Je veux créer une nouvelle identité numérique >Suivant > Suivant.
- Entrez votre nom et votre adresse e-mail > cliquez sur Suivant.
- Définissez un mot de passe fort et cliquez sur Terminer.
- Vous reviendrez à l'écran "Signer un document", le nouvel identifiant étant automatiquement sélectionné. Saisissez le mot de passe.
- Cliquez sur Signer. La signature numérique certifiée apparaîtra sur le PDF.
- Sauvegarder le document signé.
Partie 4. Rappels importants concernant la signature des formulaires W-9
Voici quelques remarques importantes que vous devez garder à l'esprit lorsque vous signez les formulaires W-9 :
Soyez précis
Lisez toujours votre formulaire W-9 avant de le signer. Assurez-vous que votre nom est correctement orthographié et que vous avez saisi l'adresse et le numéro d'identification du contribuable corrects. Votre signature indiquera que vous avez confirmé que toutes les informations sont correctes. Si une erreur a été détectée, vous pouvez être soumis à une retenue d'impôt sur le revenu. Non seulement cela, mais vous risquez également d'être confronté à des problèmes juridiques.
Gardez-le en sécurité
Les formulaires W-9 sont des documents importants qui contiennent des informations sensibles. Ils indiquent votre nom complet, votre adresse et votre TIN. Cela dit, vous devez vous assurer que vous utilisez des outils sécurisés lorsque vous signez et envoyez vos formulaires W-9. Dans la mesure du possible, évitez d'utiliser des outils en ligne pour protéger vos données. Si cela ne peut être évité, vérifiez la réputation du service avant d'utiliser ses outils.
Vous n'avez pas besoin de soumettre un formulaire W-9 chaque année
Là encore, selon l'entreprise qui vous verse un paiement de 600 dollars par an, vous n'avez peut-être pas besoin de présenter un formulaire W-9 chaque année. Mais si l'une des informations importantes a changé, vous devez toujours soumettre un nouveau formulaire.
Partie 5. Liste des personnes les plus susceptibles de devoir signer les formulaires W-9
Avant de signer un formulaire W-9, il est important de se poser la question suivante : "Est-ce vraiment nécessaire ?". La loi vous oblige-t-elle à remettre un formulaire W-9 au demandeur ?
Pour faire la lumière sur ce sujet, examinons les différents groupes de personnes qui peuvent être amenés à soumettre le formulaire W-9 aux demandeurs. Voici quelques groupes courants :
Entrepreneurs indépendants
Si vous fournissez des services à des entreprises en tant qu'entrepreneur indépendant ou freelance, vous pouvez être tenu de soumettre un formulaire W-9 aux entreprises qui vous engagent. L'entreprise utilise les informations figurant sur le formulaire W-9 pour déclarer à l'IRS les paiements effectués à l'entrepreneur indépendant.
Propriétaires uniques
Les entrepreneurs individuels qui gèrent leur propre entreprise peuvent être amenés à soumettre un formulaire W-9 aux clients qui les paient pour des biens ou des services. Cela permet au payeur d'obtenir les informations d'identification fiscale du propriétaire unique à des fins de déclaration.
Vendeurs et fournisseurs
Si votre travail consiste à fournir des biens ou des services à d'autres entreprises, vous devrez peut-être soumettre un formulaire W-9. À qui ? A vos clients. Cela permet au client d'obtenir vos informations d'identification fiscale pour déclarer les paiements effectués.
Propriétaires
Vous louez un bien à une entreprise ? Si l'entreprise vous verse un loyer de 600 $ ou plus au cours de l'année fiscale, elle a besoin de votre NIF. Vous devez donc leur envoyer un formulaire W-9.
Conclusion
Un formulaire W-9 peut-il être signé électroniquement ? Oui. Mais faites attention à l'outil de signature électronique que vous utilisez. Votre formulaire W-9 contient des informations sensibles et vous devez les protéger.
Vous pouvez utiliser des outils tels que Wondershare PDFelement. Il permet d'apposer des signatures électroniques ou des signatures numériques certifiées sur les documents. Vous pouvez également utiliser Wondershare PDFelement pour envoyer directement le formulaire W-9 à l'entité ou à la personne qui en a besoin.
Clara Durand
staff Rédaction