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Vous ouvrez un contrat sur votre Mac et vous tombez sur des clauses difficiles à comprendre, vous peinez à repérer ce qui a changé entre deux versions, ou vous devez supprimer des informations sensibles avant de partager un document. Lorsque ces tâches s'accumulent, passer d'un outil à l'autre prend beaucoup de temps.
Avec macOS 27 qui apporte une expérience renouvelée et de nouvelles fonctionnalités au Mac, c'est le bon moment pour repenser la façon dont vous gérez vos contrats. Que devrait offrir un outil de contrat moderne pour simplifier la gestion des contrats sur macOS 27 ?
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Propulsé par l'IA100% sécurité garantie Propulsé par l'IA 100% sécurité garantie Propulsé par l'IA 100% sécurité garantie Propulsé par l'IAQu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats est le processus qui consiste à gérer un contrat tout au long de son cycle de vie, depuis l'identification d'un besoin commercial et la rédaction d'un accord jusqu'à son examen, sa négociation, sa signature, son suivi, son renouvellement ou sa résiliation.
1. Demande et planification du contrat
C'est là que commence le processus contractuel. Les équipes identifient pourquoi un contrat est nécessaire, qui est impliqué, quel type d'accord est requis et quels termes ou exigences clés doivent être inclus.
2. Rédaction du contrat
Le contrat est créé sur la base des exigences commerciales, souvent en utilisant un modèle ou un accord existant comme point de départ. Les informations clés, les termes, les responsabilités, les prix et d'autres conditions sont ajoutés ou personnalisés.
3. Examen du contrat
Le projet est examiné pour vérifier si ses termes sont clairs, complets et appropriés. Cela peut impliquer l'identification de risques potentiels, de clauses peu claires, d'informations manquantes ou de termes devant être révisés.
4. Approbation interne
Avant qu'un contrat ne soit envoyé à l'autre partie, il peut nécessiter l'approbation de personnes ou de départements concernés, tels que les équipes juridiques, financières, de direction ou de conformité. Le processus d'approbation permet de s'assurer que l'accord répond aux exigences internes.
5. Négociation du contrat
Les parties examinent les termes proposés et peuvent demander des modifications sur des éléments tels que les prix, les responsabilités, les délais ou les conditions juridiques. Le contrat peut passer par plusieurs cycles de révisions avant que les deux parties parviennent à un accord.
6. Gestion et comparaison des versions
Les négociations contractuelles créent souvent plusieurs versions d'un même document. La gestion des versions aide les équipes à suivre les différents projets.
7. Signature du contrat
Une fois les termes finalisés et approuvés, le contrat est signé par les parties concernées. Cette étape peut impliquer l'envoi de demandes de signature, la réalisation de signatures électroniques et le suivi de la signature de toutes les parties requises.
8. Distribution du contrat et protection des informations
Après ou pendant le processus de signature, les contrats peuvent devoir être partagés avec des clients, des partenaires, des employés ou d'autres tiers. Avant le partage, les informations sensibles peuvent devoir être examinées ou expurgées pour protéger les données confidentielles ou personnelles.
9. Stockage et organisation des contrats
Les contrats finalisés doivent être stockés de manière organisée et accessible. Cela facilite la recherche de la version correcte, la récupération des accords historiques et le regroupement des documents liés aux contrats en un seul endroit.
10. Suivi des performances et des obligations contractuelles
La gestion des contrats se poursuit après la signature. Les équipes peuvent avoir besoin de suivre les délais, les paiements, les livrables, les dates de renouvellement et d'autres obligations pour s'assurer que les deux parties remplissent leurs responsabilités.
L'outil de gestion des contrats à ajouter à votre macOS 27
Démarrer un contrat de zéro ou à partir d'un modèle
Lorsque vous devez créer un accord, PDFelement vous offre deux façons de commencer. Vous pouvez décrire ce dont vous avez besoin avec l'assistant IA pour développer un plan de contrat et rédiger des clauses, vous donnant un point de départ au lieu de travailler à partir d'une page blanche. Vous pouvez également choisir un modèle de contrat existant dans le Template Mall et personnaliser le contenu pour répondre à vos exigences spécifiques.
Examiner les contrats
Une fois qu'un contrat est prêt, vous pouvez l'examiner avec l'IA. Vous pouvez préciser votre position, votre approche d'examen et le type d'accord avant de démarrer l'analyse. PDFelement identifie ensuite les clauses qui peuvent nécessiter une attention, explique pourquoi elles peuvent présenter un risque et fournit des révisions suggérées. Vous pouvez également passer d'un élément signalé à la clause d'origine et utiliser Ask AI pour obtenir des éclaircissements supplémentaires.
Comparer les versions du contrat côte à côte
Les contrats passent souvent par plusieurs cycles de révisions. Grâce à la fonctionnalité Comparer, vous pouvez afficher deux versions d'un contrat côte à côte et identifier rapidement les ajouts, les suppressions et les autres modifications. Cela facilite la visualisation de ce qui a changé avant de passer à la dernière version.
Traduire les contrats
Pour les contrats impliquant différentes langues, la traduction de contrats vous aide à travailler avec l'accord sans perdre le contexte d'origine. Vous pouvez traduire un contrat entier en quelques secondes tout en conservant le texte original disponible pour référence, ce qui facilite l'examen de la formulation dans différentes langues.
Expurger les informations sensibles
Un contrat peut être prêt pour examen mais contenir encore des informations qui ne devraient pas être partagées. Smart Redact peut détecter automatiquement les informations sensibles et expurger intelligemment le contenu avant que le document ne soit distribué.
Envoyer des contrats pour signature électronique
Une fois l'accord finalisé, PDFelement peut aider à le faire passer à l'étape de signature. Avec Request eSign, vous pouvez ajouter des destinataires, placer des champs de signature, envoyer le document pour signature électronique et suivre le processus de signature. PDFelement prend également en charge les signatures numériques basées sur des certificats, vous permettant de créer un identifiant numérique et d'appliquer une signature numérique directement à un PDF.
Conclusion finale
La gestion d'un contrat implique bien plus que de passer d'un premier projet à un document signé. Chaque étape, de la compréhension des termes et de la vérification des révisions à la protection des informations sensibles et à la finalisation des signatures, peut ajouter du temps et de la complexité à votre flux de travail.
Au moment où vous passez à macOS 27, il vaut la peine de vous demander si vos outils de gestion des contrats peuvent suivre votre façon de travailler. Avec la rédaction et l'examen assistés par IA, la comparaison de versions, la traduction, l'expurgation et la signature électronique dans un seul flux de travail, PDFelement offre un moyen pratique de gérer davantage de vos travaux contractuels en un seul endroit.
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