Comment utiliser une facture pour se faire payer les biens livrés ou les services rendus
L'un des documents commerciaux les plus importants aujourd'hui est la facture. Si vous vous demandez "qu'est-ce qu'une facture", il s'agit d'un rapport qui contient des détails sur les biens ou les services qui ont été fournis à un acheteur par un vendeur. Selon la définition de la facture, ces détails comprennent les descriptions, les montants, les unités de mesure, le coût et les conditions de paiement. Pour le vendeur, une facture fait office de demande de paiement. Pour le vendeur, il s'agit d'un indicateur que le travail est terminé.
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Qu'est-ce qu'une facture
En s'efforçant de définir la facture, une facture est une preuve documentaire qu'un produit ou un service a été réalisé et qu'une compensation est due. Il contient des informations sur la livraison ou la tâche en cours et ajoute de la transparence à la transaction. Selon la signification de la facture, il s'agit d'une demande de paiement de la part du vendeur et d'un indicateur de l'achèvement de la tâche de la part du vendeur. Les factures sont normalement produites après l'achèvement du travail et avant le paiement.
Ce qu'il faut inclure dans une facture
Une facture contient un ensemble d'éléments importants. Il s'agit de :
• Le titre " Facture "
Étant donné qu'il s'agit d'un document officiel, il doit porter la mention "Facture".
• La date d'émission
Il s'agit de la date à laquelle cette facture a été émise.
• Le numéro de la facture
Il s'agit d'un identifiant unique pour le document. Il est composé de chiffres mais peut aussi contenir quelques lettres.
• Le Vendeur
Il s'agit de l'entreprise ou de la personne qui fournit les produits ou les services dans le cadre de la transaction. Leur nom, leur adresse postale, leur numéro de téléphone, leur adresse électronique et, le cas échéant, leur numéro d'enregistrement sont indiqués.
• Le Client
Également connu sous le nom de destinataire, il s'agit de la personne qui reçoit les biens ou les services indiqués dans la transaction. Les détails tels que leur nom, leur adresse postale, leur numéro de téléphone ou leur adresse électronique sont indiqués dans le présent document.
• La description complète des biens ou des services
Toute transaction commerciale implique des biens ou des services et ceux-ci sont indiqués ici. Cette section de la facture contient la description des produits concernés par la transaction. Leur quantité, leur aspect physique, leur valeur et leurs composants sont décrits en détail. Si la transaction implique des services, les matériaux utilisés, les heures, la main-d'œuvre et les ressources supplémentaires sont indiqués. Cette partie de la facture contient également les unités de mesure associées.
• La devise
Il s'agit du type spécifique de monnaie légale qui est utilisé dans la transaction. Cet élément est de première importance dans les transactions internationales ou les affaires impliquant des personnes de différents pays.
• Impôts et taxes
Toutes les taxes applicables sont incluses dans la facture. Les taxes de vente et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en sont des exemples.
• Grand Total
Il s'agit du montant total que le client doit payer dans la transaction en cours. Les taxes sont incluses.
Termes relatifs aux factures que vous devez connaître
Il existe un certain nombre de termes relatifs aux factures que vous devez connaître. Ce sont :
• Conditions générales de vente
Ce sont les conditions sur lesquelles le vendeur et l'acheteur se mettent d'accord. Des facteurs tels que le coût, la livraison, le mode de paiement et la date d'échéance sont des conditions de vente.
• Net 7, 30, 60, 90
Il s'agit de la période qui doit s'écouler avant l'échéance du paiement. Le chiffre après le "Net" indique le nombre de jours qui peuvent s'écouler confortablement avant que le paiement ne soit effectué.
• Paiement de la ligne de crédit
Il s'agit d'un indicateur que le client a la possibilité de payer la valeur restante d'une facture sur une longue période de temps. Cela peut être sur une base mensuelle ou trimestrielle. Fondamentalement, la ligne de crédit payante permet à un client d'acheter un produit ou un service à crédit.
• Facture récurrente
Il s'agit d'un type de facture qui est utilisé dans les services continus. Il s'agit par exemple de l'hébergement de sites web ou de la construction. Émises sur une base mensuelle, les factures récurrentes ont normalement le même montant à chaque fois.
• Affacturage de factures
Il s'agit d'un type de financement par lequel les entreprises vendent leurs factures impayées à une société d'affacturage. Ils peuvent ainsi obtenir jusqu'à 85 % de la valeur de la facture en un jour seulement. Il s'agit d'une méthode de financement par le crédit.
Comment créer une facture plus facilement avec FreshBooks
Qu'est-ce que FreshBooks
L'un des logiciels les plus efficaces que vous pouvez utiliser pour la comptabilité et les opérations commerciales de votre entreprise est FreshBooks. Il peut vous aider à générer des documents commerciaux tels que des factures. Il peut également vous aider à automatiser des processus commerciaux spécifiques. Il s'agit par exemple de la création de rapports comptables, de la planification des tâches, de l'organisation des dépenses et de l'élaboration de documents commerciaux. FreshBooks possède une interface de nature intuitive. Étant donné qu'il est assez convivial, le logiciel a une courbe d'apprentissage courte. Il est également construit sur la technologie du Cloud. Vous pouvez donc accéder facilement au tableau de bord et aux données de votre entreprise depuis n'importe quel appareil intelligent, ordinateur portable ou ordinateur de bureau dans le monde. En outre, il fournit des informations définitives à ceux qui se demandent ce que signifie "facture".
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Comment créer une facture avec FreshBooks
La génération d'une facture avec FreshBooks est assez facile à réaliser. Le logiciel vous propose deux options principales à cet effet. Il s'agit du tableau de bord et du panneau Facture.
1. Le tableau de bord de FreshBooks
Si vous choisissez de commencer à créer une facture à partir du tableau de bord, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer une nouvelle facture". Ensuite, tapez sur l'option intitulée "Facture". Cela activera immédiatement une fenêtre de modèle intitulée "Nouvelle facture".
2. Le panneau des factures
La création d'une facture peut également être réalisée à partir du panneau des factures. Dans cette section, il suffit de cliquer sur le bouton intitulé "Nouvelle facture". Il est situé dans le coin supérieur droit du panneau. Une fois que vous aurez cliqué dessus, une nouvelle fenêtre de modèle apparaîtra, et vous pourrez la personnaliser en y ajoutant des détails sur votre facture. Le modèle de facture est divisé en 3 sections principales. Ils comprennent :
- Accepter les cartes de crédit :
Cette partie de la facture vous permet de déterminer si le document accepte les cartes de crédit.
- Personnaliser le style de la facture :
Cette section du modèle vous permet de déterminer l'apparence générale de la facture. Vous pouvez déterminer des éléments tels que la couleur des en-têtes, la police et également si la facture sera récurrente ou non.
- Sections des détails de la transaction de la facture :
C'est la partie la plus importante du modèle de facture. Vous pouvez y ajouter des détails sur la transaction en cours. Par exemple, vous pouvez ajouter le nom du vendeur, le nom du client, leurs adresses postales, les biens ou services concernés et le montant total concerné.
Après avoir personnalisé votre facture, vous pouvez l'enregistrer sur votre ordinateur pour la modifier ultérieurement. Le logiciel le stockera pour vous au format PDF. D'autre part, vous pouvez l'envoyer directement à votre client. FreshBooks vous le remettra sous la forme d'un e-mail.
L'un des logiciels d'entreprise les plus respectés aujourd'hui est FreshBooks. Il vous permet de fonctionner plus efficacement. Ce logiciel est un investissement numérique durable.
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Clara Durand
chief Rédaction
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