Pourquoi passer à la dématérialisation ?

Quand on sait qu'il faut fouiller dans des piles et des piles de dossiers pour retrouver un seul document, on comprend à quel point cela peut faire perdre du temps.

N'est-il pas plus pratique de taper le nom du fichier sur un ordinateur et d'appuyer sur la touche "Entrée" pour qu'il apparaisse à l'écran ?

C'est possible si vous optez pour la dématérialisation.

Cependant, quels sont les avantages de la dématérialisation dans les entreprises et quelles sont les meilleures applications pour passer à la dématérialisation ? Cet article vous explique tout cela et beaucoup plus.

Avantages de la dématérialisation dans les entreprises

Qu'il s'agisse d'une start-up ou d'une entreprise bien implantée, la dématérialisation est toujours une bonne idée.

Voici quelques avantages de la dématérialisation qui vous inciteront certainement à supprimer le papier dans votre entreprise :

Une meilleure organisation et une plus grande efficacité

Saviez-vous qu'une personne passe en moyenne 10 minutes par jour à chercher des documents égarés ? Cela représente environ 6 mois de votre vie ! Vous pouvez gagner ces 6 mois en passant à la dématérialisation.

Une pile de feuilles volantes en désordre constitue une source de mauvaise organisation et nuit également aux performances de l'entreprise. Par conséquent, si vous souhaitez renforcer l'image de professionnalisme et d'efficacité de votre entreprise, vous devez vous débarrasser du papier !

2. Collaboration aisée

Un document sur papier serait probablement détenu par une seule personne et devrait être photocopié et distribué à d'autres personnes, ce qui augmenterait les coûts. La perte du document est une toute autre histoire.

Ne serait-il pas plus pratique que le même document soit facilement accessible à tous ceux qui en ont besoin ? C'est pourquoi vous devez passer à des documents dématérialisés pour faciliter l'accès, le partage et l'édition, tout en réduisant les coûts. En d'autres termes, la dématérialisation est la clé d'une collaboration aisée.

3. Sauvegardes

L'avantage de la dématérialisation est qu'elle offre de multiples possibilités de sauvegarde, contrairement aux documents papier, qui disparaissent à jamais s'ils sont jetés accidentellement !

Vous pouvez sauvegarder vos données importantes sur un disque dur externe, une clé USB ou un système de gestion de documents accessible sur le cloud, comme Wondershare Document Cloud, qui offre des sauvegardes programmées à l'avance, ce qui vous rassure !

Wondershare Document Cloud

Stockage cloud premium de 100 Go

Signature électronique de haute qualité

Annotation collaborative en ligne

Partage de fichiers simple et rapide

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4. Protection de l'environnement

Il faut environ 24 arbres pour fabriquer une tonne de papier. Avec 422 millions de tonnes de papier utilisées chaque année, imaginez le nombre d'arbres abattus pour la fabrication du papier !

Réduire la consommation de papier dans les activités quotidiennes et opter pour des solutions sans papier est non seulement sans danger pour l'environnement, mais la diminution de l'utilisation des imprimantes, des photocopieuses et des télécopieurs entraîne une réduction de la consommation d'énergie.

Passez donc à la dématérialisation et à l'écologique !

5. Faire des économies

Selon eFileCabinet, lorsque la totalité de vos documents de bureau sont sur papier, vous dépensez environ 983 dollars pour le papier, 500 dollars pour les chemises et les étiquettes, 6113 dollars pour l'encre, 2148 dollars pour une imprimante ou une photocopieuse noir et blanc, et 1880 dollars pour une imprimante ou une photocopieuse couleur.

Cela représente environ 11 624 dollars par an !

Vous pouvez réduire ce chiffre de 85 % si vous dématérialisez vos documents.

6. Sécurité renforcée

En ce qui concerne les coûts supplémentaires, force est de constater que, pour des raisons de sécurité, les bureaux sont équipés d'armoires à dossiers verrouillables et de déchiqueteuses de papier. Outre l'encombrement qu'ils représentent pour le bureau, ils n'offrent pas une sécurité à toute épreuve.

En outre, la protection de la vie privée et des données est la principale préoccupation des entreprises et de leurs clients.

Vous devez pour cette raison aller au-delà des casiers et des déchiqueteuses ; vous devez dématérialiser votre travail. Optez pour des systèmes accessibles en ligne pour conserver vos documents importants. De nombreuses options, dont Wondershare Document Cloud, sont disponibles à cet effet.

7. La sérénité

Il est certain que l'encombrement et la fatigue liée à la recherche d'un seul document dans les dossiers peuvent entraîner une surcharge de travail. Par contre, la dématérialisation peut certainement réduire votre stress et vous permettre de rester serein grâce à un travail simplifié, à un accès facile aux documents et à une sécurité améliorée.

Si ces 7 avantages de la dématérialisation des entreprises ne vous incitent pas à passer à l'électronique, je me demande bien ce qui le fera !

Toutefois, si vous êtes prêt à passer à des options sûres et rentables, voici quelques-unes des meilleures applications pour passer à la dématérialisation.

Les meilleures applications pour passer à la dématérialisation

Des armoires à dossiers qui débordent ? Cette pile de reçus croissante sur votre bureau ?

Les applications suivantes vous aideront à résoudre tous ces problèmes :

1. Wondershare Document Cloud

Wondershare Document Cloud est l'une des meilleures applications pour dématérialiser les documents. Cet outil accessible depuis un navigateur est une solution complète de gestion des documents qui offre une sécurité des données de niveau bancaire et qui est compatible avec de nombreux systèmes, notamment Windows, Linux, macOS, iOS et Android.

100 Go de stockage dans le nuage, les signatures électroniques et la possibilité de recueillir les commentaires d'autres personnes en les surlignant, en les soulignant et en les commentant sont d'autres fonctionnalités utiles de cet outil. Et ce n'est pas tout ! Vous pouvez également partager des documents avec vos collègues et suivre l'ensemble du processus.

2. Dropbox

Il est assez pénible d'avoir ses documents officiels éparpillés dans tous les sens. Pour y remédier, vous avez besoin d'un outil de collaboration tel que Dropbox. Outre les fichiers liés au travail, cette application vous permet de stocker facilement vos documents personnels.

En utilisant Dropbox dans le cadre de vos activités professionnelles, vous pouvez travailler conjointement avec les membres de votre équipe et partager des fichiers en toute sécurité. En outre, vous pouvez travailler plus efficacement avec vos clients sur des projets importants. Le plus intéressant Tout est réuni en un seul endroit !

3. Google Drive

Google Drive est une autre application qui facilite la dématérialisation, et c'est aussi l'un des outils les plus populaires. Cette application, accessible depuis tous les appareils, vous permet de stocker, de partager et de collaborer sur des fichiers tels que des feuilles de calcul, des diapositives et des documents.

Google Drives vous offre 15 Go de stockage gratuit sur le cloud, mais vous pouvez toujours obtenir plus d'espace de stockage moyennant des frais minimes. En outre, tout ce qui est stocké ici est entièrement sécurisé et crypté, et personne ne peut y accéder, sauf si vous lui en donnez l'autorisation.

Pour accélérer votre travail et travailler simultanément sur un même projet avec l'ensemble de votre équipe, téléchargez Google Drive dès maintenant !

4. Box

Si vous êtes à la recherche d'une application permettant de conserver tous vos documents numérisés en un seul endroit, vous devriez essayer Box. Il s'agit d'un système sur le cloud qui permet de gérer et de partager vos fichiers en toute sécurité, conformément aux lois et aux normes de confidentialité, notamment le GDPR et le programme fédéral de gestion des risques et des autorisations, entre autres.

Les fonctionnalités de collaboration fluides, accompagnées d'une sécurité renforcée et d'un accès facile à partir de tous les appareils, en font une application fiable utilisée par les plus grandes organisations du monde.

5. IDrive

Stocker tous vos documents importants sur un ordinateur ou sur un support de stockage externe est une bonne idée, mais il y a toujours un risque de perdre vos données si elles sont corrompues. IDrive a tout prévu.

Il offre les meilleures options de sauvegarde et de stockage sur le cloud, et le plus intéressant est que vous pouvez utiliser un seul compte pour sauvegarder tous vos appareils, tels que PC, Mac, iPad, iPhone et Android. L'option de mise à jour automatique, une fois activée, sauvegarde en permanence votre ordinateur. De plus, il vous tient informé de toutes les activités en envoyant régulièrement des rapports sur l'état des sauvegardes. Avec IDrive, vous êtes sûr de ne rien manquer !

6. Invoicely

Si les reçus et les factures encombrent votre bureau, il est temps de passer à une solution de facturation dématérialisée. Invoicelyest une plateforme de facturation en ligne qui vous permet d'envoyer et de recevoir des factures tout en suivant simultanément vos dépenses et vos revenus.

Si vous gérez plusieurs entreprises et que vous avez du mal à suivre leurs activités, cet outil en ligne gratuit vous permettra de centraliser tous vos processus en un seul endroit, tout en garantissant une sécurité maximale.

7. PandaDoc

PandaDoc est un logiciel spécialement conçu pour l'automatisation des documents. Il s'agit d'un outil complet permettant de créer, d'éditer, de signer, d'envoyer et de suivre des documents de qualité professionnelle. Il propose différents modèles et champs personnalisés qui vous permettent de créer des documents impressionnants en un clin d'œil.

De plus, il propose de nombreux outils de collaboration, des options de notification et des conseils d'amélioration pour vos documents afin de les rendre plus performants.

8. FineScanner

Si vous cherchez un moyen simple de numériser vos documents, FineScanner est ce qu'il vous faut. Cette application vous permet de numériser facilement vos documents et de les convertir dans des formats modifiables tels que Word, Excel et PDF.

En outre, il dispose d'une fonctionnalité de reconnaissance d'image en texte qui vous permet de rechercher facilement des documents numérisés à l'aide de mots-clés. Réduisez donc les coûts de numérisation de vos documents et procurez-vous cet outil pour dématérialiser vos documents physiques.

9. Asana

Asana vous donne un coup de main si vous en avez assez de tenir un calendrier ou un agenda. Il s'agit d'une application de gestion de projet idéale pour les collaborations en équipe. Vous pouvez l'utiliser pour créer des groupes, dresser la liste des tâches à accomplir, les assigner à d'autres membres et avoir une vue d'ensemble de toutes les activités à réaliser, avec les détails et les délais.

Asana est donc le choix idéal si vous souhaitez rationaliser toutes vos tâches quotidiennes.

Certes, ces 7 applications vous aideront à tout gérer de manière transparente une fois que vous aurez dématérialisé vos documents, mais vous devez tout de même avoir une idée de la manière dont vous pouvez gérer tous vos documents électroniques.

Nous avons donc recueilli quelques conseils pour passer à la dématérialisation.

Conseils pour passer à la dématérialisation

Puisque vous êtes prêt à éliminer le papier de votre bureau, voici quelques conseils à suivre :

1. Approche progressive

Il est probable que vous ayez de nombreux vieux documents papier empilés dans un coin de votre bureau. La première étape pour passer à la dématérialisation est d'oublier cette pile ! Adoptez une approche progressive et concentrez-vous sur ce que vous devez faire immédiatement lorsque vous réduisez votre consommation de papier. Assurez-vous simplement qu'il n'y ait rien à ajouter à ce qui est déjà accumulé.

2. Investir dans des services de gestion de projets et de documents

Le deuxième conseil pour passer à la dématérialisation est de se procurer des applications ou des services qui vous assistent dans votre décision. Pour commencer, optez pour des applications de liste de tâches, des services de stockage sur le cloud, des logiciels de numérisation et des outils de signature électronique, dont certains ont été mentionnés précédemment.

3. Utiliser des formulaires numériques

Pour la collecte d'informations par le biais de questionnaires ou d'enquêtes, optez pour des formulaires numériques plutôt que pour des formulaires papier. Ils seront plus faciles à remplir et à gérer.

Conclusion

La majorité des entreprises, grandes ou petites, passent à la dématérialisation pour réduire les coûts et mieux s'organiser. Vous pouvez le faire aussi ! Ne soyez cependant pas trop dur envers vous-même et vos employés. Il s'agit d'un processus progressif qui doit être mené étape par étape.

Optez donc pour le zéro papier dès aujourd'hui et vous constaterez à quel point un petit changement peut être très bénéfique pour votre entreprise !