Avec la transition numérique, il n'est pas surprenant de recevoir un contrat sous forme numérique. Il y a de fortes chances que le fichier soit au format DOCX. Pour les PC sous Windows, le programme par défaut pour ouvrir ce type de fichiers est Microsoft Word. Et grâce à ses nombreuses fonctionnalités, de nombreux utilisateurs de macOS choisissent également d'installer MS Word sur leurs appareils. Vous vous demandez donc peut-être : "Comment utiliser MS Word pour proposer des modifications à un contrat ?" C'est ce dont nous allons discuter. Voici comment marquer en rouge dans Word .
Mais ce n'est pas tout. Cet article vous apprendra également une méthode alternative que de nombreuses entreprises considèrent comme étant la meilleure méthode. Vous apprendrez comment marquer en rouge en utilisant Wondershare PDFelement .
Partie 1. Comment marquer en rouge des documents dans Word ?
Microsoft Word est un traitement de texte populaire. Il est facile à apprendre et est pré-installé sur la plupart des ordinateurs. L'outil dispose également de nombreuses fonctionnalités utiles, y compris des fonctionnalités avancées qui ne sont pas disponibles dans des applications similaires. Par exemple, Microsoft Word possède les fonctionnalités Suivi des modifications et Commentaires. Vous pouvez utiliser ces deux fonctionnalités pour annoter des contrats et d'autres documents.
Comment cela fonctionne-t-il ? Le Suivi des modifications vous montre toutes les modifications apportées au document. MS Word ajoute un texte barré aux mots que vous avez supprimés ou modifiés et rend la couleur de la police rouge. De même, les mots que vous insérez auront la couleur rouge mais sans texte barré.
Alors, comment utilisez-vous la fonction Suivi des modifications pour proposer des modifications ? Voici la marche à suivre :
Ouvrez le document avec Microsoft Word.
Allez dans l'onglet RÉVISION .
Cliquez sur Suivi des modifications .
Apportez des modifications au document. Supprimez les phrases que vous souhaitez supprimer et remplacez-les par de nouvelles, ou modifiez simplement le libellé. Vous verrez les mots supprimés marqués d'un trait rouge et les mots ajoutés en couleur de police rouge.
En suivant les protocoles standard, expliquez les changements que vous avez effectués. Sélectionnez le texte que vous avez édité > cliquez Nouveau commentaire.
Saisissez votre explication dans la fenêtre qui s'affiche.
Sauvegardez le document.
Partie 1.1 Comment accepter les modifications marquées en rouge dans Word ?
Supposons que vous ayez reçu un document annoté. Voici comment accepter ou rejeter les modifications proposées.
Ouvrez le document annoté dans MS Word.
Cliquez au début du document.
Allez dans l'onglet RÉVISION .
Regardez la section Modifications . MS Word trouvera le premier texte annoté. Révisez-le et cliquez sur Accepter ou Rejeter en fonction de votre décision.
MS Word trouvera le prochain texte en version intégrale. Répétez l'étape 5 jusqu'à ce que vous ayez effectué toutes les modifications proposées.
Partie 2. Est-il préférable de marquer en rouge dans Word ou en PDF ?
Marquer en rouge dans Word est acceptable. Mais certaines personnes peuvent ne pas apprécier cette méthode d'annotation. Lorsque vous marquez en rouge avec Word, vous apportez déjà les modifications. Ces modifications seront montrées à l'autre partie. Cela peut sembler un peu agressif, même si ce n'est pas votre intention. Certains préfèrent entendre d'abord les changements que vous souhaitez avant de modifier le document. C'est plus poli et professionnel de cette façon.
De plus, les fichiers Word ne sont pas connus pour leur cohérence. Vous les ouvrez sur votre appareil et tout est en place. Ensuite, vous ouvrez le même fichier sur un autre appareil et le format a changé. C'est la principale raison pour laquelle le PDF existe. Vous pouvez visualiser les PDF sur différentes plateformes et éditeurs, et ils auront tous le même aspect.
En outre, lorsqu'on marque en rouge un PDF, on suggère des modifications plutôt que de modifier le document. Comme mentionné ci-dessus, c'est préférable. Donc, le verdict est que marquer en rouge les PDF est mieux que marquer en rouge dans Word.
Partie 3. Comment marquer en rouge un document Word dans Wondershare PDFelement ?
Wondershare PDFelement est un excellent outil PDF pour marquer en rouge. Il est très convivial et abordable. Par conséquent, obtenir l'accord de l'autre partie pour utiliser PDFelement pour les négociations contractuelles ne nécessiterait pas beaucoup de persuasion.
Vous pouvez utiliser soit la fonction Surligner soit la fonction Barrer dans l'onglet Commentaire pour marquer le document en rouge. Sur le panneau de gauche, vous pouvez expliquer les modifications que vous souhaitez apporter et pourquoi. Après avoir marqué en rouge, vous pouvez utiliser la fonction Chiffrer pour protéger le document par mot de passe afin de garantir que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Enfin, vous pouvez utiliser la fonction Partager pour envoyer rapidement le document annoté à l'autre partie sans quitter l'écran de PDFelement.
Suivez ces étapes pour le faire :
Lancez Wondershare PDFelement et cliquez sur Ouvrir PDF. Sélectionnez le fichier et ouvrez-le. S'il s'agit d'un fichier Word, cliquez sur + > À partir du fichier à la place. Wondershare PDFelement le convertira automatiquement en PDF.
Allez dans l'onglet Commentaire .
Sélectionnez l'outil que vous souhaitez utiliser pour marquer en rouge. Vous pouvez :
Cliquer sur Surligner > rouge.
Cliquer sur la flèche vers le bas à côté du bouton Souligner > Barrer .
Sélectionnez le texte à modifier dans le PDF. Dans le panneau Commentaire à gauche, cliquez sur Ajouter un commentaire. Saisissez les explications relatives aux modifications que vous souhaitez apporter.
Répétez l'étape 4 jusqu'à ce que vous soyez satisfait.
Cliquez Partager > Email. Rédigez l'email et envoyez le PDF annoté à la partie adverse.
Partie 4. Meilleures pratiques pour marquer en rouge des documents Word et des PDF
Voici quelques points à prendre en compte lors de la rédaction de documents.
Fournir des justifications
Que vous marquiez en rouge dans Word ou dans PDFelement, n'oubliez pas de fournir des explications. Ne vous contentez pas d'exiger des modifications ; expliquez pourquoi vous souhaitez ces changements. Vous pouvez toujours utiliser la fonction Commentaire pour cela. Cela accélérera le processus de négociation, car la partie adverse n'aura pas besoin de vous contacter pour demander des explications.
Utiliser un ton professionnel
La règle d'or lorsque vous marquez en rouge, est de vous rappeler que c'est une démarche coopérative plutôt que conflictuelle. Demandez les modifications poliment. Pour ce faire, utilisez un ton formel et professionnel lorsque vous proposez des changements. Évitez d'utiliser un langage inflammatoire et de faire des attaques personnelles à tout prix. Ne faites pas non plus de demandes déraisonnables. Si vous ne suivez pas ces conseils, cela mettra à rude épreuve votre relation avec la partie adverse, et cela peut faire échouer l'accord.
Surutilisation des annotations
Il existe quelque chose appelée "surutilisation des annotations". C'est lorsque vous marquez de manière excessive chaque aspect d'un document. Cela complique les choses et prend plus de temps pour arriver à un accord. Cela peut rendre la partie adverse submergée et causer des problèmes dans les discussions. Concentrez-vous sur les points importants, pas sur chaque petit détail. De cette manière, tout le monde peut mieux travailler ensemble et accomplir les tâches plus rapidement.
Choisir des outils conviviaux
Vous marquez en rouge numériquement pour réduire le temps et les ressources consacrés à la négociation de contrats. Utiliser un outil avancé semble être une bonne idée. Cependant, beaucoup d'entre eux sont difficiles à utiliser pour les débutants. Si vous ou la partie adverse ne connaissez pas l'outil, vous passerez beaucoup de temps à apprendre à l'utiliser. Cela est contre-productif.
Cela dit, il est important de choisir des outils conviviaux. Vous comprendrez rapidement comment ils fonctionnent, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l'annotation.
Conclusion
Comment marquer en rouge dans Word ? Simple. Vous utilisez la fonction Suivi des modifications et faites les modifications souhaitées. Mais si vous voulez une meilleure façon de marquer en rouge, passez à l'utilisation d'un outil PDF. Les PDF sont généralement plus cohérents que les DOCX et se rapprochent davantage de la méthode traditionnelle de marquage en rouge.
Bien sûr, vous aurez besoin d'un éditeur PDF, et Wondershare PDFelement est le meilleur que vous puissiez trouver. Il est intuitif, économique et riche en fonctionnalités. Wondershare PDFelement vous fournit tous les outils d'annotation dont vous pouvez rêver. Commentaires, chiffrement, partage et même signatures numériques - Wondershare PDFelement a tout cela. Alors ne cherchez pas plus loin et utilisez Wondershare PDFelement pour vos besoins en annotation.
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