La normalisation des contrats et des signatures numériques pour les documents juridiques est très importante dans les entreprises modernes. La normalisation facilite l'interopérabilité entre les différentes plates-formes et les différents systèmes. Lorsque les contrats et les signatures numériques respectent des normes communes, ils peuvent s'intégrer de manière transparente à divers logiciels et services, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion des documents et automatisant les flux de travail.
Cet article présente les fonctions de contrat numérique de Dropbox eSignet les meilleures solutions alternatives, notamment Wondershare PDFelement Cloud et PDFelement, qui gèrent efficacement les accords et les documents juridiques à l'ère numérique.
Part 1 . Dropbox eSign : Une plateforme de signature d'accords numériques
Dropbox eSign, anciennement appelé HelloSign, est une excellente plateforme d'accord numérique pour plusieurs raisons. Tout d'abord, elle offre une interface transparente et conviviale qui permet aux particuliers et aux entreprises de créer, d'envoyer et de signer facilement des documents par voie électronique. Son intégration avec Dropbox permet un stockage et une gestion efficaces des documents. Deuxièmement, HelloSign donne la priorité à la sécurité, en utilisant des protocoles de cryptage et d'authentification standard pour garantir la confidentialité et l'intégrité des documents sensibles. Voici quelques bonnes raisons de choisir Dropbox eSign comme solution de signature électronique.
Signature électronique
Les utilisateurs peuvent signer les documents numériquement, ce qui élimine le besoin de signatures physiques et de processus papier.
Modèles de documents
Créez des modèles de documents réutilisables pour les accords fréquemment utilisés, afin de gagner du temps et d'assurer la cohérence.
Signature requise
Envoyez des documents à d'autres personnes pour qu'elles les signent, même si elles ne disposent pas d'un compte Dropbox eSign. Les destinataires peuvent se connecter à partir de n'importe quel appareil disposant d'un accès à l'internet.
Intégration
Permet aux utilisateurs de stocker des documents signés directement dans leur compte Dropbox. La fonction eSign s'intègre également à d'autres applications et plateformes populaires, ce qui accroît sa polyvalence.
Sécurité
La fonction de signature de Dropbox donne la priorité à la sécurité grâce au cryptage et à la conformité aux normes industrielles, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité de vos documents.
Signez et envoyez vos accords numériques en toute sécurité avec Dropbox eSign
Cette section explique comment envoyer un document numérique à signer à l'aide de la fonction de signature électronique de Dropbox.
Étape 1. Téléchargez votre contrat de vente sur Dropbox Sign
- Pour commencer, consultez d'abord votre dossier de contrat de vente.
- Veillez à vous connecter à votre compte Dropbox et procédez au téléchargement ou à la sélection du fichier à envoyer.
Étape 2 : Compléter les informations sur le signataire
- Après avoir téléchargé votre document, vous pouvez ajouter des signataires, ajouter d'autres parties via notre fonction CC et attribuer un ordre de signature si nécessaire. Une fois ces informations préliminaires remplies, il est temps de "préparer le document pour la signature".
Étape 3. Formulez votre contrat de vente
- Avec le contrat de vente que vous avez importé tiré devant vous. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel champ à gauche de la page(1) et le faire glisser jusqu'à l'endroit où vous souhaitez le placer dans le document.
- Après avoir rempli les champs de votre document (1), cliquez sur "Suivant" pour continuer.
- Vous pouvez enregistrer une copie de votre fichier expurgé dans un dossier désigné sur Dropbox.
- Cliquez sur "Suivant" pour poursuivre la procédure d'envoi.
Étape 4. Envoyez votre contrat pour signature
- Un email sera envoyé dans la boîte de réception des participants lorsque vous enverrez le formulaire pour signature. Pour signer, il leur suffit de cliquer sur le bouton "Réviser et signer" dans l'e-mail pour continuer.
Étape 5. Accédez à tout moment à vos contrats de vente numériques signés
- Pour vérifier l'état, modifier ou même télécharger une copie papier de votre contrat de vente, rendez-vous à tout moment dans la section "Documents" de votre tableau de bord Dropbox Sign.
Pour les particuliers
Plus |
Pour les indépendants
Professionnel |
Pour les petites équipes
Standard |
Pour les grandes équipes
Avancé |
| 9,99 $ /mois |
16,58 $ /mois |
15 $ par utilisateur et par mois |
24 $ /utilisateur /mois |
|
1 utilisateur
2 TB (2 000 GB)
Liaison illimitée entre les appareils
Récupération des fichiers et des comptes sous 30 jours
La livraison de fichiers volumineux avec Dropbox
Transfert (jusqu'à 2 Go)
|
1 utilisateur
3 TB (3 000 GB)
Liaison illimitée entre les appareils
Récupération des fichiers et des comptes sous 180 jours
La livraison de fichiers volumineux avec Dropbox
Transfert (jusqu'à 100 Go)
3 signatures électroniques gratuites par mois
Contrôles avancés du partage et verrouillage des fichiers
|
3+ utilisateurs
5 TB (5 000 GB)
partagée par l'équipe
Liaison illimitée entre les appareils
Récupérer des fichiers ou restaurer l'intégralité de votre compte jusqu'à 180 jours
La livraison de fichiers volumineux avec Dropbox
Transfert (jusqu'à 2 Go)
Signatures illimitées et 3 demandes de signature par mois
Sauvegarde automatique des ordinateurs et connexion des disques externes directement dans le nuage
Protection du contenu et contrôle du partage externe faciles à utiliser
|
3+ utilisateurs
À partir de 15 To (15 000 Go) partagés par l'équipe
Liaison illimitée entre les appareils
Récupérer des fichiers ou restaurer l'intégralité de votre compte pendant une durée maximale d'un an
La livraison de fichiers volumineux avec Dropbox
Transfert (jusqu'à 100 Go)
Signatures illimitées et 3 demandes de signature par mois
Sauvegarde automatique des ordinateurs et connexion des disques externes directement dans le nuage
Surveillance permanente de la sécurité, notifications et alertes
Classification des données pour les informations sensibles et confidentielles.
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Partie 2 . Wondershare PDFelement Cloud : Simplifiez votre flux de travail de signature numérique
Si vous cherchez des alternatives à Dropbox eSign qui offrent une solution complète de signature numérique de contrats, pensez à explorer Wondershare PDFelement Cloud. Développée par Wondershare, cette plateforme offre une généreuse capacité de stockage de 100 Go, garantissant l'accès à vos documents depuis n'importe où, sur n'importe quel appareil, à tout moment. En outre, elle rationalise le processus de collecte des signatures électroniques, le rendant plus rapide, plus pratique et plus sûr sur tous les navigateurs Web.
De plus, lorsque vous utilisez Wondershare PDFelement Cloud, vous pouvez recueillir en temps réel les avis et commentaires de plusieurs personnes sur les documents que vous partagez. Cet outil en ligne vous permet de surligner, souligner et barrer le texte et de laisser des commentaires aux membres de votre équipe et à vos clients directement sur vos fichiers de documents. Améliorez vos efforts de collaboration et votre communication grâce à cette puissante plateforme.
Envoyer des contrats et des documents numériques à l'aide de Wondershare
Le logiciel Wondershare PDFelement Cloud met fortement l'accent sur la possibilité d'envoyer des documents pour recueillir des signatures, ce qui en fait une caractéristique essentielle de la plateforme. Que vous ayez besoin de signer un document personnel ou de recueillir les signatures de plusieurs personnes, cette plateforme se consacre à la fourniture d'un service de premier ordre. Pour envoyer un document à signer, il suffit de suivre les instructions suivantes, étape par étape.
- Allez dans la barre d'outils supérieure et naviguez jusqu'à l'onglet "Se connecter". Vous pouvez lancer une nouvelle tâche de signature : Demander une signature, Envoyer en masse et Créer un modèle.
- Choisissez le document que vous allez envoyer à partir de votre espace de stockage local ou de PDFelement Cloud. Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un document". En outre, vous pouvez définir l'authentification de l'accès pour la demande de signature, et le destinataire devra saisir le mot de passe correct pour terminer le processus de signature.
- Saisissez l'adresse électronique correcte du signataire, puis cliquez sur le bouton "↑" pour l'ajouter au groupe de signataires. Vous pouvez également importer un fichier CSV pour ajouter plusieurs adresses électroniques par lots. En outre, vous pouvez ajouter un CC, qui peut simplement consulter le document.
- Si vous devez modifier l'ordre des signatures, il vous suffit de confirmer la case à cocher et de faire glisser l'icône pour modifier l'ordre. Si vous devez signer un document, il vous suffit de cocher la case et de sélectionner "Signer en premier" ou "Signer en dernier".
- Faites glisser et déposez les champs Signature/Initiales, Date, Titre et Société pour chaque signataire si nécessaire. Vous pouvez également personnaliser une zone à remplir par les signataires, comme l'adresse, le sexe, l'âge, etc. Si vous avez besoin de réutiliser cette mise en page la prochaine fois, vous pouvez l'enregistrer en tant que modèle.
- Après avoir complété l'objet et le contenu de la notification par courrier électronique, défini des rappels et personnalisé le logo de votre marque, envoyez le document pour recueillir immédiatement des signatures électroniques ! Vous pouvez suivre le statut et les détails en fonction de vos besoins.
Partie 3 . PDFelement : Meilleure alternative à Dropbox eSign pour la vérification des signatures numériques
La plateforme d'édition de Wondershare, PDFelement, offre une interface intuitive et conviviale qui s'adresse aussi bien aux débutants qu'aux utilisateurs expérimentés qui recherchent une solution de contrat numérique sur le Web dotée d'excellents outils de création, de fonctions d'annotation et de capacités de conversion PDF efficaces. Cela dit, voici quelques-unes des caractéristiques les plus connues de la plateforme.
Intégration transparente
La plateforme s'intègre de manière transparente aux services de stockage en nuage les plus répandus, tels que Dropbox, Google Drive et OneDrive, ce qui vous permet d'accéder à vos PDF et de les stocker dans le nuage. L'interface intuitive et conviviale de PDFelement le rend accessible aux utilisateurs de tous niveaux, des débutants aux professionnels avancés.
Annotation et balisage
Les utilisateurs peuvent annoter les PDF avec des commentaires, des surlignages, des notes autocollantes et d'autres outils de marquage pour la collaboration et le retour d'information. En outre, les utilisateurs peuvent facilement modifier le texte, les images et d'autres éléments dans les documents PDF, ce qui facilite la mise à jour et la modification du contenu.
Création, modification et conversion de formulaires
PDFelement permet de créer et d'éditer des formulaires interactifs, ce qui le rend adapté aux documents nécessitant des champs de formulaire, des cases à cocher et des menus déroulants. Le logiciel fournit également des outils de conversion PDF efficaces, vous permettant de convertir des PDF dans divers formats tels que Word, Excel, PowerPoint, et plus encore, et vice versa.
Sécuriser et signer les PDF
Le logiciel vous permet d'ajouter des signatures électroniques aux documents PDF, garantissant ainsi la sécurité et l'authenticité de vos fichiers. PDFelement propose des outils permettant d'expurger les PDF d'informations sensibles ou confidentielles, afin de garantir le respect de la vie privée et la conformité aux réglementations.
PDFElement eSign respecte les normes légales
La fonction eSign de PDFelement garantit des normes de sécurité élevées et la conformité avec des réglementations telles que la norme ISO 27001 et l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA). PDFelement procède régulièrement à des évaluations des risques afin d'identifier les menaces et les vulnérabilités potentielles en matière de sécurité. La fonction eSign de PDFelement stocke en toute sécurité les documents signés et conserve un historique détaillé de toutes les activités liées à la signature, garantissant ainsi le respect des exigences en matière d'archivage.
PDFelement est également conforme à la loi E-Sign (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), qui établit la légalité des signatures électroniques aux États-Unis pour la plupart des transactions commerciales et de consommation. La loi E-Sign souligne l'importance de l'authentification et de la vérification de l'identité pour garantir la validité des signatures électroniques.
Comment utiliser les outils PDFelement pour l'envoi et la vérification de documents juridiques
L'interface intuitive et conviviale de PDFelement facilite la demande, l'envoi et la vérification des signatures ou des documents juridiques. Voici un guide rapide sur l'utilisation du logiciel PDFelement eSign.
Étape 1 : Recueillir les signatures d'autres personnes
- Lancez PDFelement et ouvrez l'accord qui nécessite des signatures. Cliquez sur le bouton "Demander une signature électronique" sous l'onglet "Protéger".
Étape 2 : Ajouter vos destinataires
- Dans la fenêtre contextuelle, localisez le champ "Ajouter des destinataires". Ajoutez les adresses électroniques des destinataires dans l'ordre de signature souhaité. Ajustez facilement la séquence de signature à l'aide de la méthode intuitive du glisser-déposer. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le bouton "Ajouter un CC" pour inclure des adresses électroniques à titre d'information.
- Choisissez de signer le document en premier ou en dernier en utilisant l'option "Ajoutez-moi en premier" ou "Ajoutez-moi en dernier".
- Naviguez jusqu'à la section des paramètres et choisissez l'ordre d'envoi des courriels. Définissez la fréquence des rappels afin de garantir que les signatures sont apposées en temps voulu et de manière efficace.
- Cliquez sur le bouton "Suivant" après avoir configuré les paramètres pour continuer.
Étape 3 : Ajouter des champs et assigner des destinataires
- Améliorez l'accord en ajoutant des champs essentiels à remplir. Incorporez des champs tels que Signature/Initiale, Date, Titre et Entreprise. Il est facile de glisser et de déposer ces champs aux endroits appropriés de l'accord. Attribuez chaque champ aux destinataires respectifs si nécessaire.
- Après avoir ajouté les champs obligatoires, assurez-vous que tous les éléments sont en place. Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer l'accord aux destinataires pour signature.
Étape 4 : Suivi de l'accord
Suivez de près l'évolution des signatures en respectant les étapes suivantes :
- Lors de l'envoi de l'accord pour signature, localisez et cliquez sur "Aller à la liste des accords".
- Pour mettre à jour le statut de la signature, il suffit de cliquer sur le bouton "Mise à jour".
- Restez informé des activités des signataires grâce aux notifications par e-mail. Recevoir des mises à jour lorsque les signataires visualisent ou complètent leurs signatures sur l'accord.
Comment valider les signatures et les certifications
Assurez-vous de la validité des signatures recueillies en prenant les mesures suivantes :
- Accédez à l'accord PDF via le panneau "Accord".
- Une fois l'accord ouvert, observez une notification indiquant "Signé et toutes les signatures sont valides".
- Cliquez sur "Gérer les signatures" sous l'onglet "Protéger". Choisissez l'option "Valider toutes les signatures" pour continuer.
- Vérifiez les informations relatives aux signatures numériques dans la fenêtre "Valider toutes les signatures". Accédez à l'historique des modifications du document depuis l'application de la signature.
- Sélectionnez "Détails du certificat..." dans la fenêtre pour examiner le certificat.
Conclusion
Dans l'environnement commercial actuel, on observe une évolution notable vers la normalisation des accords numériques, y compris les contrats et divers documents. De nombreuses entreprises explorent de manière proactive une signature numérique des documents plus sûre et plus efficace. Par conséquent, elles adoptent progressivement des solutions de signature numérique telles que Dropbox e-signature et Wondershare PDFelement Cloud pour optimiser et simplifier leurs flux de traitement des documents.
Cependant, si vous êtes à la recherche d'une plateforme de contrats numériques en ligne dotée de capacités de création exceptionnelles, de fonctionnalités de conversion PDF efficaces et de prix forfaitaires compétitifs, PDFelement est un choix exceptionnel.
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