Les signatures d'accord sont des éléments critiques des processus contractuels, représentant l'engagement formel et contraignant d'une ou plusieurs parties aux termes et conditions énoncés dans un accord ou contrat légal. Indépendamment du support, signer un accord a un poids juridique et est crucial pour établir et faire respecter les relations contractuelles dans les domaines des affaires, du droit et de nombreux autres secteurs.
Dans cet article, des sujets tels que l'importance des signatures de contratseront abordés, ainsi que la différence entre les signatures manuscrites et les signatures numériques. De plus, avec l'essor de la signature numérique des contrats, l'article indiquera à quel point la signature numérique des contrats est sûre et pratique.
Partie 1 : Signatures traditionnelles manuscrites vs signatures numériques pour la validation des contrats
Lorsqu'il s'agit de signer un contrat, deux types de signatures peuvent être utilisés. Il s'agit de signatures numériques et de signatures manuscrites. En quoi diffèrent-ils les uns des autres ? Découvrez-le ci-dessous.
Qu'est-ce qu'une signature manuscrite ?
La signature manuscrite fait référence à une signature réelle créée à l'aide d'un stylo ou d'un autre instrument d'écriture sur un document papier. On parle de signature "manuscrite " pour la distinguer de la signature électronique ou numérique, qui est créée électroniquement sans utilisation d'encre physique sur le papier. Les signatures manuscrites sont couramment utilisées dans diverses situations pour des raisons juridiques et pratiques.
Quand et où devriez-vous utiliser une signature manuscrite ?
Il est important de noter que, bien que les signatures manuscrites jouent un rôle dans de nombreux contextes juridiques et officiels, les signatures électroniques et numériques sont de plus en plus reconnues et acceptées dans diverses juridictions. Voici quelques cas de signatures manuscrites couramment utilisés.
- Documents juridiques
- Formes de gouvernement
- Activités financières
- Exigences relatives aux témoins
- Exigences légales spécifiques
- Préférence ou tradition
Qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Une signature numérique de contrat, également appelée signature électronique ou Esign, est une forme de signature utilisée pour signer et authentifier des contrats et des accords numériques. Ces signatures sont générées électroniquement, souvent à l'aide de logiciels ou de plateformes spécialisés, et sont conçues pour fournir un moyen sûr et légalement reconnu d'exprimer son consentement et d'accepter les termes du contrat.
Légalité des contrats signés numériquement
La légalité des signatures numériques et électroniques varie d'un pays à l'autre et est soumise à des lois et réglementations spécifiques. De nombreux pays disposent de lois ou de règlements spécifiques régissant les signatures électroniques. Par exemple, l'Electronic Signatures in Global and National Trade Act (ESIGN) et l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) constituent le cadre juridique des signatures électroniques aux États-Unis.
Dans certains secteurs, tels que les soins de santé (HIPAA aux États-Unis) et les services financiers (par exemple, la loi E-SIGN et l'UETA aux États-Unis), des réglementations spécifiques peuvent régir l'utilisation des signatures numériques pour garantir la confidentialité des données. De même, plusieurs accords internationaux, tels que la Convention des Nations unies sur l'utilisation de communications électroniques dans les contrats internationaux (CNUDCI), encouragent l'utilisation de signatures électroniques et reconnaissent leur validité juridique dans les ventes transfrontalières.
Partie 2 : Avantages de la signature électronique des contrats
Bien que les signatures de contrat manuscrites et numériques servent le même objectif, les signatures numériques s'imposent de plus en plus comme la norme en matière de signature de contrat, et ce pour plusieurs raisons. L'une d'entre elles est l'évolution des besoins et de la conformité des organisations modernes. Voici quelques-uns des avantages que les signatures électroniques procurent aux utilisateurs.
Efficacité
La signature électronique des contrats réduit considérablement le temps nécessaire à la signature et à la finalisation des contrats. Grâce aux signatures électroniques, les contrats peuvent être signés, exécutés et réalisés en quelques minutes ou quelques heures, au lieu de plusieurs semaines, comme l'exigent les signatures physiques. Ce type d'efficacité est crucial pour les entreprises ou toutes les organisations qui souhaitent conclure rapidement des projets et des accords.
Économies de coûts
L'adoption de signatures électroniques permet de réaliser des économies en réduisant les coûts d'impression, d'envoi et de stockage des documents physiques. Les organisations économisent de l'argent sur le papier, l'encre, l'affranchissement et l'espace de stockage physique. Au fil du temps, ces économies peuvent être substantielles.
Intégration aux processus d'entreprise
Les contrats de signature numérique s'intègrent souvent de manière transparente à d'autres logiciels et systèmes d'entreprise, ce qui permet aux organisations d'intégrer les signatures numériques dans leurs processus et flux de travail existants.
Conformité
De nombreux contrats Esign sont conçus pour répondre aux réglementations sectorielles et aux normes de conformité, garantissant ainsi que les accords sont exécutés conformément à la loi.
Sécurité
Les principales solutions de signature électronique de contrats intègrent des mesures de sécurité robustes, notamment des technologies de cryptage et de lutte contre la falsification, afin de garantir l'intégrité du contrat signé.
Considérations environnementales
Les entreprises et les particuliers sont de plus en plus conscients de leur impact sur l'environnement. L'utilisation de signatures numériques réduit la consommation de papier, contribuant ainsi aux efforts de développement durable.
Cela dit, la recherche d'une application ou d'un outil permettant d'obtenir une signature numérique transparente peut s'avérer décourageante. Si vous êtes en train d'en chercher un, pourquoi ne pas essayer PDFelement ?
Partie 3 : PDFelement : Le meilleur outil de signature pour la signature de contrats
PDFelement est un logiciel puissant et polyvalent conçu pour travailler avec des fichiers PDF (Portable Document Format). PDFelement offre une variété d'outils et de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de créer, d'éditer, de convertir, d'annoter et de gérer efficacement les documents PDF.
La fonction Request eSign de PDFelement vous permet d'envoyer des documents PDF à plusieurs parties en toute sécurité et par voie électronique, tout en respectant diverses normes de conformité légales et réglementaires. PDFelement eSign est conforme aux normes industrielles (ISO 27001, HIPAA), aux réglementations relatives à la protection des données (GDPR) et à d'autres normes liées à la sécurité sur Internet (PDS2, Swift, CMMC et NITES).
Comment envoyer des PDF pour signature électronique à plusieurs parties en toute sécurité ?
Lors de la signature d'un accord numérique, il est essentiel de disposer d'un moyen sûr mais solide pour y parvenir. La plateforme PDFelement dispose des outils nécessaires pour envoyer des contrats à plusieurs parties. Voici un guide étape par étape.
Étape 1 : Recueillir les signatures d'autres personnes
- Lancez PDFelement et ouvrez l'accord qui nécessite des signatures. Cliquez sur le bouton "Demander une signature électronique", situé sous l'onglet "Protéger".
Étape 2 : Ajouter vos destinataires
- Dans la fenêtre contextuelle, localisez le champ "Ajouter des destinataires". Ajoutez les adresses électroniques des destinataires dans l'ordre de signature souhaité. Ajustez facilement la séquence de signature à l'aide de la méthode intuitive du glisser-déposer. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le bouton "Ajouter un CC" pour inclure des adresses électroniques à titre d'information.
- Choisissez de signer le document en premier ou en dernier en utilisant l'option "Ajoutez-moi en premier" ou "Ajoutez-moi en dernier".
- Naviguez jusqu'à la section des paramètres et choisissez l'ordre d'envoi des courriels désiré. Définissez la fréquence des rappels afin de garantir que les signatures sont apposées en temps voulu et de manière efficace.
- Cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer après avoir configuré les paramètres.
Étape 3 : Ajouter des champs et assigner des destinataires
- Améliorez l'accord en ajoutant des champs essentiels à remplir. Incorporez des champs tels que Signature/Initiale, Date, Titre et Entreprise. Il est facile de glisser et de déposer ces champs aux endroits appropriés de l'accord. Attribuez chaque champ aux destinataires respectifs si nécessaire.
- Après avoir ajouté les champs obligatoires, assurez-vous que tous les éléments sont en place. Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer l'accord aux destinataires pour signature.
Étape 4 : Suivi de l'accord
Suivez de près l'évolution des signatures en respectant les étapes suivantes :
- Lors de l'envoi de l'accord pour signature, localisez et cliquez sur "Aller à la liste des accords".
- Pour mettre à jour le statut de la signature, il suffit de cliquer sur le bouton "Mise à jour".
- Restez informé des activités des signataires grâce aux courriels de notification. Recevoir des mises à jour lorsque les signataires visualisent ou complètent leurs signatures sur l'accord.
- Une fois le processus de signature finalisé, localisez et accédez à votre document dans le panneau "Accord".
- Dans le panneau de droite, vous trouverez un affichage complet de toutes les activités associées à l'accord. Cela permet d'avoir une vision claire de l'ensemble du parcours de signature.
- Téléchargez l'accord lui-même et le rapport d'audit complet. Le rapport d'audit présente toutes les activités de signature pour examen.
Étape 5 : Validation des signatures de l'accord
Assurez-vous de la validité des signatures recueillies en prenant les mesures suivantes :
- Accédez à l'accord PDF via le panneau "Accord".
- Une fois l'accord ouvert, observez une notification indiquant "Signé et toutes les signatures sont valides".
- Cliquez sur "Gérer les signatures" sous l'onglet "Protéger". Choisissez l'option "Valider toutes les signatures" pour continuer.
- Dans la fenêtre "Valider toutes les signatures", vérifiez les informations relatives aux signatures numériques. Accéder à l'historique des modifications du document depuis l'application de la signature.
- Pour examiner le certificat, sélectionnez "Détails du certificat..." dans la fenêtre.
Comment signer des contrats au format PDF à l'aide de la fonction eSign de PDFelement ?
Au contraire, si vous recevez un contrat numérique en format PDF, voici les étapes à suivre grâce à la fonction eSign de PDFelement.
Étape 1 : Ouvrir PDFelement et naviguer vers les accords
Lancez PDFelement sur votre ordinateur et accédez simplement au panneau Accord. Double-cliquez sur l'accord intitulé "En attente de signature" pour lancer la procédure de signature.
Étape 2 : Lancer la procédure d'inscription
Cliquez sur la balise "Signer" pour accéder aux champs de signature et aux autres champs dans lesquels vous devez saisir les informations demandées.
Étape 3 : Sélection de la méthode de signature préférée
Sélectionnez le champ de la signature, puis choisissez la méthode de signature que vous préférez :
- Télécharger : Importez une image de votre signature.
- Dessiner : Dessinez votre signature dans le champ.
- Saisir : Saisissez votre nom, avec des options pour la couleur et le style de la police.
Cliquez sur "OK" pour appliquer votre signature.
Étape 4 : Exécution de la procédure d'accord contractuel
Au bas de l'interface, une notification confirmera que vous acceptez les conditions et la divulgation du client pour faire des affaires par voie électronique avec l'expéditeur. Cliquez sur le bouton "Cliquer pour signer" et sur "Suivant" pour terminer la procédure.
Comment utiliser la fonctionnalité eSign de PDFelement pour signer un accord par le biais d'un lien e-mail ?
Dans certains cas, vous pouvez recevoir une signature d'accord accompagnée d'un lien en pièce jointe. Ceci étant dit, voici un guide rapide pour accéder au contrat et le télécharger à l'aide du logiciel PDFelement.
Étape 1 : Accès à l'accord
Accédez à l'accord à partir du courriel de notification et cliquez sur le bouton "Signer le document".
Étape 2 : Accepter les conditions de confidentialité
Cochez la case "J'accepte le CLUF et la protection de la vie privée pour l'utilisation de documents et de signatures électroniques", puis cliquez sur "Continuer".
Étape 3 : Remplir les champs de signature
Cliquez sur le champ "Signature/Initiale".
Pour les nouveaux utilisateurs, créez une signature en utilisant l'une des trois méthodes suivantes :
- Type : Tapez votre nom dans le champ avec les options de couleur de la signature.
- Télécharger : Parcourez et sélectionnez une image de votre signature.
- Dessiner : Dessinez votre signature dans le champ.
Étape 4 : Sauvegarder votre signature électronique
Cliquez sur "Enregistrer". La signature sera appliquée à l'accord, et la signature ajoutée est sauvegardée en toute sécurité dans Wondershare PDFelement Cloud pour une utilisation ultérieure.
Étape 5 : Télécharger l'accord
Cliquez sur "Télécharger" et sélectionnez une option :
- Seulement PDF : Télécharger l'accord ;
- Télécharger le PDF et le rapport d'audit : Téléchargez l'accord et le rapport d'audit dans un fichier zippé ;
- Télécharger le PDF et le rapport d'audit sous forme de fichier combiné : Téléchargez l'accord et le rapport d'audit dans un fichier PDF combiné.
Étape 6 : Réception du document entièrement signé
Lorsque toutes les parties auront signé l'accord, vous recevrez un courriel vous permettant d'accéder au document entièrement signé.
Conclusion
La signature électronique des contrats est un moyen rapide et efficace d'approuver les accords sans compromettre les détails sécurisés de tout document important. L'utilisation des outils d'édition PDF polyvalents et riches en fonctionnalités de PDFelement, tels que la fonction de signature électronique des contrats, offre une interface conviviale qui permet à tout un chacun de signer facilement des contrats d'accord PDF. Outre les signatures, PDFelement propose un large éventail d'outils d'annotation et de balisage qui vous permettent d'ajouter des commentaires, des surlignages, des tampons et des notes aux contrats d'accord, facilitant ainsi la collaboration et le retour d'information.
Si vous cherchez un moyen rapide et efficace d'exécuter numériquement des contrats non signés, PDFelement est l'application qu'il vous faut. Non seulement le logiciel est conçu pour faciliter la signature de contrats numériques, mais il vous permet également d'effectuer facilement d'autres tâches d'édition liées au format PDF.
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