Réunion Zoom - Tout ce que vous devez savoir

Vous n'arrivez pas à naviguer dans une réunion Zoom ? Vous voulez tirer le meilleur parti de la réunion Zoom ? Oui, c'est le bon endroit pour vous. Dans cet article, vous recevrez un guide détaillé sur tout ce que vous devez savoir sur la réunion zoom en 2022.

Qu'est-ce que Zoom Meeting ?

La conférence vidéo transforme rapidement la façon dont nous interagissons et traitons nos affaires dans le monde entier. La plate-forme de communication à distance efficace nous a donné le goût de la flexibilité et de la commodité du travail. Pour faciliter cette incroyable communication à distance, un logiciel de conférence vidéo est indispensable. Zoom, un logiciel de vidéoconférence basé sur le cloud, est une plateforme puissante et très utilisée pour les réunions de vidéoconférence, les chats en direct, les audioconférences et les webinaires, entre autres. Selon le rapport 2019 sur l'état de la conférence vidéo, les utilisateurs de Zoom arrivent en tête dans la catégorie des utilisateurs susceptibles de commenter positivement leur plateforme. Plusieurs recherches ont classé Zoom comme la plateforme logicielle de conférence vidéo la plus populaire auprès des entreprises comptant 500 employés ou moins. Il arrive également en deuxième position après Skype comme solution pour les entreprises de plus de 500 employés. Dans un environnement de travail typique, Zoom est couramment utilisé dans les réunions Zoom et les salles Zoom.

Les réunions Zoom font référence à une réunion à distance hébergée par la plateforme Zoom et constituent la base de l'établissement de Zoom. Zoom meetings n'est rien d'autre qu'une conférence vidéo où des plates-formes de réunion colocalisées peuvent communiquer directement et de manière transparente. Tout participant peut décider de se joindre à la réunion en y assistant physiquement, par le biais d'une webcam ou d'une caméra de vidéoconférence, ou en utilisant le téléphone.

Zoom Room, quant à lui, est une combinaison de matériel qui permet aux entreprises d'organiser des réunions Zoom à partir des salles de conférence de leur choix. Ces systèmes matériels sont dotés d'un logiciel défini qui permet aux utilisateurs de programmer, de lancer et d'exécuter des réunions zoom par simple pression d'un bouton. Les salles Zoom sont des solutions appropriées pour les grandes entreprises qui emploient de nombreux salariés et qui prévoient plusieurs réunions. En plus de l'abonnement normal à Zoom, les salles Zoom nécessitent des abonnements supplémentaires. La mise en place d'une salle Zoom nécessite un certain nombre de choses pour fonctionner efficacement. Ils comprennent.

• Ordinateur - Il est utilisé pour la synchronisation et le déroulement des réunions Zoom.
• Tablettes des participants - Les participants utiliseront les tablettes pour lancer Zoom Meetings et y prendre part.
• Microphone pour recevoir l'audio des participants.
• Caméra pour prendre des vidéos en direct.
• Des haut-parleurs pour diffuser des sons en direct.
• Une TVHD appropriée pour afficher les participants à la réunion et tout ce qui est présenté pour être partagé.
• Câble HDMI pour afficher ce qui se trouve sur l'écran de l'ordinateur sur l'écran du téléviseur.
• Câble Internet pour connecter les appareils respectifs à Internet.

Comment commencer à utiliser Zoom

Démarrer avec Zoom n'est pas une tâche difficile après tout. Cependant, vous devez avoir les connaissances nécessaires et planifier avant d'appuyer sur la gâchette.

1. Choisissez le plan qui convient à votre groupe

Zoom propose jusqu'à quatre abonnements/options tarifaires et les utilisateurs peuvent choisir en fonction de la nature du travail à effectuer. Il existe des plans gratuits, pro, business et entreprise.

• Zoom libre comme son nom l'indique, est un plan gratuit idéal pour tester la plateforme Zoom. Ce plan n'est pas limité en termes de nombre de réunions qu'il peut tenir, mais chaque session ne peut durer plus de 40 minutes. Malheureusement, l'enregistrement n'est pas pris en charge.
• Zoom pro coût : 14,99 $/mois/hôte de réunion. Il collabore de manière très efficace, quel que soit le lieu de la réunion. Contrairement à la version gratuite, la version pro permet l'enregistrement des réunions et la tenue de réunions de groupe d'une durée de 24 heures.
• Zoom business coûte 19,99 $/mois/hôte de réunion. Il est enrichi de fonctionnalités étonnantes spécialement conçues pour les entreprises, telles que l'url et la marque de l'entreprise, les transcriptions et le support client. Il est idéal pour les petites et moyennes entreprises dont les équipes se réunissent régulièrement.
• Zoom Entreprise coûte 19,99 $/mois/hôte de réunion. Il convient aux entreprises de plus de 1000 employés. Il existe notamment un stockage illimité dans le cloud pour les enregistrements, des réductions pour les webinaires et les Zoom Rooms, ainsi qu'un gestionnaire de réussite adapté aux besoins du client.

2. Télécharger le plan de zoom souhaité

Une fois que vous avez choisi un plan approprié, inscrivez-vous et téléchargez Zoom sur votre ordinateur. À l'exception du plan gratuit, tous les autres comptes doivent être signés par l'administrateur système. Pour configurer les salles Zoom, téléchargez "Zoom Rooms for Conference Room" et "Zoom Room Controller" respectivement sur l'ordinateur principal et la tablette.

3. Synchroniser le zoom avec le calendrier

La synchronisation de Zoom avec votre calendrier permet d'ajouter facilement les horaires qui apparaissent sur votre calendrier aux réunions Zoom via un lien pour permettre aux participants distants de se joindre facilement. Pour synchroniser Zoom avec le calendrier, allez dans "Paramètres", > "Réunions", > "Calendriers synchronisés". Activez maintenant "Synchroniser les réunions Zoom à partir des calendriers", puis choisissez les calendriers que vous souhaitez synchroniser avec votre Zoom. Pour les salles Zoom, la synchronisation se fait avec le calendrier partagé par les participants.

4. Programmer des réunions via Zoom

Vous pouvez programmer des réunions à l'aide de Zoom en utilisant soit le calendrier, soit l'application Zoom elle-même. Pour les nouvelles réunions, cliquez sur l'option "Nouvelle réunion" dans la fenêtre d'accueil de Zoom. Pour réserver une réunion Zoom pour l'avenir, il suffit d'aller dans l'onglet "Schedule Meeting". Une fois que vous êtes connecté aux réunions Zoom, vous pouvez accéder à une variété de fonctions telles que les paramètres du microphone, l'enregistrement, la création de graphiques et l'invitation d'autres participants à la réunion, entre autres.

5 conseils de pro pour utiliser le zoom

L'utilisation appropriée de Zoom pour le besoin en question est une bonne décision pour tout utilisateur. Avant de vous lancer sur cette plateforme, il est conseillé de comprendre certains des conseils pour une utilisation correcte de Zoom afin de rendre votre réunion Zoom efficace et étonnante.

1. Personnaliser les paramètres du zoom

Il s'agit de définir des préférences pour les réunions Zoom auxquelles vous participerez. Il existe toute une série de paramètres que vous pouvez définir en fonction des circonstances entourant la réunion : vidéo, audio, accessibilité, etc. Vous pouvez ajouter des filtres à votre Webcam en cliquant sur "Retoucher mon apparence" pour éviter d'avoir à vous maquiller avant de rejoindre une réunion. Pour éviter que votre visage n'apparaisse sur le grand écran lorsque vous rejoignez une réunion, il est important de "Désactiver ma vidéo lorsque je rejoins une réunion".

2. Enregistrer les réunions Zoom cruciales

Il existe plusieurs scénarios qui justifient l'enregistrement d'une réunion. Supposons que certains membres ne soient pas présents à la réunion et qu'ils aient besoin d'obtenir le compte rendu plus tard ou que la réunion ne soit qu'une étape d'un projet à long terme. Les enregistrements de Zoom peuvent être effectués sur le cloud ou sur votre appareil pour une visualisation ultérieure.

3. Synchroniser Zoom avec Slack

Pour les utilisateurs de Zoom qui utilisent Slack pour communiquer en temps réel, vous pouvez intégrer votre administrateur système à Zoom et Slack pour assurer une conférence vidéo rapide et transparente. Tenter de communiquer quelque chose de compliqué en utilisant uniquement du texte en tant que membre travaillant à distance peut s'avérer assez difficile. Pour éviter de devoir réserver une réunion Zoom à l'aide de votre calendrier de synchronisation, tapez simplement "/zoom" dans Slack. En faisant cela, un lien vers la réunion sera affiché directement sur votre compte Slack ainsi que sur ceux des autres membres. Il suffit de cliquer sur le lien et d'être redirigé vers la réunion.

4. Mettez vous en sourdine lorsque ce n'est pas à vous de parler.

Quel que soit le logiciel que vous utilisez, il est évident que l'étiquette de base de la conférence vidéo consiste à se mettre en sourdine lorsque ce n'est pas à vous de parler. Cela permet de réduire les destructions possibles dues au bruit. Vous pouvez choisir de couper le son automatiquement lorsque vous rejoignez la réunion et de le rétablir lorsque c'est votre tour. Vous pouvez effectuer ces réglages dans l'onglet Audio selon vos préférences.

5. Associez Zoom à la caméra de conférence appropriée

Zoom, comme nous l'avons déjà mentionné, est un excellent logiciel de conférence vidéo. En outre, il suffit de quelques clics pour que les choses se mettent en place. Pour une meilleure expérience entre les membres de la réunion Zoom situés dans le même lieu ou à distance, il est important que vous choisissiez une caméra de conférence appropriée. Cette caméra doit être capable de capturer clairement tous les participants, ce qui leur donnera l'impression de faire partie de la réunion.

Une alternative meilleure et moins chère aux réunions Zoom

Bien que le logiciel de réunion Zoom soit un logiciel puissant et l'une des plateformes de conférence les plus populaires, il n'est pas vraiment sans défaut. Comme vous l'avez vu, un meilleur plan a toujours un coût et peut drainer les entreprises ou les institutions sur le plan financier. Pour éviter cela, ClickMeeting est la solution idéale pour vous. La plateforme de webinaires basée sur un navigateur est un excellent outil pour les démonstrations de produits, les webinaires, les réunions d'affaires et les cours en ligne. L'éventail de fonctionnalités enrichies, couplé à la facilité d'utilisation, aux réseaux de sauvegarde de centres de données sécurisés dans le monde entier, à la qualité abordable et aux webinaires personnalisables, incarne la pointe de glace de ce qu'il faut expérimenter sur cette plateforme.

Caractéristiques de ClickMeeting :

• Préparer et inviter - La préparation de votre salle de webinaire et des éléments associés est assez simple. Il suffit de quelques clics pour créer une salle de webinaire attrayante. Vous pouvez accéder aux webinaires payants, aux webinaires automatisés, aux modules complémentaires, à la chronologie des webinaires.
• Courir et interagir - Vous pouvez organiser des sessions de webinaires interactives et irréprochables avec n'importe quel appareil et système d'exploitation. La liste des fonctionnalités de la rubrique "Run and interact" comprend, entre autres, une nouvelle salle, une salle de webinaire, un flux sur Facebook ou YouTube et une présentation.
• Analyser et partager - L'ensemble des fonctionnalités de la rubrique "Analyser et partager" vous permet de renforcer la relation avec les participants et de prévoir les tendances importantes. Vous pouvez obtenir des statistiques sur les webinaires et les participants, des webinaires à la demande, l'enregistrement de webinaires et le partage de médias sociaux, entre autres.

Pourquoi ClickMeeting :

• Simple - Cette plateforme de vidéoconférence fonctionne sur tous les appareils et systèmes d'exploitation. L'installation est facile et son accessibilité est grande.
• Extensibilité - Les webinaires sont entièrement personnalisables et vous pouvez ajouter vos applications à l'aide d'une API avancée afin d'obtenir une solution puissante pour les membres et les organisations.
• Une qualité abordable - ClickMeeting propose des plans abordables avec un service de qualité. Vous pouvez utiliser la version d'essai pendant 30 jours pour tester ses fonctionnalités avant de vous engager à payer.
• • Fiable - L'existence de réseaux de sauvegarde de centres de données sécurisés dans le monde entier, dotés d'une bande passante et d'une capacité énormes, en fait une plateforme fiable.
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