100% sûr | Sans publicité |
soutenir
Maintenant que nous vivons à une époque où tout est numérisé, l'utilisation de journaux physiques est devenue très rare. Les gens sont toujours en mouvement et, franchement, personne n'a assez de temps pour s'asseoir à un endroit et lire quelque chose attentivement. Cet article vous présente un moyen de lire des documents depuis la paume de votre main.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie- Partie 1. Quels sont les problèmes dans le processus d'électronisation des fichiers ?
- Partie 2. Comment transformer les archives papier en fichiers électroniques
- Partie 3. Comment créer des archives PDF
- Partie 4. Comment améliorer la fonction des archives PDF
- Partie 5. Utilisation des documents électroniques PDF
Partie 1. Quels sont les problèmes dans le processus d'électronisation des fichiers ?
La majorité de la population mondiale utilise la lecture des PDF à des fins professionnelles. Les organisations qui souhaitent utiliser des supports numériques pour sauvegarder leurs fichiers sont confrontées à des problèmes de production et de conservation à long terme, ainsi qu'à la nécessité de rendre l'information conviviale. L'âge et la qualité des documents bruts sont des facteurs nécessaires qui sont utilisés pour déterminer le temps et l'effort qui sont appliqués pour atteindre l'objectif de préservation.
1. Coût
Le processus de numérisation de documents ou de papiers comprend avant tout la numérisation. Chaque page doit être scannée correctement, afin que tout ce qui s'y trouve soit clairement visible. Les fichiers doivent être scannés minutieusement, puis convertis au format PDF. Ce balayage, s'il était effectué sur une plus grande échelle, aurait un coût total important. Si vous le faites vous-même à l'aide d'une application, cela peut même être gratuit.
2. Compatibilité
Tous les types de fichiers numérisés ne sont pas toujours compatibles avec chaque type d'appareil électronique. Par exemple, certains téléphones ou tablettes n'ouvrent pas les fichiers docx à moins d'avoir installé une application. Pour cette raison, la compatibilité ne sera élevée que si le papier est numérisé en un document PDF.
Les fichiers PDF sont plus facilement lisibles sur la plupart des appareils Android et iOS. Ils ne sont pas non plus facilement modifiables, ce qui évite tout risque de modification des informations.
3. Récupérer et archiver
Lorsqu'un grand nombre de fichiers PDF sont créés, il devient plus facile de les gérer car ils occupent très peu d'espace mémoire et peuvent être stockés électroniquement. Lorsqu'il s'agit d'archiver et de récupérer des documents physiques, il faudrait des rangées et des colonnes d'étagères pour stocker des documents datant de centaines d'années.
Sur le plan numérique, cependant, on pourrait créer des fichiers séparés en fonction de l'année et des dates et stocker chaque document respectif dans le dossier spécifié. Ce processus permet de retrouver beaucoup plus facilement et rapidement un fichier dont on a besoin. Ainsi, la gestion des fichiers devient beaucoup plus facile.
Partie 2. Comment transformer les archives papier en fichiers électroniques
La numérisation des archives papier peut être un processus fastidieux et long. Mais avec un peu de patience et de travail, tous vos fichiers peuvent être numérisés en quelques heures ou quelques jours, en fonction de leur nombre.
1. Organiser les dossiers papier
La première chose à faire est d'organiser vos fichiers. Tous les papiers de ce dossier spécifique doivent être conservés en ordre, afin de ne pas créer de problèmes lors de la numérisation. En outre, tous les autres fichiers doivent également être placés dans un certain ordre. Que ce soit par ordre chronologique ou alphabétique. Ce processus permettra de rationaliser la partie numérisation de votre document.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie
2. Numériser des fichiers papier
Une fois cette opération effectuée, vos documents sont enfin prêts à être numérisés ! Cela aussi peut se faire de deux manières. Si vous avez beaucoup de documents à numériser, il peut être plus sage d'utiliser simplement un scanner. Mais, s'il s'agit d'un court document de deux pages et que vous devez le numériser de toute urgence, vous pouvez toujours utiliser l'appareil photo de votre téléphone.
Lorsque vous utilisez un scanner, vous devez placer la page à numériser face vers le bas sur la surface du scanner et fermer le couvercle par-dessus. Cliquez sur le bouton de numérisation à partir de votre ordinateur et en quelques secondes, vous aurez votre page numérisée disponible sur votre ordinateur.
Une fois toutes les pages numérisées, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer un PDF" et votre document PDF sera prêt. L'ensemble du processus est également expliqué sur le site pdf.wondershare.com.
Lorsque vous utilisez un téléphone, vous devez avoir installé une application capable de convertir les images en fichiers PDF. Une fois que vous l'avez, il vous suffit de placer votre document dans un endroit bien éclairé et de prendre une photo nette de la page. Et ensuite, le processus suivant sera juste de créer le document PDF.
3. Vérifiez le document numérisé
Après avoir pris des photos ou numérisé les pages du document, vous devez simplement revérifier les images pour vous assurer que tout le texte est visible et que les pages reçues sont dans le bon ordre.
4. Faire d'autres documents électroniques
D'autres types de fichiers électroniques qui ne sont pas des fichiers PDF peuvent également être créés. Par exemple, si une personne numérise des photos pour les envoyer à quelqu'un, elle peut les enregistrer au format JPEG ou PNG, qui sont tous deux des types de fichiers spécifiques aux images.
Partie 3. Comment créer des archives PDF
1. Convertir et fusionner des fichiers sources en documents PDF
Nous pouvons facilement fusionner plusieurs fichiers en un seul grand document PDF en utilisant le logiciel PDFelement.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie
Une fois l'application téléchargée et installée, il suffit de sélectionner quelques documents, puis de cliquer sur l'option permettant de les combiner en PDF. Ils peuvent tous être des documents avec des extensions de fichiers différentes.
2. Définissez le signet pour le document PDF
Parfois, quand on lit, on a besoin de faire une pause et de faire autre chose. Lorsque vous avez affaire à un livre physique, vous pouvez simplement placer un signet et poursuivre votre journée. Toutefois, lorsqu'il s'agit de livres numériques, vous devez également marquer votre livre d'un signet numérique. Vous sélectionnez sur la page ou le texte et vous choisissez l'action pour mettre la page en signet.
Partie 4. Comment améliorer la fonction des archives PDF
1. Modifier un document PDF
L'édition des PDF n'est pas une tâche difficile, nous pouvons traduire des images ou des textes imprimés en texte lisible par machine en utilisant la reconnaissance optique de caractères (ROC). Si vous devez éditer le document PDF, vous devez d'abord le convertir pour le lire au format lisible par le texte ; l'OCR est l'outil essentiel pour la conversion.
L'une des fonctions les plus utilisées est l'édition de texte. Si vous êtes professeur ou responsable dans un bureau, cette fonction vous sera certainement utile. En lisant un PDF, les gens rencontrent de nombreuses erreurs. Pour modifier les erreurs, l'édition de texte est une fonction très pratique. La plupart du temps, le reformatage du texte devient également indispensable pour l'utilisateur. Pour ajouter des commentaires au fichier, l'édition de texte est la fonction à utiliser. Cette fonction est également assurée par PDFElement.
2. Paramètres de sécurité pour les documents PDF
Parfois, il y a des fichiers sensibles que les gens ne veulent pas que les autres voient. Ces fichiers peuvent être sécurisés à l'aide d'un mot de passe afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Les fichiers PDF peuvent également être chiffrés. Vous pouvez crypter uniquement des parties du document ou l'ensemble du document, définir ou supprimer des mots de passe et modifier les autorisations d'accès pour limiter ou autoriser l'édition et l'impression du document.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie
Partie 5. Utilisation des documents électroniques PDF
1. Archives électroniques et physiques
L'archivage des documents électroniques PDF doit être considéré comme une priorité, car il facilite l'utilisation ultérieure des données. La gestion des fichiers de documents PDF est nécessaire pour conserver l'enregistrement et sauvegarder l'information par le biais d'une bi-méthodologie (archives électroniques et physiques). Dans la méthode de production, de traitement et de conservation, il est crucial de rechercher l'équipement qui a été utilisé. Il doit être testé avant d'être utilisé afin de déterminer l'efficacité et la fiabilité du système, et également pour analyser sa capacité à prendre ces données et à les conserver dans leur forme brute.
2. Référence informatique au lieu de référence manuelle
Les archives référencées par ordinateur sont plus pratiques à utiliser que les archives référencées manuellement car elles sont facilement consultables. Ils permettent d'économiser le temps et les efforts nécessaires pour parcourir manuellement les archives et les dossiers afin de rechercher un seul document.
Conclusion
Lorsque vous lisez un document PDF, vous disposez d'un grand nombre d'options à l'écran. Il est essentiel pour vous d'acquérir le savoir-faire de chaque fonctionnalité disponible. Ils sont plus pratiques à gérer et à utiliser et permettent d'économiser beaucoup de temps, d'espace et d'efforts pour stocker les papiers ou les fichiers dans un espace physique. Il est également beaucoup plus facile de lire des articles dans des fichiers PDF plutôt que dans un grand journal ou un livre lourd.
Vous pouvez commencer à utiliser le moyen le plus simple de gérer les PDF à l'aide de PDFelement sur le bureau, le mobile et le web.
Clara Durand
chief Éditeur