Tout d’abord, si vous souhaitez passer au 100% numérique, il va falloir que vous acceptiez le fait de vous passer du format papier. Ensuite, vous avez simplement besoin de vous procurer une bonne solution de gestion de documents doté d'un système de classement. Il est important de comprendre quel système est le meilleur pour votre organisation car ces derniers présentent des caractéristiques, des avantages et même des prix différents. Notre guide vous aidera à choisir celui qui vous conviendra le mieux parmi les meilleurs que vous pouvez trouver sur le marché.
Les 4 meilleurs systèmes dématérialisés pour gérer vos documents
1. PDFelement pour Entreprise - Modifiez des documents PDF numérisés
PDFelement pour Entreprise a été conçu pour tous les types d’entreprises, petites, moyennes et grandes. C'est la solution parfaite pour traiter des documents PDF ainsi que des documents numérisés et, comme tout le monde le sait, le format PDF est de plus en plus populaire auprès des entreprises. Par exemple, les fichiers confidentiels les plus importants sont très souvent au format PDF, les contrats, les règlements, etc.
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L’avantage principal lorsque vous passez à un système de classement dématérialisé, c’est que vous pourrez modifier vos fichiers PDF numérisés ainsi que vos images numérisées. En l’occurrence, PDFelement dispose d’une fonctionnalité OCR qui vous permet de le faire. La technologie OCR permet de transformer des PDF numérisés en textes modifiables et consultables et donc, d’y apporter facilement des modifications si nécessaire.
- Ristournes pour l’achat de licences en volume pour entreprises.
- Solution PDF tout-en-un.
- Possibilité de gérer plusieurs aspects de vos fichiers PDF.
- Personnalisation en fonction des besoins de votre propre entreprise.
100% sécurité garantie100% sécurité garantie100% sécurité garantie2.CrashPlan – Sauvegarde de documents
Leur devise est plutôt efficace « La sauvegarde informatique rendue simple ». CrashPlan permet aux entreprises de sauvegarder leurs fichiers facilement et sans tracas. Ce logiciel peut également être utilisé pour des fins personnelles. Avec le plan standard, vous obtenez une sauvegarde gratuite sur un disque externe en plus des clouds. En d'autres termes, vos fichiers sont sauvegardés à deux endroits différents, et la sécurité est sans pareil.
Vous pouvez également profiter d'une option de clé privée qui vous permet de protéger votre vie numérique avec un cryptage de 448 bits. En substance, vous créez un champ de force pratiquement impénétrable autour de vos documents. Il existe différents plans, selon que vous avez besoin de gigaoctets de sauvegarde en ligne ou de téraoctets. Ce qui est génial avec CrashPlan, c’est qu’il ne vous facture aucuns frais supplémentaires pour la restauration de vos fichiers. Dernier point, mais pas des moindres, vous aurez aussi accès à l'application mobile gratuite CrashPlan qui vous permettra ainsi d'accéder à vos fichiers informatiques à partir de votre téléphone mobile.
3. Yep de Iconic Software - Système de classement dématérialisé pour Mac
Yep est un excellent système de classement dématérialisé qui ne fonctionne que sur les ordinateurs Macintosh à processeur Intel, mais ses caractéristiques font que c’est l'un des meilleurs pour les entreprises qui utilisent des produits Apple.
Il vous permet d’organiser et d’étiqueter tous vos documents numériques, de rechercher, gérer et de visualiser des documents PDF, ainsi que d’intégrer un scanner. Voyez les choses comme ceci : vous pouvez stocker votre musique dans iTunes, vos photos dans iPhoto et vos documents PDF peuvent désormais être gérés via Yep. Lorsque vous lancez le logiciel pour la toute première fois, vous verrez apparaitre automatiquement la liste de tous vos documents PDF, documents Office et documents iWork.
L'un des plus grands avantages de Yep par rapport à d'autres logiciels est que vous pouvez effectuer des recherches rapide sur vos documents, et ce, sans avoir à vous soucier de où vous avez enregistré le document. Et en plus de cela, vous pouvez ajouter vos propres étiquettes sur n'importe quel document. Yep vous aide à garder vos documents organisés, et vous permet de garder une trace de toutes vos factures, documents de recherche, reçus, etc. Si vous pensiez qu’il était difficile de créer des documents PDF, Yep vous prouvera le contraire et vous permettra même de créer des documents PDF sans scanner. En faisant simplement glisser du texte, vous pouvez créer un fichier texte et vous pouvez également créer un fichier image de la même manière.
4. Mariner Paperless - Système de classement dématérialisé pour Mac et Windows
Mariner et Fujitsu se sont associés afin de permettre à Mariner d’intégrer le logiciel Paperless avec les scanners ScanSnap de Fujitsu. La société propose désormais le bundle Paperless à des sociétés aux États-Unis, au Canada, en Australie et en Europe.
Le scanner est compatible avec les ordinateurs Mac OS ou Windows. La société conseille fortement d'utiliser Paperless avec ScanSnap. Cependant, vous pouvez utiliser n'importe quel autre scanner grâce à la méthode Image Capture d'Apple. Si vous utilisez un ordinateur Windows, vous avez besoin d'un scanner qui prenne en charge TWIN ou WIA afin de pouvoir utiliser Paperless. Encore une fois, ScanSnap est l'option recommandée, mais vous pouvez aussi bien acheter un autre scanner. En plus, vous pouvez toujours essayer une copie d'essai avant d’acheter Paperless.
La société propose également Paperless Lite, une version allégée du logiciel. Ses fonctionnalités incluent la création d'un système de gestion simple de reçus numériques qui vous permettra de stocker et de créer tous vos reçus.
Autres choses à savoir sur les systèmes de classement dématérialisés
Pourquoi vous passer du papier avec un système de classement dématérialisé
Nous aimerions vous donner quelques raisons qui justifieront l'investissement dans la dématérialisation. Il y a de très nombreuses raisons, mais nous allons nous en tenir aux principales.
La première et la plus importante raison, c'est que vous économiserez de l'argent. Il y a beaucoup de copies papier qui circulent dans les bureaux, et tout ce papier n’est pas gratuit, alors qu’en dématérialisant votre bureau vous n'aurez plus à dépenser d’argent pour tout ce papier. L'argent que vous aurez économisé pourra être utilisé pour des objectifs différents.
Vos documents seront stockés et organisés, et vous pourrez facilement retrouver des informations. Tous les documents sont indexés et, grâce à un étiquetage supplémentaire, vous pourrez facilement et rapidement trouver les informations dont vous avez besoin.
En outre, vous pourrez accéder à vos documents à partir de n’importe où. Au sein du monde moderne dans lequel nous vivons, les cadres et les employés sont tenus d'utiliser et de trouver des informations en seulement quelques secondes et non pas en quelques jours. Ceci est uniquement possible avec un bureau 100% dématérialisé.
En parlant d'accélérer le processus et l'efficacité de votre entreprise, les systèmes dématérialisés vous permettent également d'accélérer les approbations. Les entreprises utilisent aujourd'hui des signatures électroniques afin de traiter des documents internes et externes. Et puis il y a également l'automatisation des processus avec un logiciel qui aide à la gestion et à la distribution des documents. Vous pouvez utiliser l'automatisation des processus afin de stocker, distribuer et acheminer des documents électroniques, ainsi que pour collaborer avec des collègues. De plus, tous les documents peuvent être partagés, ce qui signifie que plusieurs personnes peuvent les consulter en même temps.
En fin de compte, tous les avantages des systèmes de bureau dématérialisés ont un seul objectif : améliorer le service à la clientèle. Nous voulons tous satisfaire nos clients, et un bureau dématérialisé est fait pour ça.
Comment faire pour vous passer du papier avec un système de classement dématérialisé
Il y a des étapes à suivre afin de passer d'une unité de stockage avec beaucoup de papier à un bureau dématérialisé. La première étape que vous devez déterminer est le flux de travail et les types de papier que vous pouvez éliminer. Par exemple, certaines entreprises optent uniquement pour des reçus numériques, tandis que d'autres vont beaucoup plus loin en numérisant leurs factures, documents, données, documents de recherche et bien plus encore.
Une fois que vous avez identifié les papiers que vous pouvez éliminer, il faut alors investir dans un scanner. N’importe quel scanner fera l'affaire, mais il est préférable de chercher un scanner qui soit adapté à votre système de classement dématérialisé. Un scanner décent vous permettra de dématérialiser votre bureau rapidement et sans aucun tracas.
Comme nous vous l'avons dit, votre scanner doit être compatible avec votre logiciel de gestion de documents. Une fois que vous avez choisi le bon logiciel, vous pourrez alors embrasser le monde du numérique.
À ce stade, il est important de vous assurer que les documents dont vous disposez sont faciles à trouver. Le logiciel fera le plus gros du travail, mais vous devrez aussi l’aider grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Et même si votre OCR est très fiable, il n'est pas efficace à 100%. Par conséquent, il est essentiel de bien nommer vos fichiers en utilisant le format suivant : date_motclef.
