Lorsque vous utilisez de nombreux documents numériques, vous pouvez rapidement finir avec d’énormes piles de fichiers. Par conséquent, il est primordial pour toute entreprise de disposer d’un système de gestion de fichiers approprié. Un bon système de classement des documents peut permettre de remplir de nombreuses fonctions pour les petites et grandes entreprises, par exemple, pour garder des documents organisés, limiter l'accès aux documents sensibles, suivre les progressions sur différents documents, etc. Dans cet article nous allons vous présenter les 6 meilleurs systèmes de gestion de fichiers qui sont disponibles sur le marché.
Les 6 meilleurs systèmes de gestion de fichiers
1. PDFelement pour Entreprises
PDFelement pour Entreprises est unique en son genre grâce à sa facilité d'utilisation. De plus, il peut facilement être considéré comme l’un des meilleurs logiciels afin de gérer efficacement tous vos fichiers. Il propose plusieurs fonctionnalités qui faciliteront grandement le traitement et la gestion de vos documents commerciaux. Avec PDFelement, la sécurité passe avant tout. Souvent, tous les employés d’une organisation ne peuvent pas avoir accès à tous les documents de cette dernière. Par conséquent, l’accès à certains documents doit être restreint. Heureusement, grâce à sa fonctionnalité de protection par mot de passe, cette tâche peut être effectuée très facilement.
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Il faut toujours que votre gestion soit irréprochable si vous voulez optimiser vos affaires. Grâce à PDFelement vous pouvez ajouter des signatures électroniques ou des signatures numériques sur n’importe quel type de contrat ou d'accord afin de l’envoyer ensuite à d’autres personnes dans l’attente de leurs signatures. Tout se fait virtuellement. Ces signatures ont une valeur légale, ainsi, vous évitez toute sorte de problème indésirable.
Son outil de reconnaissance optique de caractères facilite grandement la recherche sur les fichiers PDF qui sont basés sur des images. PDFelement permet également de convertir vos fichiers PDF au format Word, Excel ou PowerPoint. Vous pouvez extraire différentes pages de différents fichiers PDF et les fusionner en un seul fichier afin d’en améliorer la compréhension ou la présentation. La fonction de création et de détection de formulaire permet de remplir et de créer des formulaires PDF. Il prend en charge plusieurs systèmes d'exploitation tels que Mac, Windows et iOS. Dans l'ensemble, c'est une solution complète afin de gérer les fichiers d'une entreprise.
100% sécurité garantie100% sécurité garantie100% sécurité garantie2. Agiloft
Agiloft est optimal afin de gérer tous les documents d’une grande entreprise. Sa fonction de Workflow graphique vous permet de créer un modèle expliquant étape par étape comment un document donné doit être traité. Grâce à sa fonction « Pistes de vérifications » (Audit Trail), vous pouvez facilement identifier les changements effectués à un moment donné sur un document tout en identifiant le responsable de ces changements et sa fonction Round Robin Assignment vous aide à répartir le travail d’une manière équitable.
Avec autant d'options disponibles afin de personnaliser cette plate-forme, certaines complications peuvent parfois émerger, ce qui peut ralentir la progression de votre travail par rapport à la normale.
3. Alfresco One
Alfresco One est disponible en option cloud et auto-hébergé. La compatibilité de ce système de gestion de fichiers avec différents périphériques et systèmes d'exploitation vous permet de visualiser, gérer et modifier facilement des documents à partir de n'importe où. De plus, son référentiel de contenu robuste et sécurisé garantit qu'aucun intrus ne mette la main sur vos données sensibles.
Le seul problème avec cet outil, c’est que sa vaste gamme d’options de personnalisation et ses modules complémentaires peuvent entraîner des complications et augmenter la durée de prise en main pour les administrateurs.
4. Cabinet
Ce système de gestion de fichiers est également disponible en version auto-hébergé et en version cloud. Ce n'est pas un simple système de gestion de fichiers car il vous permet également de voir et de gérer facilement vos documents à partir de n'importe où. Il est compatible avec plusieurs logiciels de comptabilité et clients de messagerie. Le partage de documents est sécurisé avec un cryptage standard industriel. Il vous permet d’insérer des signatures électroniques sur vos documents, et le stockage, la recherche et la récupération de documents sont simples et efficaces.
Son seul problème concerne les exigences en matière de Cloud lorsqu'une grande entreprise a besoin de vitesses de transfert et de téléchargement plus élevées.
5. Contentverse
Ce système de gestion de fichiers a été conçu de manière très polyvalente afin qu'il puisse répondre aux exigences de toute sorte d’organisation, petite ou grande. Le stockage de fichiers et la recherche ou la récupération sont très rapides. Avec l'aide de la gestion du flux de travail, vous pouvez définir des étapes et des objectifs pour votre équipe.
Grâce à sa compatibilité multiplateforme, vous pouvez travailler à partir de n’importe où. De plus, tout le contenu de votre entreprise est sécurisé grâce à la protection numérique de pointe fournie par Contentverse. Les pistes de vérifications peuvent vous aider à trouver ce qui a été modifié, quand et par qui.
6. DigitalDrawer
Ce système de gestion de fichiers est uniquement disponible pour des options locales. Il est simple d’importer des documents avec DigitalDrawer grâce à la numérisation ou au transfert de documents. Chaque document est sécurisé et personne ne peut accéder à vos données sans autorisation. Il vous permet de modifier efficacement vos documents car vous pouvez placer vos fichiers dans une fenêtre comme dans une structure de dossiers en arborescence. La gestion des documents est vraiment efficace et vous pouvez rechercher et accéder à n'importe quel fichier en seulement quelques secondes.
Grâce à sa compatibilité multiplateforme, vous pouvez travailler à partir de n’importe où. De plus, tout le contenu de votre entreprise est sécurisé grâce à la protection numérique de pointe fournie par Contentverse. Les pistes de vérifications peuvent vous aider à trouver ce qui a été modifié, quand et par qui.
