Toutes les petites et moyennes entreprises ne sont pas prêtes à investir afin d'obtenir un système de gestion de documents. Par conséquent, les petites et moyennes entreprises décident d'essayer des systèmes de gestion de documents (GED) Open source, principalement en raison de leur faible coût (il sont la plupart du temps gratuits). Tout comme n'importe quel logiciel,Les GED open source présentent des avantages et des inconvénients, alors nous ferons en sorte de vous les présenter afin que vous puissiez les comparer.
Suivez notre guide pour trouver le meilleur logiciel open source de système de gestion de documents pour votre entreprise.
Top 5 des GED Open Source
1. OpenDocMan
Aider les organisations à prendre le contrôle de leur DMS, c'est ce que LogicalDoc fait le mieux. Vous pouvez accéder au logiciel via n'importe quel navigateur Web, ce qui le différencie de la plupart des autres logiciels de gestion de documents open source. Contrairement à d'autres systèmes basés sur le cloud, LogicalDoc est accessible via votre propre réseau. Vous pouvez utiliser le logiciel afin de créer et coordonner un grand nombre de documents, et ce, tout en améliorant la collaboration et la productivité de votre équipe.
Avantages :
- Récupération rapide et accès facile aux documents
- Excellent service d’assistance et très bonne structure de tarification
- Facile à utiliser et à installer ; développement constant de mises à jour
Inconvénients :
- L'édition de la communauté bug et est limitée
- Aucun client ne synchronise de répertoire local avec le référentiel
2. Alfresco
Alfresco est un autre système de gestion de documents open source qui a été conçu principalement pour les entreprises. Le logiciel permet aux entreprises de prendre en charge la gestion de documents, la gestion de contenu Web, la gestion d'images, le référentiel de contenu, le flux de travail, la gestion des enregistrements et bien plus encore. C'est un logiciel complexe, et malgré le fait que l'entreprise essaye de faciliter son déploiement, sa prise en main n’est pas si simple.
Avantages :
- Vous conservez une version pour chaque changement effectué sur vos documents
- Quand vous le voulez, vous pouvez obtenir n'importe quelle révision
- Personnalisation simple
Inconvénients :
- Il est complexe à utiliser
- Vous devez être administrateur afin de pouvoir modifier les paramètres du système de sécurité
- API incohérentes
3. Nuxeo
Le logiciel suit le flux du contenu à travers le cycle de l'entreprise. La plupart des fonctionnalités de Nuxeo ont été conçues afin de réduire le temps de recherche et de récupération. Vous pouvez capturer du contenu dans le système de plusieurs façons, y compris par courrier électronique, en numérisant des images et via des documents de bureau. Avec de bons journaux d'audit, vous pouvez facilement suivre le cycle de vie du contenu.
Avantages :
- Vos projets sont facilement conservables
- Plate-forme robuste avec tout ce qui est disponible via les API
- Chaque aspect peut être personnalisé
Inconvénients :
- Prise en main longue pour les débutants
- La personnalisation peut devenir complexe et délicate
4. KnowledgeTree
KnowledgeTree, l'un des meilleurs systèmes de gestion de documents open source. Il permet aux utilisateurs de sécuriser, partager, suivre et gérer des documents. Certaines de ses fonctionnalités incluent la recherche dans le contenu du document, le flux de travail, les métadonnées, le référentiel de documents contrôlés par version et la prise en charge de WebDAV. KnowledgeTree est l'un des GED open source les plus pratiques pour les commerciaux.
Avantages :
- Vous pouvez facilement trouver le bon contenu au bon moment
- Les lectures rapides permettent aux utilisateurs de créer des cadences de contenu
- Vous pouvez créer des règles en fonction des champs avec Salesforce et affecter du contenu à ces règles
Inconvénients :
- Pas aussi intuitif que les autres systèmes de gestion de contenu open source
- La synchronisation avec Box.com n’est pas optimale étant donné que vous devez supprimer des fichiers dans les deux répertoires
5. Feng Office
Feng Office est une plateforme de collaboration basée sur le Web qui vous aide à gérer facilement vos projets. Vous pouvez collaborer avec votre équipe, mais aussi avec vos clients. Certaines des fonctionnalités de gestion de projet incluent la gestion des tâches, le suivi du temps, le diagramme de Gantt, la gestion des documents et la gestion des connaissances. Anciennement appelé OpenGoo, Feng Office est aujourd'hui l'un des meilleurs systèmes open source du marché pour gérer des documents.
Avantages :
- Il est très pratique et sa version gratuite est simple à utiliser
- Vous pouvez suivre et envoyer des alertes par e-mail à plusieurs personnes
- Vous pouvez étiqueter des éléments
Inconvénients :
- La fonctionnalité de recherche n'est pas aussi bonne qu'elle devrait l'être
- À chaque mise à jour, Feng Office supprime certaines fonctionnalités d'édition de la communauté et les rend payantes
- Les modèles nécessitent beaucoup de travail
Certaines lacunes des systèmes de gestion de fichiers open source
Ces solutions sont parmi les meilleurs systèmes de gestion de documents open source que vous pouvez trouver. Cependant, nous aimerions tout de même vous présenter certaines lacunes de ces GED open source.
- Moins de fonctionnalités - il est logique que les logiciels gratuits disposent de moins de fonctionnalités que les versions payantes. Bien que certains GED open source proposent des versions payantes, ils ne sont pas recommandés car bien souvent ils ne vous apportent pas grand chose en plus.
- Manque de support technique - puisque ce sont des outils open source, pour chaque problème, vous devez généralement poser vos questions à la communauté qui utilise le logiciel.
- Les programmes respectent rarement les normes de conformité des organismes gouvernementaux ou des industries commerciales
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