Top 6 des gestionnaires de documents
2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées
Au fil du temps, les besoins technologiques augmentant chaque jour, les entreprises d'aujourd'hui ont également des besoins divers en matière de gestion de documents. Les entreprises recherchent en permanence un gestionnaire de documents intelligent doté de caractéristiques diverses et distinctives. Un gestionnaire de documents efficace et polyvalent peut aider une entreprise à organiser toutes ses données importantes en un seul endroit, ce qui lui permet d'économiser du temps et de l'argent. Nous avons étudié et passé en revue des dizaines de gestionnaires de documents et avons sélectionné ceux que nous pensons être les meilleurs pour une multitude de types d'entreprises.
Top 6 des gestionnaires de documents que vous devez avoir
1. eFileCabinet
Ce système de gestion de documents peut être utilisé par des entreprises de toutes tailles et dans un large éventail de secteurs tels que les services comptables et financiers, l'industrie manufacturière, le commerce de détail et les soins de santé. eFileCabinet peut être accueilli en tant que logiciel-service (SaaS) via le cloud ou sur le réseau local d'une entreprise, selon les besoins de l'utilisateur. eFileCabinet offre une intégration avec SalesForce pour les clients basés sur le web.
Les utilisateurs peuvent ainsi glisser-déposer et gérer facilement des fichiers à partir de l'un ou l'autre système. La version en ligne d'eFileCabinet est également accessible à l'aide d'applications mobiles qui peuvent être utilisées depuis un smartphone/une tablette. Les utilisateurs peuvent prendre des photos des documents et les télécharger directement dans l'application grâce à cette fonctionnalité. Le seul inconvénient de ce système est son prix élevé pour un client normal. En dehors de cela, ce système est assez fiable.
2. Content Central
Content Central est un logiciel de gestion de documents basé sur un navigateur. Il peut en outre être installé dans votre bureau ou accessible via le cloud. Cet outil peut capturer des documents et du contenu textuel à partir de centaines de sources, notamment des copieurs multifonctions, des scanners de bureau, des comptes de messagerie, des télécopieurs et des dossiers réseau. Vous pouvez convertir vos images numérisées en fichiers PDF entièrement consultables, et des mots-clés de contenu peuvent être utilisés pour retrouver tous les documents et d'autres informations d'indexation en fonction du type de document.
Il dispose également d'une fonctionnalité intégrée d'outils de messagerie et de télécopie qui vous permet, à vous et à votre équipe, de distribuer des documents sans utiliser de logiciel externe. Il dispose d'un moteur de flux de travail qui peut gérer vos informations en coulisse en fonction des événements ou des calendriers qui se déroulent. Content Central s'intègre également à de nombreux programmes célèbres, des applications de gestion de projet aux logiciels de comptabilité, en passant par Microsoft Office.
3. Box
Une plateforme de gestion de contenu qui s'adresse à toutes les tailles d'industries et offre la sécurité et répond aux besoins des administrateurs avec des capacités de partage et de collaboration que les clients finaux souhaitent. En utilisant Box, les utilisateurs peuvent facilement collaborer sur des données à travers le monde en toute sécurité.
Le gestionnaire de documents permet également à ses utilisateurs de rester conformes aux normes FINRA, HIPAA et FedRAMP, tout en offrant des autorisations d'accès constantes et des fonctionnalités de sécurité contrôlées telles que la gouvernance des données, le filigrane et la confiance dans les appareils.
Box permet de collaborer sur tous types de fichiers, partout dans le monde et sur n'importe quel appareil. L'utilisateur peut choisir où stocker ses données, gérer le cryptage et définir des flux de travail basés sur des métadonnées pour automatiser les processus basés sur le contenu. Box peut être intégré à Microsoft Office, Google Apps, Adobe et à de nombreuses autres solutions de pointe. Box déçoit ses utilisateurs sur certains points, comme l'impossibilité d'avoir plusieurs comptes avec la même adresse e-mail ou une disponibilité de stockage moindre dans la version gratuite.
4. PDFelement pour Entreprise
PDFelement pour Entreprise répond à presque tous les problèmes liés à la modification de documents grâce à ses diverses caractéristiques et à sa fonctionnalité tout-en-un. Il vous permet de créer, éditer, modifier, signer, crypter, partager, collaborer et publier vos documents en un clin d'œil.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantie- Pour plus d'efficacité, il offre également une fonction ROC qui convertit les images numérisées en texte utilisable à volonté.
- Vous pouvez charger tous vos documents importants sur le cloud en quelques clics et les sécuriser.
- Grâce à sa fonction de conversion de documents en plusieurs formats, vous pouvez utiliser les documents convertis partout.
5. HP Gestionnaire de documents
HP Gestionnaire de Documents est doté de multiples fonctionnalités et avantages. Il prend en charge tous les produits HP pour la gestion des documents et fournit des solutions de capture de documents. Les produits HP compatibles peuvent bénéficier de ce gestionnaire de documents en tant que logiciel pilote. Les imprimantes HP peuvent utiliser ces solutions pour acheminer les documents. Parmi les nombreuses fonctionnalités qu'il prend en charge, les principales sont l'accélération des flux de travail, la réduction des coûts et des risques, la multifonction, la numérisation des documents à jet d'encre et la prise en charge des logiciels numériques MFP. Offre une livraison sécurisée des documents. Cet outil est plus rapide et fiable dans ses performances pour les appareils numériques et les scanners HP. Prend également en charge les logiciels tiers comme imagenow, omtool et readsoft. HP Gestionnaire de Documents permet à votre document d'être partagé mondialement en quelques secondes. Cet outil minimise tous les types de coûts, y compris les coûts de traitement et de stockage.
6. PinPoint
PinPoint est un puissant gestionnaire de documents basé sur le web, conçu pour être évolutif et hautement personnalisable. Il peut être déployé et hébergé directement à partir de vos serveurs web. Une fois déployé, le logiciel est accessible à distance de n'importe où sur n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet.
Les entreprises et les sociétés peuvent paramétrer PinPoint pour qu'il corresponde à leurs flux de travail respectifs et à leurs opérations quotidiennes. Les utilisateurs peuvent définir les types de documents ; même les noms d'écran peuvent être modifiés pour correspondre aux processus internes. La gestion de la relation client est également intégrée à ce gestionnaire de documents pour le suivi et la gestion des contacts, ainsi qu'une fonction de fusion de courrier qui permet aux utilisateurs de créer rapidement des courriers électroniques massifs, un classement automatique et une impression. La société de gestion de documents pense qu'elle fournit tout ce dont le client a besoin, et propose donc des forfaits plus chers, ce qui fait réfléchir le client avant de l'acheter.
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Clara Durand
chief Rédaction
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