10 solutions pour une meilleure productivité au travail

Au cours des dernières décennies, les avancées technologiques ont été rapides, ce qui a permis d'accroître la productivité de nombreuses entreprises. Il serait difficile d'imaginer la gestion d'une entreprise aujourd'hui sans le large éventail d'outils et de logiciels de productivité disponibles.

Les logiciels de productivité permettent de créer un grand nombre de types de documents différents, notamment des présentations, des feuilles de travail, des bases de données et même des vidéos numériques.

Mais aujourd'hui encore, le travail manuel est souvent nécessaire, à côté de l'utilisation de ces logiciels de productivité, ou l'utilisation de plusieurs programmes pour parvenir à un résultat simple. De nombreuses entreprises se demandent encore comment augmenter leur productivité, et recherchent des astuces pour améliorer leur flux de travail.

De nouveaux logiciels sont constamment mis au point pour augmenter la productivité au travail. PDFelement en fait partie. Les documents PDF sont des fichiers au format le plus communément utilisé dans les entreprises, mais il a toujours été difficile de les exploiter de manière flexible et collaborative. PDFelement résout ce problème en restituant tout le potentiel des documents PDF. Ajoutez PDFelement à votre liste d'outils de productivité pour favoriser la productivité au travail.

10 solutions proposées par le logiciel de productivité PDFelement

1. Modifier un PDF comme on le ferait avec un logiciel de traitement de texte

Si le PDF est le format de fichier le plus couramment utilisé, son édition représente un effort considérable et nécessite des logiciels coûteux et souvent compliqués. PDFelement transforme les PDF afin qu'ils puissent être édités de manière identique à celle de tout logiciel de traitement de texte tel que Microsoft Word.

La modification ou l'ajout de texte, le recours à des images et à des graphiques, ou l'ajout de symboles aux documents PDF sont facilités par l'interface d'édition de PDFelement. Grâce aux nombreuses fonctionnalités disponibles dans ce seul logiciel de productivité, PDFelement peut grandement améliorer la productivité sur votre lieu de travail.

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Transformer des fichiers numérisés en texte éditable et consultable (fonctionnalité ROC)

Dans leur quête permanente d'amélioration de la productivité, les entreprises s'orientent de plus en plus vers un bureau sans papier et vers un environnement entièrement numérique. Ce processus peut s'avérer long et difficile. De plus, il arrive rarement d'obtenir des copies de haute qualité des fichiers, de sorte que leur utilisation dans les processus numériques n'est pas toujours efficace.

L'outil avancé de reconnaissance optique de caractères (ROC) de PDFelement peut détecter les caractères, lettres et symboles exactement tels qu'ils apparaissent sur les pages numérisées, ce qui rend tous les fichiers numérisés entièrement modifiables et consultables une fois qu'ils sont introduits dans le système. Vous gagnerez ainsi en productivité en passant à un environnement de travail sans papier.

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3. Extraire des données au lieu de les saisir manuellement

Le traitement de données provenant de documents papier implique un long processus de rédaction ou de frappe manuelle nécessaire pour entrer les données dans un logiciel ou un autre outil.  

PDFelement a remédié à ce problème grâce à l'extraction automatique des données contenues dans les documents PDF. Il offre également une personnalisation complète de diverses parties des formulaires, ainsi qu'une extraction directe des données, pour une analyse dans Excel, et une extraction des données par lots, afin d'augmenter la productivité dans le cadre du traitement des données. Le temps nécessaire au traitement manuel des données se trouve considérablement réduit, ce qui laisse au personnel plus de temps pour l'analyse afin qu'il puisse prendre la bonne décision.

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4. Convertir des documents au format PDF pour uniformiser le format des documents

En tant qu'entreprise, vous serez sans doute amené à travailler avec un large éventail de types de fichiers différents. Mais pour un partage et un stockage simples, avoir toute la documentation sous forme de fichiers PDF est l'option la plus efficace. Habituellement, la conversion des fichiers en PDF est un processus long et complexe, et même de légères différences dans les fichiers convertis signifient qu'ils ne sont pas correctement normalisés.

D'un simple clic, PDFelement vous permet de convertir des fichiers issus de programmes tels que Word, Excel, PPT, HTML, EPUB et RTF, entre autres, en fichiers PDF standard. En quelques minutes, vous pouvez transformer l'ensemble de votre stock de documents en fichiers PDF standardisés pour un stockage et un partage sûrs.

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5. Traitement par lots facilitant le traitement de fichiers multiples

Il est certes formidable de disposer d'un logiciel permettant de gagner du temps et d'accroître la productivité, mais le fait de se consacrer à un seul fichier à la fois peut encore prendre énormément de temps. Remplacer une tâche gourmande en ressources par une autre n'est généralement pas la meilleure solution.

PDFelement propose toute une série de traitements par lots pour réduire le temps nécessaire à la mise en œuvre de son programme. Lorsqu'il s'agit de convertir des fichiers ou d'extraire des données, vous pouvez traiter plusieurs fichiers pour le même processus. La fonctionnalité de numérotation Bates du programme (pour faciliter le suivi des documents, des informations jointes et des ajouts au flux de travail) et le filigrane pour la sécurité peuvent également être appliqués à des lots de plusieurs documents.

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6. Remplir facilement un formulaire PDF

Remplir et envoyer des formulaires dans un environnement numérique est un exercice complexe, qui peut parfois compromettre la productivité. Même en s'appuyant sur des logiciels de productivité, ce processus implique souvent d'imprimer un formulaire, de le remplir à la main, de le numériser et de le renvoyer par e-mail. Cela représente beaucoup de travail pour un processus simple.

PDFelement résout tous ces problèmes. Il est apte à reconnaître intuitivement les champs à remplir dans les formulaires, puis à les remplir à l'aide des fonctionnalités d'édition du programme. Avec PDFelement, vous n'aurez plus besoin d'imprimer le formulaire et de le signer à la main.  Grâce à de simples outils de productivité, vous pouvez signer des documents numériquement.

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7. Créer des formulaires PDF personnalisables

De même que vous devez travailler avec des formulaires existants, il se peut que vous soyez amené à créer de nouveaux formulaires à partir de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise. Pour ce faire, il faut souvent faire appel à plusieurs programmes différents et à un éventail de compétences pour créer un formulaire qui soit à la fois esthétique, conforme à l'image de marque et capable de collecter efficacement les données dont vous avez besoin.

Doté d'une gamme d'outils simples, PDFelement dispose d'une fonctionnalité de glisser-déposer qui vous permet de créer des formulaires intégrant des éléments tels que des champs de formulaire, des cases à cocher, des boutons, des cases à combinaison et des cases de signature numérique. Ainsi, vous pouvez créer des formulaires robustes et efficaces faciles à remplir numériquement. D'autres outils d'édition interagissent de manière transparente avec ces outils pour offrir une prise en charge complète de vos besoins en matière de création de formulaires à remplir.

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8. Numériser des documents au format PDF à l'aide d'un scanner ou d'un appareil mobile

La numérisation reste le meilleur moyen de convertir des documents papier en format numérique afin d'accroître la productivité sur votre lieu de travail. PDFelement a été mis au point dans cet esprit et fonctionne sans effort pour mener à bien le processus de numérisation.

Pour une productivité accrue, PDFelement vous permet de numériser des documents depuis n'importe où. Il se connecte directement au scanner de votre bureau pour simplifier la numérisation. L'application PDFelement permet également de numériser des documents via la caméra de votre appareil mobile, peu importe où vous vous trouvez, ce qui augmente la productivité en offrant un contrôle total sur vos documents, quel que soit le contexte de travail.

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9. Ressource gratuite de modèles PDF pour un usage quotidien

Tout au long de votre journée de travail, vous aurez à traiter un grand nombre de documents différents à des fins diverses. Les créer à partir de zéro exige beaucoup de temps, mais PDFelement tient à votre disposition une large gamme de modèles de documents PDF spécialement créés pour répondre à tous vos besoins professionnels.

Les modèles de PDFelement sont adaptés à tous les types de documents, y compris ceux utilisés par les services commerciaux, financiers et juridiques de votre entreprise. PDFelement a déjà fait le nécessaire en élaborant des formats facilement éditables et rectifiables qui permettront de créer des fichiers PDF conformes aux critères de l'industrie. Grâce à ce catalogue de modèles, tout membre du personnel peut créer des documents PDF robustes et de haute qualité en quelques minutes, ce qui augmentera considérablement sa productivité au travail.

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10. Annoter pour partager des idées avec des collaborateurs

Le recours aux documents papier traditionnels complique la collaboration entre les différentes équipes. En effet, il est complexe de prendre des notes à l'aide de différents programmes ou de les retranscrire manuellement sur les documents.

PDFelement propose une gamme d'outils de travail collaboratif permettant d'exploiter tout le potentiel du travail en équipe sur des documents PDF. L'onglet "Commentaire" offre une grande souplesse d'annotation des documents. Ajoutez des commentaires par le biais de notes, de zones de texte ou de simples surlignages pour attirer l'attention du lecteur en quelques secondes. Le programme offre également une gamme de "tampons" tels que "approuvé" ou "non approuvé" et la possibilité d'ajouter des pièces jointes au document. PDFelement fournit les nombreux outils dont vous avez besoin pour collaborer efficacement sur des documents importants.

L'ajout de PDFelement à votre arsenal d'outils de productivité vous aidera à accroître la productivité à tous les niveaux de votre entreprise.

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