10 logiciels indispensables pour le travail à distance

La crainte d'une pandémie de coronavirus (COVID-19) a ébranlé le monde des affaires et de nombreuses entreprises envisagent sérieusement d'embaucher des professionnels travaillant à distance ou de changer leur personnel permanent pour effectuer des travaux à distance depuis leur domicile. Sur le plan positif, le besoin de logiciels de télétravail insuffle une nouvelle vie à l'industrie dans ce domaine. Quelles sont les précieuses applications de télétravail qui gagnent en popularité de jour en jour ? Nous allns nous pencher sur une liste des 10 outils essentiels pour le travail à distance qui sont suffisamment abordables et flexibles pour répondre aux besoins des petites entreprises et des grandes sociétés.

Les 10 meilleurs outils pour le travail à distance

#1 - PDFelement : Logiciel de gestion de documents primé

PDFelement est un exemple classique d'un logiciel de travail à distance qui améliore la productivité des équipes en leur donnant un contrôle total sur les flux de documents qui impliquent principalement des PDF et pratiquement tout autre format de contenu, y compris les formats HTML, MS Office, ePUB, etc. Il est abordable, convivial et bien intégré aux services en nuage, ce qui en fait un élément indispensable dans le domaine des outils de télétravail.

Présentation :

PDFelement pour Windows/Mac/iOS/Android offre des performances inégalées en matière de gestion de PDF et de flux de documents sur plusieurs appareils et plates-formes d'exploitation. De plus, il offre un net avantage de coût par rapport aux éditeurs de PDF Adobe Acrobat DC et Pro DC, leaders sur le marché. Voici quelques-unes de ces principales fonctionnalités :

• Créer, afficher, modifier, annoter et convertir des PDF - Il permet de générer des PDF à partir d'autres formats de documents, de les afficher, d'y apporter des modifications, d'ajouter des commentaires et des annotations ainsi que de convertir les PDF en divers formats de sortie. Lorsque vous travaillez à distance, il vous donne un contrôle total sur vos flux de documents en ligne, tandis que l'intégration dans le nuage augmente encore plus l'accessibilité.
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• Sécuriser, signer et biffer des PDF - Les documents numérisés présentent l'avantage de pouvoir bénéficier d'outils de sécurité PDF tels que le cryptage par mot de passe, les signatures numériques et les outils de biffure pour masquer les informations confidentielles dans un PDF.
• Gestion approfondie des formulaires PDF - Le problème avec les formulaires est qu’il n’est pas possible de combiner les documents papier et les documents numériques. Ce logiciel résout ce problème grâce à des fonctionnalités telles que la création automatique de formulaires interactifs, la reconnaissance des champs de formulaires, l'extraction des données des formulaires, des options d'importation/exportation et même le traitement par lots pour les charges de travail plus importantes. Du simple remplissage de formulaire à l’ajout de signatures numériques juridiquement contraignantes, en passant par l'utilisation d'algorithmes de cryptage avancés pour protéger votre PDF par un mot de passe, PDFelement couvre tout.

Prix :

La version Pro, qui inclut des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion avancée des formulaires, un OCR, etc. est disponible sur abonnement au prix de 89 $ par an et par utilisateur ou moyennant une contribution unique de 129 $ pour la licence permanente. La version Standard de PDFelement est disponible au prix de 79 $ par an par utilisateur ou un droit de licence unique et permanent de 129 $.

Pourquoi l'obtenir ?

Il existe littéralement des millions de petites entreprises qui n'ont pas de budgets massifs pour les logiciels mais qui ont quand même besoin de performances qui correspondent à des produits comme Acrobat Pro DC. PDFelement comble ce gap en proposant une solution logicielle de gestion de documents complète, adaptée aux start-ups, aux entrepreneurs et aux petites entreprises, mais pouvant être déployée à l'échelle de l'entreprise au-delà des frontières. Le logiciel prend également en charge 9 langues d'interface différentes et plus de 20 langues pour l'OCR, ce qui le rend idéal pour les entreprises qui effectuent des transactions avec des pays du monde entier.

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#2 - Slack : L'outil de chat avec des fonctionnalités avancées

Slack n'a pas besoin d'être présenté car c'est l'une des principales plates-formes de collaboration d'équipe utilisées aujourd'hui. Conçu à l'origine comme un outil de messagerie instantanée interne, les nombreuses intégrations tierces et les fonctionnalités de l'API en ont fait un outil de conversation et de partage de fichiers flexible pour les équipes. En bref, l'entreprise présente désormais son produit homonyme comme une "alternative intelligente au courrier électronique".

Présentation :

• Des canaux de messagerie privée et de groupe (chat) hautement personnalisables
• Fonction de recherche dans l'historique pour trouver tout ce qui provient des conversations passées
• Appels vocaux et vidéo
• Partage facile des fichiers
• Connectez-vous à un large éventail d'autres outils de bureautique comme Salesforce et PDFelement

Prix :

Sa version gratuite est assez généreuse et plus qu'adéquate pour les petites équipes qui souhaitent simplement disposer d'un outil de discussion et de réunion en ligne pour être toujours connectées. Passez au forfait Standard pour 3,20 $ par mois ou 2,67 $ par mois sur un forfait annuel et vous bénéficierez d'appels vidéo de groupe, de fonctions pour les invités et d'un nombre illimité d'applications intégrées. Un passage à la formule Plus coûte 6 $ par mois ou 5 $ par mois sur un engagement annuel pour un temps de fonctionnement garanti à 99,99 % et d'autres avantages. Les utilisateurs de la grille d'entreprise bénéficient de gestionnaires de compte désignés et la plate-forme elle-même peut accueillir jusqu'à un demi-million d'utilisateurs.

Pourquoi l'obtenir ?

Une plateforme de messagerie, de partage de fichiers et de réunion performante pouvant s'intégrer à plus de 2000 autres applications de productivité est un atout inestimable et indispensable pour toute entreprise qui envisage de passer au travail à distance pour tous ses postes, ou même seulement ses postes critiques. Slack est suffisamment abordable et flexible pour être le parfait outil de collaboration à distance.

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#3 - ClickMeeting : Utilitaire complet pour webinaires

ClickMeeting est un autre outil de réunion utile et il est également un concurrent principal de Zoom. La principale différence entre les deux est la façon dont ils sont organisés et les outils qu'ils offrent. ClickMeeting est plus adapté aux présentations et aux webinaires, tandis que Zoom se présente comme un utilitaire de communications intégrées en tant que service.

Présentation :

ClickMeeting offre des services d'audioconférence et de vidéoconférence, des enregistrements, le partage d'écran, des salles de réunion en petits groupes, etc. La fonction de chat est particulièrement utile pendant les webinaires. Parmi ses autres outils, citons l’envoi de courriers électroniques automatisés, le stockage dans le nuage, le suivi des publicités avec intégration des analyses et des pixels, les enregistrements personnalisés, l'intégration des paiements, etc.

Prix :

Il n'y a pas de version gratuite, mais vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 30 jours avant d'être facturé sur l'une des formules. Ces formules sont basées sur le nombre de participants aux webinaires et commencent à 25 $ par mois pour un maximum de 25 participants à la formule Live.

Pourquoi l'obtenir ?

Les webinaires sont un élément vital pour les produits distribués numériquement, tels que les logiciels et autres utilitaires. Le fait de disposer d'un tel outil vous permet d'automatiser vos canaux de vente et d'obtenir des taux de conversion plus élevés grâce à des outils de webinaires interactifs qui vous assistent. C'est l'idéal pour former des travailleurs à distance par le biais de webinaires automatisés ainsi que de sessions en direct avec plusieurs présentateurs.

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#4 - Google Doc/Sheet/Slide/Forms : Concurrent Office 365

L'équivalent en ligne des outils MS Office de Google est tout à fait adapté à cette liste. Depuis le tout début, il s'agit d'un environnement basé sur le nuage, contrairement à Office 365, qui a connu une transition sismique avant que la version en ligne de MS Office ne soit reconnue comme le leader de facto des suites bureautiques de productivité. La suite G a été compilée comme un concurrent sur le même marché et de nombreuses entreprises préfèrent l'environnement en temps réel de Google Docs, Sheets, etc. à un abonnement Office 365 plutôt chargé. C'est essentiellement la même chose, mais les utilisateurs à vie sont bien conscients des nuances de chacun qui les rendent plus attrayants.

Présentation :

En bref, vous obtenez une suite d'outils de collaboration en temps réel qui inclut un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentation, un outil de création de formulaires et plusieurs autres intégrations utiles. Ces produits intègrent également des fonctions de sécurité, de commentaires, de contrôle de version, etc.

Prix :

La suite Google est un service qui commence à environ 72 dollars par an et par utilisateur pour la version Basic et va jusqu'à environ 300 dollars par utilisateur pour l'édition Enterprise. Des réductions sont disponibles dans le cadre des formules Flexible et Annuelle et une période d'essai de 14 jours est prévue avant le début de la facturation.

Pourquoi l'obtenir ?

C'est l'ensemble des outils de bureautique de base dont toute entreprise, petite ou grande, a besoin. L'avantage ici est que tout est sur le cloud et que la sécurité repose sur la façon dont l'administrateur définit les autorisations des utilisateurs et l'accès aux différents outils.

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#5 - Cropro : Outil de capture d'écran et d'édition

Wondershare Cropro est un outil indispensable de capture d'écran et d'édition d'images pour collaborer à distance au travail. Il vous permet de capturer une variété de captures d'écran et de vidéos et de les annoter avec une suite complète d'outils de marquage. Pour un environnement de conception ou de création, il peut être utilisé pour des maquettes ou des révisions de contenu et pour un simple partage de captures d'écran.

Présentation :

Toutes les fonctionnalités de base et avancées de capture d'écran de Copro sont mises à disposition dans une interface utilisateur soignée. L'une de ses caractéristiques les plus remarquables est l'option de partage intégrée qui vous permet d'envoyer du contenu via de nombreux canaux. C’est un excellent outil pour le travail à distance. Cet outil permettra à votre personnel distant d'être plus productif et moins dépendant de plusieurs outils tiers pour les captures d'écran, les annotations et le partage.

Prix :

Cropro est disponible au prix de 9,99 $ par licence.

Pourquoi l'obtenir ?

Cropro est la meilleure combinaison d'outils pour les captures d'écran, les annotations et le partage. Disposer d'un tel outil de capture d'écran de qualité supérieure augmentera immédiatement le niveau de compétence et de productivité de vos employés à distance.

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#6 - Microsoft Teams : Composante "Collaboration d'équipe" de Office 365

Microsoft Teams fait partie de l'écosystème d'Office 365 et offre des fonctionnalités complètes d'appel, de messagerie et de réunion. Teams est disponible soit gratuitement en tant que service autonome pour les chats, le partage de fichiers et la collaboration de base, soit avec un abonnement à Office 365. La version gratuite comprend également des versions en ligne du logiciel MS Office, mais il lui manque des fonctions de sécurité avancées, des applications Office téléchargeables ainsi que d'autres fonctions qui sont payantes.

Présentation :

Il s'agit d'une plate-forme de collaboration puissante qui est améliorée par les outils d'Office ainsi que par d'autres fonctionnalités incluses dans les abonnements payants. Le programme Teams, dans le cadre d'un abonnement payant, vous donne accès à d'autres outils de productivité d'Office 365.

Prix :

Les abonnements à Office 365 vont de 5 $ par utilisateur par mois à 20 $ par utilisateur par mois sur la base d'un engagement annuel.

Pourquoi l'obtenir ?

Si vous êtes habitué à un environnement de bureau basé sur Windows, Office 365 est très utile du point de vue de la migration des utilisateurs. Les employés qui connaissent déjà le portefeuille d'outils de productivité bureautique de Microsoft auront une courte courbe d'apprentissage lorsqu'ils basculeront vers le travail à distance avec Office 365.

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#7 - Google Drive : Composante de stockage dans le nuage de la suite Google

Le stockage dans le nuage est une nécessité absolue pour la gestion des documents auxquels doivent accéder les personnes travaillant à partir de plusieurs sites distants. Il permet de rendre les documents accessibles à partir de n'importe quel endroit et propose des solutions flexibles. Chaque utilisateur de la suite Google dispose d'un espace de stockage illimité, sauf dans le cadre de l'offre Basic, qui est plafonnée à 30 Go.

Présentation :

Vos fichiers et vos données sont accessibles à partir de n'importe où. Les fonctionnalités de gestion des utilisateurs sont étendues et le service lui-même est évolutif, d'un seul utilisateur à des milliers d'employés répartis sur plusieurs sites d'une entreprise internationale.

Prix :

Les formules de la suite Google ont été traitées dans la section des outils logiciels ci-dessus. Pour rappel, les forfaits vont de 6 $ à 25 $ par mois par utilisateur, tant dans le cadre du forfait flexible que du forfait annuel, bien que les offres puissent varier.

Pourquoi l'obtenir ?

Google Drive est sans doute l'un des meilleurs services de stockage dans le nuage aujourd'hui, l'avantage étant que tous leurs outils ont toujours été hébergés sur le nuage. Les travailleurs à distance potentiels connaissent déjà des outils comme Gmail et Drive, ce qui facilite la transition vers le modèle de travail à distance en ce contexte de COVID-19.

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#8 - Todoist : Une liste de choses à faire avec une touche d'originalité

Todoist est essentiellement une plateforme de gestion de tâches basée sur des projets qui permet de suivre les délais des éléments de votre liste de tâches, d'où son nom. C'est un outil idéal pour gérer les travailleurs à distance et les aider à respecter les échéances de leurs tâches en temps voulu. Il peut également être intégré à d'autres outils comme votre calendrier Google ou même Alexa d'Amazon. Parmi ses autres fonctionnalités, citons les statistiques d'achèvement des tâches, les commentaires et l'organisation des tâches.

Présentation :

Les plans Premium et Team vous donnent accès à tous les outils et fonctionnalités nécessaires à une gestion pratique des tâches. Cela inclut les rappels, le téléchargement de fichiers, les commentaires, etc. Son interface intuitive est facile à prendre en main et il est vraiment utile pour améliorer la productivité et obtenir des résultats rapidement.

Prix :

La version gratuite est limitée à 50 projets et à un partage limité. Les formules Premium et Business sont à 3 $ et 5 $ par utilisateur et par mois sur la base d'un engagement annuel.

Pourquoi l'obtenir ?

La gestion des tâches par projet facilite l'attribution de la responsabilité et le suivi des tâches qui sont limitées dans le temps. Elle aidera les responsables d'équipes distantes à maîtriser leurs prestations et à atteindre leurs objectifs dans les délais impartis.

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#9 - Zoom : Un logiciel de vidéoconférence fiable

Cette salle de réunion virtuelle et cet outil de vidéoconférence basés sur le cloud sont parfaits pour les réunions privées, les briefings d'équipe et les scénarios de conférence plus importants comme les sessions de formation. Les rappels automatisés et l'intégration du calendrier permettent de s'assurer que les participants sont tenus informés de leur programme de réunion pour la journée et pour la semaine. En tandem avec les autres outils de productivité énumérés ici, cet outil de réunion polyvalent peut donner un énorme coup de pouce à la productivité des équipes distantes et de leurs responsables.

Présentation :

Zoom offre la possibilité d'accueillir des salles de réunion privées avec un accès sur invitation uniquement. Il intègre également le partage d'écran, un système téléphonique ainsi que tous les outils nécessaires pour les conférences audio, vidéo et web. Il propose également de nombreuses extensions, des plugins, des annotations simultanées lors du partage d'écran et tout un tas de fonctionnalités et d'outils liés à la tenue d'une réunion à distance.

Prix :

La version de base est gratuite et vous propose jusqu'à 40 minutes de réunions de groupe en une seule fois, ainsi qu'un nombre illimité de réunions individuelles. La formule Pro coûte 14,99 $ par mois par hôte, mais peut accueillir jusqu'à 100 participants. Plus haut dans l'échelle des prix se trouvent les éditions Business et Enterprise, qui comportent de nombreuses fonctionnalités telles qu'une URL de démonstration et la possibilité de gérer jusqu'à 1 000 participants.

Pourquoi l'obtenir ?

Pour faire simple, Zoom est une plateforme de réunion virtuelle qui répond aux besoins en constante évolution des petites et grandes organisations en matière d'organisation de réunions. Avec des fonctionnalités telles que l'intégration d'un calendrier, des outils de planification, le partage d'écran, la co-annulation d'une session de partage d'écran, etc., c'est un environnement idéal pour les réunions sur le web, qu'il s'agisse d'une réunion de directeur à subordonné ou d'un grand webinaire interactif.

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#10 - Trello : Un super-outil de gestion visuelle des tâches

Trello est un outil de gestion des tâches visuellement riche qui utilise des cartes accrocheuses pouvant être facilement réorganisées, modifiées, fixées à des dates limites, etc. Il intègre des cartes qui peuvent être créées pour diverses tâches et projets. Les parties prenantes ont alors accès aux tableaux de bord et peuvent être affectées à des tâches spécifiques par un modérateur. En tant que tel, c'est un outil de travail parfait, aussi bien au bureau qu'à distance, pour toute entreprise.

Présentation :

Avec Trello, vous disposez d'un ensemble complet d'outils de gestion de projet, visuellement attrayants et faciles à utiliser. Les utilisateurs peuvent communiquer lorsque leurs tâches sont terminées afin de pouvoir en attribuer de nouvelles. Il existe un écosystème complet articulé autour de l'interface des tableaux et des cartes qui permet de joindre des images et d'autres éléments, de créer des listes de contrôle, de partager des URL, de télécharger des données dans le nuage, d'utiliser des outils de contrôle, etc. Il est également doté d'une fonction d'IA appelée Butler qui permet d'automatiser les flux de travail grâce à des déclencheurs et des commandes basées sur le temps.

Prix :

La version gratuite peut gérer jusqu'à 10 tableaux d'équipe et comporte quelques autres restrictions. Passez à la formule Business Class à 12,50 $ par mois ou 9,99 $ par mois sur une base annuelle et vous bénéficierez d'intégrations d'applications, d'une assistance prioritaire, de modèles pour les tableaux d'équipe, d'une exportation de données, etc. La formule Entreprise sans restrictions coûte 20,83 $ par utilisateur pour un maximum de 300 membres d'équipe, puis diminue proportionnellement à mesure que vous atteignez 5 000 utilisateurs, alors que vous ne payez que 5,92 $ par utilisateur par mois. Plus de détails sont disponibles sur demande.

Pourquoi l'obtenir ?

Trello utilise la puissance visuelle pour simplifier la gestion des tâches et des projets. Il s'agit d'un système transparent qui clarifie les livraisons et les délais, ce qui a toujours constitué un défi majeur dans la gestion d'équipes distantes dont les membres sont issus de lieux géographiques différents.