100% sûr | Sans publicité |
soutenir
La technologie PDF a considérablement fait progresser le domaine de la numérisation des archives au cours des dernières décennies. Ce qui était autrefois une tâche difficile pour la préservation des données et la capacité de stocker des documents pour les retrouver facilement est aujourd'hui devenu monnaie courante. L'un des principaux facteurs à l'origine de ce changement est la reconnaissance optique de caractères (ROC). Voyons pourquoi L'OCR joue un rôle important dans la numérisation des archives., comment elle est appliquée en tant que processus, et comment la précision de l'OCR peut être améliorée par différentes méthodes.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie
Partie 1. Application de l'OCR à la numérisation des archives
L'OCR est essentiellement le processus de reconnaissance, d'extraction et d'intégration du contenu textuel d'un document numérique ou physique basé sur une image dans la couche d'image existante. Cette technologie double couche est prise en charge par le format PDF, ce qui en fait un support idéal pour la numérisation des archives. Plusieurs autres considérations font du format PDF le véhicule idéal pour numériser les archives de documents.
1. Innover dans les méthodes traditionnelles de catalogage et d'indexation
Le catalogage et l'indexation vont souvent de pair mais sont deux processus totalement différents. Alors que le catalogage consiste à organiser les actifs ou les éléments de contenu, l'indexation est liée à la recherche d'informations. Les deux sont nécessaires pour l'archivage de documents, de supports audiovisuels, de journaux, de magazines, de revues universitaires et d'autres types de contenu. Le catalogage vous indique ce qui est disponible, tandis que l'indexation offre un moyen de trouver l'information exacte que vous recherchez.
La conversion de documents physiques ou de fichiers numérisés en PDF permet de cataloguer et d'indexer en même temps grâce à la technologie OCR. Le contenu numérisé peut être rendu modifiable ou consultable, ce qui facilite le catalogage et l'indexation des archives. Par conséquent, l'OCR est en fait une nouvelle façon de cataloguer et d'indexer les archives de documents, en rendant le processus accessible par ordinateur.
2. Réaliser une véritable extraction en texte intégral
L'indexation manuelle est généralement sujette à l'erreur humaine, qui peut aller de 3 % à 30 % selon la tâche à accomplir. Cela signifie que les documents textuels peuvent ne pas être correctement indexés si le processus est effectué manuellement. Il en va de même pour le catalogage, mais dans une moindre mesure. Cependant, avec l'aide de l'OCR, la conversion est possible jusqu'à un taux de précision de 98% à 99%. Cela permet ensuite la recherche et l'extraction en texte intégral. Lorsque cette capacité est associée à des éléments de métadonnées et d'indexation, elle donne naissance à un système de catalogage et d'indexation amélioré.
3. Technologie PDF double couche
Bien que l'on pense généralement que l'OCR incorpore une couche de texte sur l'image existante, en réalité, le texte est rendu invisible dans le PDF. Cependant, ce texte peut maintenant être sélectionné et est donc consultable. Dans le processus de numérisation des archives, l'archiviste vérifie d'abord si la couche de texte numérisée correspond au texte de l'image originale. Cette étape d'assurance qualité est essentielle à l'exactitude du texte rendu. Ces modifications seront ensuite stockées dans la copie ROC du fichier, ce qui facilitera la recherche par mots-clés. Toute faute de frappe omise lors de ce contrôle de qualité rendra le document introuvable pour ce mot clé particulier. C'est là que la stratification entre en jeu. Il permet à l'archiveur de vérifier visuellement si les caractères reconnus par le moteur OCR sont cohérents avec les caractères du fichier image d'origine.
4. Développer l'utilisation des fichiers archivés
L'exécution de l'OCR sur un document PDF rend une couche interrogeable, mais elle peut aussi rendre le texte modifiable. Toutefois, pour les besoins de l'archivage et de la recherche, il est préférable d'avoir un document consultable, car les informations d'indexation peuvent aider à obtenir des résultats de recherche en texte intégral. Les documents numérisés par OCR peuvent ainsi être utilisés dans divers scénarios, selon qu'ils sont modifiables ou consultables. Par exemple, il est beaucoup plus facile de corriger un morceau de texte dans un fichier image en utilisant l'OCR que de corriger ce même texte dans un outil d'édition d'images. L'OCR ouvre un éventail de possibilités de cas d'utilisation que les techniques d'archivage traditionnelles ne peuvent égaler.
Partie 2. Comment améliorer le taux de reconnaissance de l'OCR
La précision d'une exécution de l'OCR dépend de diverses considérations, tant logicielles que manuelles, qui sont énumérées ci-dessous. Chacun de ces paramètres permet à l'OCR d'être plus précise, et ils peuvent être contrôlés soit au stade pré-OCR, soit au stade post-OCR, pendant l'assurance qualité.
1. Utiliser le bon logiciel - PDFelement
The OCR plugin in PDFelement is highly accurate and works with multiple languages, even simultaneously. En outre, PDFelement permet de convertir le fichier PDF d'origine en versions consultables et modifiables. Il peut également créer directement un PDF à partir de l'entrée d'un scanner, ainsi que convertir des formats de fichiers non textuels en PDF éditables/rechercheables.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie2. Les bons paramètres d'analyse
Lorsque vous numérisez des documents, il est important de définir les bons paramètres dans les réglages de votre scanner. Certains d'entre eux le sont. La première d'entre elles est l'orientation. Veillez à ce que le document soit introduit dans le scanner avec un angle correct, car une numérisation de travers peut sérieusement affecter la précision de l'OCR.
3. Réglage de la résolution
La meilleure résolution pour une OCR précise est de 300 dpi ou points par pouce. Cette densité plus élevée permet une numérisation plus précise, ce qui permet au moteur OCR de travailler avec deux fois plus de points de référence qu'en 150 dpi.
4. Sélection du mode de couleur
Pour les documents décolorés ou anciens, RVB est le mode couleur recommandé pour permettre au scanner de capturer entièrement le contenu du document physique. En général, cependant, la numérisation en mode niveaux de gris est la meilleure option pour la précision de l'OCR. Bien que le mode Noir et Blanc permette de numériser l'image plus rapidement, cela peut affecter la qualité de la reconnaissance du texte.
5. Réglages de la luminosité et du contraste
Pour la luminosité, les deux extrêmes - trop élevé ou trop bas - peuvent avoir un effet négatif sur la qualité et la précision de l'OCR. Pour cette raison, 50 % est le réglage de luminosité recommandé. Cependant, cela dépend aussi du scanner lui-même, et il faut donc s'attendre à une phase initiale d'essais et d'erreurs.
En termes de contraste, le paramètre le plus élevé est généralement préféré car l'OCR fonctionne essentiellement en analysant les zones sombres et claires pour identifier les caractères individuels. Des règles sont ensuite appliquées pour faire correspondre ces résultats avec des caractères, du texte et des chiffres connus. Si le contraste entre la partie sombre du texte est élevé par rapport aux parties non textuelles environnantes, l'OCR est plus précise.
6. Correction de l'image et décontamination
Ces deux éléments ont un impact considérable sur la qualité de la numérisation OCR. La correction d'image couvre des aspects tels que l'augmentation de la résolution, l'application de corrections de couleur et l'essai de différents paramètres de contraste, tandis que la décontamination implique la suppression des caractères non textuels tels que les icônes, les images non textuelles, les caractères inhabituels, etc. Ces deux éléments sont importants car ils permettent au moteur d'OCR de "lire" le document avec plus de précision.
7. Relecture manuelle minutieuse
En fonction de la précision que vous souhaitez donner au résultat final, une relecture manuelle peut être nécessaire ou non. Si la précision est primordiale, il s'agit d'une étape indispensable dans le processus de numérisation des archives. Il s'agit essentiellement d'une vérification humaine visant à s'assurer que les caractères scannés sont reconnus correctement dans le contexte de l'image scannée. C'est un processus fastidieux et minutieux, mais essentiel dans de nombreux cas.
PDFelement - Le meilleur logiciel d'OCR pour la numérisation d'archives
PDFelement offre un moteur d'OCR très précis, mais apporte également plusieurs autres avantages lorsqu'il s'agit de numérisation d'archives. Voici quelques-unes des caractéristiques qui en font le logiciel parfait pour l'OCR des PDF et des scans.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie
- Capacité d'édition complètes - Une fois converti en PDF éditable, un document peut être facilement modifié à l'aide des outils d'édition pour les images, le texte, les tableaux, les graphiques, les pieds de page/en-têtes, les filigranes, les hyperliens et d'autres contenus.
- OCR multilingue - Si vous avez un document dans plusieurs langues, vous pouvez utiliser PDFelement en toute confiance pour le processus d'OCR. Il prend en charge plus de 20 langues, ce qui contribue à accroître la précision globale de la reconnaissance du texte.
- Processus par lots - L'OCR peut être effectuée sur un lot de documents, ce qui permet de gagner du temps dans le processus d'archivage numérique.
- Annotations - Les fichiers convertis peuvent être annotés de notes, de surlignages et d'autres contenus, ce qui facilite le processus d'indexation. La liste des annotations et la présentation par onglets de PDFelement facilitent le recoupement des textes lors de la recherche d'un sujet particulier à l'aide de fichiers OCR.
- Signature électronique et sécurité - Les fichiers peuvent être signés numériquement ou électroniquement et protégés contre toute visualisation ou modification non autorisée à l'aide d'un cryptage basé sur un mot de passe. Cela permet de valider l'authenticité d'un document et d'empêcher toute modification. La rédaction est une autre fonction utile que les utilisateurs peuvent utiliser pour empêcher que des informations sensibles puissent être recherchées.
- Organisation des fichiers et des pages - Des moyens simples pour diviser et fusionner des fichiers, créer des portefeuilles PDF, comparer des documents après OCR, ajouter/supprimer/réorganiser des pages, extraire des pages, etc.
- Réduction de la taille des fichiers - La fonction PDF Optimize de PDFelement aide les archivistes à stocker de grandes quantités d'informations de manière très efficace.
Pour ces raisons, entre autres, PDFelement est considéré comme l'un des meilleurs éditeurs de PDF pour l'OCR et les tâches connexes. Le logiciel est également l'un des utilitaires PDF haut de gamme les plus abordables pour les petites entreprises ainsi que pour les organisations de niveau professionnel, ce qui en fait une solution viable pour les entreprises, les établissements d'enseignement et toutes sortes d'entités dans les secteurs public et privé.
Clara Durand
chief Éditeur