Tout sur la facture commerciale et son utilité dans les affaires
Aujourd'hui, nous pouvons facilement faire des affaires internationales grâce aux télécommunications modernes. Les vendeurs d'un pays peuvent interagir avec les acheteurs d'un autre pays. Cela crée des échanges qui profitent aux deux parties. Les acheteurs et les vendeurs s'appuient sur une facture commerciale pour identifier les marchandises qui sont achetées ou vendues.
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Qu'est-ce qu'une facture commerciale
Une facture commerciale est un document légalement reconnu qui décrit l'activité entre un acheteur et un vendeur. Il contient des descriptions détaillées des biens qui sont achetés ou vendus. Une facture commerciale indique le montant total de la somme qu'un acheteur doit payer. Ainsi, le vendeur connaît le montant total de l'argent à attendre.
Une facture commerciale est divisée en sections stratégiques qui contiennent des types d'informations spécifiques. Ensemble, ces sections fournissent une description complète des transactions concernées. De nombreuses multinationales utilisent des modèles de facture tels que la facture commerciale UPS, la facture commerciale Mersk et la facture commerciale Dhl. Ils produisent ce document car il est utilisé par les fonctionnaires pour déterminer les droits de douane. Bien qu'ils personnalisent leurs propres modèles de facture, les informations qu'ils contiennent sont généralement assez similaires. Voici plus d'informations sur la facture commerciale et comment la générer à l'aide d'un logiciel.
Ce qu'il faut inclure dans une facture commerciale
Une facture commerciale contient un certain nombre de sections spécifiques et importantes. Ils comprennent :
- Le fournisseur
Il s'agit de la personne, de la société ou de l'organisation qui vend les biens faisant l'objet de la transaction.
- L'importateur officiel
Il s'agit de la partie, de la personne, de la société ou de l'organisation qui est responsable de tous les droits ou taxes associés à la transaction.
- Le destinataire
Il s'agit de l'endroit où l'envoi de marchandises est livré.
- La description complète des produits de base
Il s'agit d'une description complète de tous les biens qui font l'objet de la transaction. Elle comprend également les composants individuels qui sont utilisés pour fabriquer ces biens.
- La quantité et la valeur
Il s'agit d'une description détaillée de la quantité de chaque article qui est transporté. Cette description comprend également les valeurs décomposées ainsi que les unités de mesure associées.
- La devise
Il s'agit de la dénomination de la monnaie légale échangée lors de la transaction.
- Le pays d'origine
Il s'agit du pays dans lequel les marchandises ont été fabriquées. Ce qui est important, c'est que ce n'est pas la nation d'où ils sont transportés.
Ces sections d'une facture commerciale fedex fournissent des informations de base sur les marchandises qui sont impliquées dans les transactions commerciales internationales. Ces données facilitent la livraison des marchandises ainsi que le dédouanement.
Faciliter la création de factures commerciales avec FreshBooks
FreshBooks est un logiciel de comptabilité qui peut vous aider à gérer votre entreprise facilement, en toute sécurité et avec des résultats rapides. Cet outil peut vous aider à réaliser l'automatisation de vos processus d'affaires. Vous pouvez donc vous consacrer moins à la comptabilité et davantage à la gestion de votre entreprise.
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Ce logiciel dispose d'une interface facile à utiliser et très intuitive. Ainsi, vous pouvez facilement utiliser ses outils et créer des factures commerciales professionnelles. Le logiciel dispose d'une série de fonctionnalités puissantes. En les utilisant, vous pouvez automatiser des activités telles que l'organisation des dépenses, la création de factures, la programmation, les rapports de paiement et l'interaction avec les clients. Ce logiciel est basé sur l'infrastructure du cloud. Par conséquent, vous pouvez y accéder à tout moment depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur de bureau, partout dans le monde.
Comment établir une facture commerciale avec FreshBooks
Il est très facile de créer une facture commerciale à l'aide de FreshBooks. Vous pouvez utiliser deux méthodes principales pour y parvenir. Il s'agit du tableau de bord de FreshBooks et de la section Nouvelle facture.
1. Depuis le tableau de bord de FreshBooks
Le processus de création d'une nouvelle facture peut commencer à partir du tableau de bord de FreshBooks. Dans cette section, il existe deux méthodes pour créer le document. Ils comprennent :
- Cliquez sur le bouton "Créer un nouveau".
- Sélectionnez "Facture" afin d'arriver à l'écran "Nouvelle facture".
2. Dans la section "Nouvelle facture
Vous pouvez également créer une facture en vous rendant directement dans la section Factures. À partir de là, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Nouvelle facture" qui se trouve en haut à droite de la fenêtre. Après avoir cliqué dessus, vous accédez à un écran où vous pouvez saisir les détails de votre facture commerciale. Ces informations peuvent être saisies dans des parties spécifiques du modèle de facture commerciale. Ils comprennent :
- Accepter les cartes de crédit :
Dans cette section, vous pouvez personnaliser la facture commerciale de manière à capturer les paiements par carte de crédit.
- Personnaliser le style de la facture :
Cette section vous permet de personnaliser l'apparence de votre facture. Vous pouvez spécifier un modèle et choisir entre le style de facture simple ou moderne. Vous pouvez également choisir la couleur du thème de votre facture commerciale. Ici, vous pouvez choisir la couleur de la bannière. Vous pouvez également choisir la couleur des titres. Il s'agit par exemple du numéro de facture, de la description et du taux. En outre, vous pouvez choisir parmi les polices Helvetica et Garamond. Vous pouvez également personnaliser la facture commerciale et la rendre récurrente.
- Sections des détails de la transaction de la facture :
Après avoir personnalisé l'apparence de votre modèle de facture commerciale, vous pouvez procéder à la saisie des détails de votre transaction. Ceci est fait dans des sections telles que :
- Nom, téléphone et adresse de l'entreprise : Dans cette section, vous saisissez les coordonnées et les informations d'identification de votre entreprise.
- Logo : Vous pouvez saisir ici le logo de votre entreprise afin de donner un aspect plus professionnel à la facture commerciale.
- Facturé à : Dans cette partie, vous pouvez ajouter votre client. Il est possible d'ajouter un nouveau Client ou d'ajouter un Client existant.
- Date d'émission : En éditant la facture commerciale vierge fournie par le logiciel FreshBooks, vous pouvez identifier la date d'émission de la facture en éditant cette partie. Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin d'effectuer de modifications car cette partie se met à jour automatiquement.
- Date d'échéance : Il s'agit de la date à laquelle votre facture doit être payée. Cette date est très importante car les rappels de retard et les frais sont calculés en fonction de cette date. La date d'échéance est rappelée sur la base de la dernière facture que vous avez créée. Cela inclut également les dates d'échéance personnalisées.
- Le numéro de facture : Il s'agit d'un numéro qui identifie de manière unique chaque facture que vous émettez. Dans cette section, vous pouvez saisir ce numéro. Il peut également inclure des chiffres et des lettres.
- Champ de référence : Il s'agit d'un champ qui identifie des informations supplémentaires telles que des bons de commande (PO) pour votre facture commerciale. Dans le champ de référence, vous pouvez saisir jusqu'à 25 caractères uniques.
- Description, taux, quantité, total de la ligne : dans cette section de la facture commerciale, vous pouvez entrer des détails sur les produits ou services spécifiques qui sont impliqués dans la transaction.
- Notes : Dans une transaction commerciale, il peut y avoir des informations supplémentaires. La section Notes de la facture contient ces détails. Chaque facture comporte des notes uniques qui ne sont pas reportées sur la suivante.
- Conditions : Dans les transactions commerciales importantes, par exemple les expéditions internationales, des taxes peuvent être appliquées. Les catégories de taxes ont normalement des numéros uniques. Il s'agit par exemple de la TVA et de la TPS. Elles sont inscrites dans la section "Conditions" de la facture commerciale ups. En outre, vous pouvez saisir des informations sur les virements bancaires ou les adresses électroniques PayPal. En saisissant les directives de paiement dans cette section, il devient possible d'informer vos clients sur le mode de paiement le plus approprié que vous préférez.
- À titre de conseil professionnel, la section Notes est idéale pour les commentaires ou les détails d'expédition, tandis que la section Termes est idéale pour saisir les données dont vous devrez vous souvenir à l'avenir.
Une fois que vous avez saisi les détails indiqués ci-dessus dans l'exemple de facture commerciale, vous pouvez procéder à la sélection d'un client. Après avoir fait cela, le logiciel FreshBooks vous fournit un certain nombre de nouveaux détails. Ils comprennent :
- Envoyez des rappels de retard : Ce logiciel vous permet d'envoyer un total de 3 rappels de retard de paiement à vos clients. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message spécifique à chaque rappel.
- Facturer les frais de retard : En utilisant cette fonction, vous pouvez identifier un montant spécifique de frais de retard à facturer une fois qu'un nombre X de jours se sont écoulés après la date d'échéance de la facture. Il peut s'agir d'un pourcentage de la valeur globale de la facture ou d'un montant forfaitaire.
- Devise et langue : Dans cette partie de la facture commerciale, vous pouvez configurer une devise pour la transaction et une langue spécifique. Dans le logiciel FreshBooks, vous pouvez choisir entre l'anglais et le français.
- Taxes : Dans cette partie de la facture, vous pouvez spécifier un montant de taxe sur le total de la transaction.
Après avoir personnalisé votre facture commerciale, vous pouvez procéder au choix de l'option finale. Ça peut l'être :
● Sauvegarder : Cette option vous permet d'enregistrer la facture dans sa forme actuelle pour la modifier ultérieurement. Elle est enregistrée au format pdf de facture commerciale.
● Envoyer : Cette option active un aperçu de l'e-mail. Après l'avoir consulté, vous pouvez apporter des modifications ou ajouter des adresses électroniques spécifiques. En outre, vous pouvez ajouter des détails de personnalisation pour votre client. Après avoir adapté la facture commerciale à votre goût, vous pouvez l'envoyer.
Après avoir créé et sauvegardé ou envoyé la facture commerciale, vous pouvez revenir à la section Factures.
FreshBooks permet de créer très facilement des factures pour votre entreprise. Il s'agit d'un logiciel polyvalent, plébiscité et facile à utiliser pour les entreprises d'aujourd'hui !
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Clara Durand
chief Rédaction
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