Les 5 meilleures raisons de se passer du papier

1. Cela sauve les arbres : Avec les dangers menaçants du changement climatique dans le monde entier, les arbres sont des outils majeurs pour sauver notre univers en limitant l'empreinte carbone grâce à la réduction des gaz CO2 et à l'augmentation de l'oxygène de l'air. Des études révèlent que 13 arbres sont sauvés de la déforestation lorsque l'on recycle 1 tonne de papier.  La dématérialisation est facilitée par l'utilisation croissante de divers documents électroniques, nous épargnant de la pollution et du réchauffement climatique.

2. Cela fait gagner du temps :  Un temps moyen consacré à la récupération d'informations sur papier prend environ 18 minutes, alors qu'il faut 2 secondes pour récupérer des informations sur un document électronique tel qu'un PDF.  Les documents électroniques sont facilement récupérés sur les appareils grâce à un index clé comme "date, mot-clé" ou tout autre contenu défini. Cela permet de gagner beaucoup de temps et d'augmenter la productivité humaine. Vous pouvez également gagner du temps lorsque vous traitez avec des clients ou des collègues en envoyant des documents par voie numérique pour les révisions d'accords, d'achat, juridiques, etc.

3. Cela permet d'économiser de l'espace de stockage : les cabinets d'avocats et de nombreuses autres entreprises ont eu des raisons de louer de l'espace de stockage pour stocker leurs documents sensibles chaque année alors qu'ils continuent de s'accumuler. Certaines entreprises n'encouragent pas la productivité avec des centaines de dossiers papier qui traînent partout sans espoir d'être dédouanés dans un proche avenir. Le document électronique est devenu une grande alternative à la sauvegarde des documents, car il est moins cher, sécurisé et nécessite un espace physique pour le stockage.  Une moyenne de 10 000 documents occupe 9 pieds carrés d'espace au sol, tandis que l'électronique permet d'économiser sur le disque dur et le cloud et ne nécessite aucun espace au sol, quelle que soit la quantité de documents.

4. C'est plus sûr : Les documents papier sont très sensibles aux menaces de vol, d'incendie, d'eau ou de conditions naturelles. Les documents électroniques peuvent être protégés contre le vol par mot de passe et peuvent être stockés sur le cloud sans se soucier de toute menace immédiate des conditions humaines et naturelles. Un système de stockage électronique (cloud) protège l'emplacement sécurisé de vos documents et vous permet de rechercher n'importe où avec Internet.

5. C'est mobile : les documents électroniques sont accessibles n'importe où, contrairement aux documents papier où vous devez être physiquement présent à l'emplacement du document pour accéder à vos fichiers. Avec les documents électroniques, vous pouvez enregistrer vos fichiers sur des services d'hébergement sécurisés qui vous permettent d'accéder aux documents sur Internet n'importe où sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones. 

Les documents électroniques tels que PDF nécessitent d'excellents outils logiciels tels que PDFelement qui vous permettront d'accéder, de modifier, de convertir et de numériser votre PDF n'importe où. 

4 outils sont indispensables lors du passage d'un document papier à un document électronique ;

je. Corbeille - Pour vider votre espace de bureau de ses papiers excédentaires.
ii. Un scanner – Pour numériser des fichiers papier importants et les convertir en PDF si nécessaire.
iii. Logiciel OCR – Un logiciel PDF haut de gamme comme PDFelement vous permet de modifier des fichiers numérisés grâce à ses excellentes fonctionnalités OCR. Il peut également vous permettre d'éditer, d'exporter et de convertir des PDF en fichiers de votre choix.
iv. Un système de stockage - Les documents électroniques ont besoin d'une plate-forme d'hébergement professionnelle pouvant stocker des documents. Dropbox est l'une des plateformes d'hébergement les plus sécurisées que vous puissiez toujours utiliser.