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Comment utiliser un logiciel PDF dans les documents des systèmes de gestion de la qualité

L'article explore les outils idéaux requis pour gérer et maintenir un tel écosystème de documentation et la manière dont ils aident à organiser les ressources. Il examine également de plus près certains des processus impliqués dans l'utilisation des outils PDF dans un environnement SMQ.

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2024-03-05 14:26:00 • Déposé à : Mode d'emploi

Les systèmes de gestion de la qualité sont essentiellement un ensemble de protocoles, de procédures et d'autres documents visant à atteindre des normes de qualité prédéfinies. Ainsi, les documents d'un système de management de la qualité ou SMQ doivent être accessibles de manière centralisée par tous les employés d'une organisation, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Dans la plupart des cas, il existe des normes de qualité propres à chaque département ou division, ce qui peut exiger que certaines parties du système soient verrouillées pour d'autres. Quel que soit le besoin, les PDF jouent un rôle essentiel dans la maintenance des documents d'un SMQ. Dans cet article, nous allons explorer les outils requis pour gérer et maintenir un tel écosystème de documentation et comment ils aident à organiser les ressources, et nous allons également examiner de plus près certains des processus impliqués dans l'utilisation des outils PDF dans le cadre du SMQ.

Partie 1. Pourquoi un éditeur de PDF professionnel est-il important ?

Étant donné qu'une grande partie de la documentation doit être archivée pour être facilement récupérée, les référentiels de SMQ et les banques de données sont souvent conservés sous forme de documents PDF. Cela permet une distribution facile, une visibilité globale et l'utilisation d'outils de sécurité, entre autres considérations.

Voici PDFelement, la solution PDF la plus abordable, la plus complète et la plus souple que vous puissiez trouver. La raison pour laquelle PDFelement est un éditeur PDF très recherché est qu'il couvre toutes les fonctionnalités généralement utilisées pour la gestion des documents d'un système de management de la qualité, comme indiqué ci-dessous :

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Créer : PDFelement peut convertir des centaines de formats de fichiers en fichiers PDF. Que vous ayez des feuilles de calcul, des graphiques, du texte, des images, des pages Web, des livres électroniques ou tout autre format de fichier, vous pouvez consolider les informations dans un fichier PDF pour un accès facile et sécurisé.

Convertir : Vous pouvez également reconvertir des documents spécifiques dans leur format d'origine pour les éditer, après quoi ils peuvent être réintégrés dans le fichier PDF principal. Cela permet de maintenir les informations à jour à tout moment.

Editer : Texte, images, liens hypertextes et autres contenus peuvent être modifiés directement dans le fichier PDF à l'aide de PDFelement.

Fusionner : Les documents clés d'un Système de Management de la Qualité peuvent être regroupés et fusionnés pour consolider les informations connexes. Les fichiers fusionnés auront une première page supplémentaire contenant le nom de chacun des documents qui ont été fusionnés pour créer le fichier principal.

Organiser : Les pages PDF peuvent être ajoutées, supprimées, réorganisées, extraites, tournées, etc., ce qui vous permet de réorganiser rapidement le contenu en fonction de l'évolution des besoins de votre organisation.

Sécurité : Une sécurité par mot de passe de niveau entreprise peut être appliquée à tous les documents d'un Système de Management de la Qualité afin de garantir que seul le personnel autorisé puisse modifier les informations. D'autres personnes peuvent être autorisées à consulter, imprimer et copier le contenu.

Pour toutes ces raisons, PDFelement est l'éditeur PDF par excellence pour la plupart des projets de gestion de la qualité.


Partie 2. Utilisations du format PDF dans les systèmes de management de la qualité

1. Qu'est-ce qu'un SMQ ou Système de Management de la Qualité ?

Comme nous l'avons vu brièvement, un SMQ est un ensemble de documents décrivant comment atteindre des objectifs de qualité spécifiques et les meilleures pratiques pour y parvenir. Cela implique surtout l'utilisation d'une documentation étendue sous la forme de manuels de qualité, de normes de fonctionnement, de documents de procédure, de listes de contrôle de la qualité et d'autres types de contenu similaires.

S'il existe plusieurs façons de traiter ces flux de documents, les exigences d'un SMQ sont claires :

  • Les informations ne devraient être accessibles qu'aux employés concernés.
  • Les fichiers doivent pouvoir être partagés facilement, soit via des URL, soit en tant que pièces jointes.
  • Les informations doivent être correctement cataloguées et indexées pour faciliter la recherche.

Compte tenu de ces facteurs, les outils proposés par PDFelement couvrent entièrement la panoplie des besoins en matière de maintenance des documents d'un système de gestion de la qualité. Examinons quelques-unes de ces conditions.

2. Comment signer un PDF

Les PDF d'un SMQ devaient invariablement être signés par un chef de division ou un chef de service. Pour cela, la fonction de signature électronique de PDFelement peut être utilisée.

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signer le document

3. Comment appliquer la protection par mot de passe

Les documents qui sont largement diffusés ne doivent pas être modifiés de quelque manière que ce soit. Cela peut être réalisé en mettant en œuvre des mesures de sécurité telles que des restrictions basées sur un mot de passe, ce qui est possible avec PDFelement.

configuration du mot de passe


Partie 3. Utilisation des PDF dans le contrôle des documents de protocole d'exploitation

Les documents du SMQ devraient également être convenablement organisés pour plus d'efficacité, de facilité de recherche et de partage sécurisé. Voici quelques procédés qui couvrent ces exigences.

1. Comment combiner les documents standard actuels

La fonctionnalité Combiner PDF peut être utilisée pour fusionner plusieurs fichiers en un seul fichier PDF. Cela peut être fait facilement avec l'aide de PDFelement comme indiqué ci-dessous :

Etape 1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Combiner le PDF.

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combiner pdf

Etape 2. Vous pouvez maintenant faire glisser vos fichiers dans l'interface pour les ajouter à la file d'attente. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Ajouter en bas de la page pour importer des fichiers, des dossiers et des documents actuellement ouverts.

Etape 3. Réorganisez les fichiers dans la file d'attente au besoin.

Etape 4. Dans le panneau latéral droit, vous pouvez choisir de combiner tous les fichiers de la file d'attente ou d'insérer un nouveau document dans tous les fichiers de la file d'attente.

Etape 5. Une fois les réglages définis, cliquez sur Appliquer, puis choisissez un emplacement pour stocker le fichier PDF fusionné.

2. Comment créer des signets

Les signets PDF sont pratiques lorsque vous recherchez une section spécifique d'un document ou lorsque vous devez mettre à jour des informations dans une partie particulière du fichier. De tels signets peuvent être mis en place facilement avec PDFelement.

Etape 1. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur l'icône du panneau latéral en haut à gauche et sélectionnez Signets pour afficher le volet Signets.

ajouter signet

Etape 2. Faites défiler jusqu'à la page où vous voulez ajouter le premier signet.

Etape 3. Au bas du panneau, cliquez sur Ajouter un signet et saisissez un nom pour l'identifier.

Etape 4. Continuez à faire défiler l'écran jusqu'à chaque page où un signet est nécessaire et appliquez les instructions de l'étape 4 ci-dessus.

Une fois que vous avez ajouté tous les signets, enregistrez le fichier pour préserver les modifications. Tous les utilisateurs pourront désormais accéder au volet des signets pour naviguer facilement dans le document lors de la recherche ou de la mise à jour du contenu.

3. Partager un document protégé avec un inspecteur

Les documents SMQ protégés doivent souvent être examinés par des spécialistes ou des consultants tiers pour valider le contenu ou recommander des modifications. Pour pouvoir partager ces documents avec eux, il faudra également partager les mots de passe correspondants. Pour simplifier cela, créez un nouveau PDF contenant tous les mots de passe requis, puis appliquez un seul mot de passe "Open password" pour protéger le fichier. Ce fichier peut être envoyé à l'inspecteur et le mot de passe unique peut être partagé avec via un autre canal.

Etape 1. Pour créer un nouveau fichier PDF, cliquez sur Fichier → Nouveau → Document vierge.

Etape 2. Dans le nouveau document, cliquez sur Texte pour passer en mode d'édition de texte.

Etape 3. Cliquez sur le symbole T+ pour ajouter un nouveau texte, puis copiez-collez tous les mots de passe requis.

Etape 4. Ensuite, appliquez un mot de passe à ce fichier en suivant la procédure indiquée ci-dessus, mais la différence ici est que vous appliquerez un mot de passe Open plutôt qu'un mot de passe Permissions.

Etape 5. Le document peut maintenant être partagé avec le destinataire avec les fichiers verrouillés, et le mot de passe pour le nouveau fichier peut lui être envoyé séparément via un autre courriel ou une autre application de chat.

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partage de fichiers

Conclusion

Les Systèmes de Management de la Qualité sont souvent essentiels au succès d'une organisation et à la satisfaction de ses clients. À ce titre, les efforts déployés pour organiser un SMQ et le rendre accessible en toute sécurité à tous les employés autorisés constituent une part essentielle de ce processus. PDFelement est un outil très performant pour gérer tous vos documents dans le cadre d'un Système de Management de la Qualité, et c'est aussi l'alternative la plus abordable par rapport à d'autres éditeurs de PDF premium comme Adobe Acrobat et d'autres ayant des capacités équivalentes.

De plus, PDFelement est également disponible pour Windows et iOS, et il existe une nouvelle plateforme de stockage en cloud et de signature électronique appelée Wondershare Document Cloud pour faciliter la gestion des documents QMS. Grâce à cet ensemble de programmes et de plates-formes, il est plus facile que jamais de mettre à jour vos documents SMQ.

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Clara Durand

chief Rédaction

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