Solutions pour un bureau sans papier en 2023

Un employé de bureau moyen déchiquette environ 10 000 pages de papier par an. Cela représente non seulement un gaspillage de ressources, mais aussi des coûts supplémentaires liés à la copie, à l'affichage, au stockage et au recyclage de toutes ces pages. Les grandes entreprises peuvent facilement dépenser des milliers de dollars en papier, pour finalement le voir gaspillé. Pour éviter ce gaspillage important de ressources, de nombreuses organisations ont décidé de mettre en place un système de bureau sans papier.

Le passage au zéro papier présente également des avantages majeurs pour l'environnement, car il réduit la déforestation et élimine les polluants émis lors du processus de production du papier. Si votre organisation souhaite gérer un bureau sans papier, il est important de trouver la solution de bureau ou le logiciel adapté à votre entreprise.

PDFelement est l'un des meilleurs choix en matière de solutions sans papier. Il s'agit d'une solution complète qui peut faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars et des centaines d'heures de travail chaque année.

Comment mettre en place un bureau sans papier avec PDFelement

Dans l'article suivant, vous en saurez plus sur les défis que représente la transition vers un bureau sans papier et sur la façon dont PDFelement peut vous aider. Nous partagerons également quelques idées utiles sur la façon de passer au zéro papier qui vous aideront à transformer les pratiques de travail de votre bureau. Que vous utilisiez Windows ou MacOS, vous pourrez facilement dématérialiser votre bureau avec PDFelement.

N°1 : Reconnaissance OCR de documents papier en PDF

Les entreprises qui passent à un bureau sans papier sont confrontées à quelques défis importants. Le premier défi majeur consiste à gérer les dossiers papier que l'entreprise possède déjà.

Dans certains cas, les entreprises ont des milliers de fichiers qui doivent être numérisés pour que leurs bureaux se passent complètement de papier. Cette situation est particulièrement fréquente pour les entreprises des secteurs financier, juridique et médical.

Tous les fichiers papier doivent être numérisés pour pouvoir être accessibles via un nouveau système de bureau sans papier. En effet, la commodité et les économies d'un bureau sans papier ne seront pas possibles tant que tout n'aura pas été numérisé.

Heureusement, le processus de numérisation des fichiers papier est facilité grâce à PDFelement. PDFelement vous permet de numériser rapidement des pages et de les stocker au format PDF. Ce format est une norme commerciale mondiale pour la publication et l'archivage de fichiers. Il permet à votre entreprise de conserver la mise en page et le format originaux de tout document numérisé et de stocker des données de manière sécurisée.

PDFelement est également doté d'un logiciel avancé de reconnaissance optique de caractères (OCR). OCR détecte les lettres et caractères réels des pages numérisées. Cela rend tous les fichiers numérisés éditables et entièrement consultables une fois qu'ils sont dans le système. Cette fonction peut faire gagner des milliers d'heures à votre entreprise, car vous n'aurez pas à rédiger des métadonnées détaillées décrivant le contenu des fichiers numérisés.

Une fois qu'un fichier a été ajouté au système, il est consultable sur pratiquement tous les appareils électroniques, y compris les smartphones, les ordinateurs Windows et macOS et les tablettes. Il conservera sa mise en page sur chacun de ces appareils. Le fichier numérisé est également assez compact, ce qui permet de l'envoyer facilement à d'autres personnes par e-mail ou via un programme de messagerie. Un logiciel professionnel de bureau dématérialisé comme PDFelement simplifie grandement la gestion des documents dématérialisés !

N°2 : Tout imprimer en PDF

Une fois que votre entreprise a numérisé les anciens fichiers dans votre système de gestion documentaire dématérialisée, votre prochain défi sera d'apprendre à gérer les nouveaux documents. Heureusement, cette tâche est également facilitée grâce à PDFelement.

Lorsque vous créez un nouveau document à l'aide d'une application de traitement de texte, PDFelement vous permet d'imprimer en PDF en utilisant une imprimante PDF. L'imprimante PDF fonctionne avec la plupart des programmes de traitement de texte sous Windows et MacOS, y compris Microsoft Office et Pages (macOS).

La possibilité d'imprimer des fichiers directement au format PDF garantit que vos documents utilisent un format identique. Cela signifie également que tous les nouveaux documents peuvent être consultés et modifiés immédiatement.

N°3 : Créer des formulaires à remplir

Remplir des formulaires papier est un aspect très chronophage du travail de bureau qui implique généralement un traitement manuel. Une fois le formulaire papier rempli, il est classé ou les données sont transférées manuellement dans un système électronique. Après l'enregistrement des données, le formulaire papier est généralement jeté, ce qui entraîne un gaspillage de ressources.

PDFelement facilite le processus de remplissage des formulaires en permettant decréer des formulaires PDF à remplir. Il n'est plus nécessaire de remplir les formulaires papier car vous pouvez facilement remplir des formulaires sur votre ordinateur. Ces formulaires électroniques contiennent tous les éléments d'un formulaire papier, notamment des champs de texte, des cases à cocher, des boutons radio, des combo box, des listes, etc.

N°4 : Signer électroniquement

L'envoi de documents signés peut être un processus gourmand en ressources. En général, le document doit être imprimé, signé, numérisé et envoyé. Ce processus peut être simplifié en utilisant la fonction de signature électronique de PDFelement.

Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un document PDF et ajoutez votre signature à PDFelement. Faites ensuite glisser la signature et déposez-la sur votre document. Après cela, vous pouvez envoyer le fichier PDF signé aux destinataires souhaités. Aucun papier n'est utilisé pendant tout le processus !

N°5 : Numériser en PDF

PDFelement vous permet de numériser des documents à partir d'un scanner ou d'un appareil mobile, puis de les stocker immédiatement sous forme de PDF de haute qualité. Il est ainsi facile de gérer vos documents dématérialisés, même lorsque vous êtes en voyage d'affaires ou en déplacement.

N°6 : Extraire des données de formulaires

Une autre raison pour laquelle les formulaires papier peuvent demander beaucoup de temps est que de nombreux bureaux enregistrent les informations qu'ils reçoivent manuellement. Dans la plupart des cas, un client remplit le formulaire, puis un membre du personnel transfère ces informations dans un système informatique.

PDFelement permet d'éviter ce problème en extrayant des données de vos formulaires PDF. Ainsi, il n'est pas nécessaire de retaper les données ou de traiter manuellement les informations. De plus, PDFelement vous permet de personnaliser les parties du formulaire à extraire et de définir ce qu'il faut faire avec les données recueillies. Toutes les données du formulaire peuvent être importées dans une feuille Excel en seulement quelques étapes.

N°7 : Modèles gratuits pour le travail quotidien

Même avec un bureau sans papier, certaines tâches peuvent encore prendre du temps. Par exemple, la création de documents, la conception de formulaires de demande et la rédaction de rapports d'activité.

PDFelement vous aide en vous donnant accès à une vaste bibliothèque de modèles. Cela vous permet de créer rapidement des documents à partir de modèles PDF prêts à l'emploi, ce qui permet de gagner un temps considérable.

N°8 : Annoter des documents de manière collaborative

La collaboration peut être très compliquée lorsqu'on utilise des documents papier. Chaque participant impliqué dans la collaboration doit partager les documents ou avoir une copie individuelle imprimée pour lui.

Dans un bureau sans papier, en utilisant PDFelement, chaque participant peut annoter et commenter sur un seul fichier. Cela permet à tous les membres de l'équipe d'accéder rapidement au dossier et de visualiser les contributions des autres collaborateurs.

N°9 : Enregistrer en PDF/A pour un archivage à long terme

La plupart des bureaux ont certains types de fichiers qui sont importants mais qui ne sont pas utilisés très souvent. Il peut s'agir de déclarations fiscales, de certifications et d'accords commerciaux. Ces documents archivés à long terme peuvent être stockés dans un format appelé PDF/A.

Le PDF/A peut bloquer les fonctionnalités du PDF qui sont mal adaptées à l'archivage à long terme. Il permet également de gagner de l'espace grâce à ses algorithmes de compression efficaces. Ce format est déjà amplement utilisé par de nombreux gouvernements, organisations et entreprises.

N°10 : Sécuriser des documents dématérialisés avec un mot de passe

L'utilisation de documents papier peut présenter un risque sérieux pour la sécurité de votre entreprise. Il est impossible de définir un mot de passe qui verrouille l'accès aux documents papier et il est difficile de limiter leur accès à certains membres du personnel.

Heureusement, PDFelement peut vous aider. Une fois que vos fichiers ont été numérisés, vous pouvez définir des mots de passe ou des niveaux d'accès qui en limitent l'accès. Il n'y a aucun risque que des personnes non autorisées consultent ou copient le fichier une fois qu'il a été protégé par un mot de passe. PDFelement vous permet également de biffer les informations sensibles d'un document.

Comme vous pouvez le constater, PDFelement contient un large éventail de fonctionnalités qui facilitent le passage au zéro papier ! Mais votre bureau doit-il vraiment se passer du papier ? Voici quelques avantages et inconvénients d'un bureau sans papier :

Nous venons de découvrir le concept de bureau sans papier proposé par PDFelement. Que le bureau sans papier soit une réalité ou non, vous avez certainement une réaction positive. Pour mieux mettre en place un bureau sans papier, il suffit de lire la suite afin de connaitre les avantages et les inconvénients du bureau sans papier.

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Qu'est-ce qu'un bureau sans papier ?

Concept de bureau sans papier : Un bureau sans papier est un bureau qui renonce entièrement aux produits en papier et qui élimine ainsi les coûts d'achat, de copie, d'impression et de stockage du papier. Il effectue la plupart des tâches en utilisant les communications électroniques, notamment les courriels et les services de documents en ligne. Tous les documents sont convertis au format numérique et les documents physiques sont éliminés.

Avantages du bureau sans papier :

• Le premier avantage d'un bureau sans papier est que vous avez un effet positif sur l'environnement. En consommant moins de papier, vous préservez les ressources naturelles et réduisez l'utilisation de combustibles fossiles.
• La création d'un bureau sans papier permettra d'économiser beaucoup d'espace physique, car la plupart des dossiers seront stockés en ligne au lieu d'avoir à stocker des dossiers papier dans des armoires.
• Outre le gain d'espace, un autre avantage du bureau sans papier est qu'il aura également un effet important sur les dépenses de l'entreprise. Moins d'espace signifie moins d'argent dépensé pour la location ou le loyer de votre bureau.
• Gain de temps : Vous n'aurez pas à fouiller dans chaque armoire pour trouver un dossier - vous pouvez facilement effectuer une recherche via votre ordinateur ou votre appareil mobile pour trouver le dossier que vous recherchez.
• Facilité d'accès : Tous les fichiers de votre entreprise seront facilement accessibles.
• Un bureau sans papier peut être plus sûr, car les fichiers peuvent être protégés par un mot de passe et l'accès peut être limité à certains employés.

Inconvénients du bureau sans papier :

• Vos fichiers les plus importants et les plus personnels seront stockés sur des ordinateurs, ce qui signifie que vous êtes complètement dépendant du bon fonctionnement de la technologie.
• Pour mettre en place un bureau sans papier, vous devrez vous assurer que votre bureau dispose d'ordinateurs rapides et efficaces pour accéder aux fichiers. Cela peut impliquer un coût initial important.
• Plus de main-d'œuvre : vous devrez peut-être embaucher de nouveaux spécialistes en informatique pour gérer les fichiers et les sécuriser.
• Bien que le fait de se débarrasser des fichiers physiques contribue à accroître la sécurité des documents, vous devrez investir dans la cybersécurité pour assurer la sécurité totale de vos fichiers électroniques.
• Regarder l'écran de votre ordinateur pendant de longues périodes peut être nuisible pour vos yeux.

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