Comment passer au zéro papier ? - Secrets inavoués sur la dématérialisation des documents

Clara Durand

2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

L'expression "bureau sans papier" a été introduite pour la première fois dans un article de Business Week en 1975. À l'époque, l'auteur prédisait que la bureautique rendrait le papier superflu pour les tâches de routine. Il était en avance sur son temps, car les conditions d'une entreprise sans papier n'étaient pas encore totalement développées. La technologie n'était pas aussi avancée à l'époque qu'aujourd'hui. Plusieurs années plus tard, nous vivons à une époque où les entreprises qui ont opté pour le zéro papier récoltent les fruits de la technologie.

C'est à Microsoft Office que l'on doit l'introduction du terme "bureau sans papier" dans le commerce pour la première fois en 1978. Aujourd'hui, l'expression "bureau sans papier" désigne un environnement de travail dans lequel "l'utilisation du papier est éliminée ou réduite au minimum". Comment y parvenir ? En convertissant tous les documents, contrats et photos sous forme numérique, puis en les stockant dans un monde numérique. Mais expliquons le processus de dématérialisation à partir de zéro.

5 étapes pour passer au zéro papier

Lorsque vous optez pour le zéro papier, votre bureau est polyvalent. L'idée d'emballer tous ces documents, puis de les déballer dans un nouveau lieu, disparaît. Pas plus. Mais le problème est de savoir comment y arriver. Trier tous les documents du bureau est une tâche herculéenne. Commençons par le début, pour arriver à la ligne d'arrivée.

Étape 1. Trier tous les documents par catégories

Avant de pouvoir commencer à numériser tous les documents, votre tâche consiste à trier vos documents par catégories. De cette façon, vous pouvez scanner une catégorie, la déchiqueter, puis passer à la suivante. Il existe une bonne et une mauvaise façon de trier les documents par catégorie. La meilleure est par catégorie et par usage.

En d'autres termes, votre catégorie principale peut être les factures, les CV, le matériel d'étude ou tout autre élément similaire. Et ensuite, vous les triez par usage. Les factures sont généralement la catégorie la plus utilisée. Triez d'abord celui-là. Il existe une autre façon de trier les documents : trier, numériser et détruire, ou trier, numériser et conserver.

Étape 2. Numérisez tous les documents

C'est le moment d'investir dans le meilleur scanner pour passer au zéro papier, à savoir le Fujitsu ScanSnap iX500. Un bon scanner est l'élément le plus important de votre objectif de dématérialisation. Vous pouvez également prendre des photos de documents et les convertir en documents PDF. Les nouveaux et brillants smartphones sont bien avancés pour le faire. Cependant, il faut noter que les documents scannés sont plus clairs.

Étape 3. Stocker les documents numérisés dans le nuage ou sur un ordinateur

Si vous achetez un bon logiciel pour passer au zéro papier, vous pouvez obtenir un plan qui stockera tous vos documents dans le nuage, où ils seront sécurisés par un cryptage de pointe. Mais si vous souhaitez réduire vos dépenses au minimum au début, il suffit de stocker tous les documents sur un seul ordinateur et de partager le disque dans le réseau de l'entreprise.

Nous vous recommandons également d'investir dans un bon logiciel PDF qui vous aidera à modifier les documents numérisés. Les principales fonctionnalités de PDFelement for Business comprennent l'édition de documents numérisés, mais aussi d'images. Vous pouvez également fusionner et convertir des documents standard en documents PDF. Pensez-y.

Étape 4. Déchiqueter ou recycler le papier

Maintenant que vous avez numérisé tous les documents, il est peut-être temps de penser à vous débarrasser de tout ce qui encombre le bureau. Vous ne pouvez pas vous passer complètement de papier tant que vous ne supprimez pas le papier du bureau. Puisque vous avez déjà trié les documents à l'étape 1, c'est le moment de réfléchir aux documents qui doivent être déchiquetés et à ceux qui peuvent être recyclés. Certains dossiers, comme les factures et les impôts, doivent être déchiquetés.

comment mettre en place un bureau sans papier

L'astuce consiste à déchiqueter les informations sensibles et à recycler les documents qui ne contiennent pas d'informations sensibles et liées à l'entreprise. Vous ne pouvez jamais être totalement sûr de ce qui se passe avec le papier que vous donnez à recycler. Si vous avez déjà regardé un film avec des criminels, vous savez qu'ils détruisent les informations sensibles à la seconde où ils ont des soupçons. Je ne veux pas dire que vous êtes un criminel, mais vous ne voulez pas partager des documents qui contiennent des informations sensibles.

Étape 5. Créer un flux de travail sans papier

La première chose à faire maintenant est de vous inscrire pour recevoir par voie électronique vos factures de services publics, vos impôts et vos rapports financiers. Il s'agit sans doute de l'étape la plus facile, qui nécessite seulement que vous changiez vos habitudes et que vous modifiiez la façon dont le courrier américain vous livre les documents papier. Toutes les banques et tous les fournisseurs de services publics proposent désormais une option de livraison électronique sur leur site web. Tout ce que vous avez à faire est de vous inscrire. Il faut savoir que les systèmes de facturation et de paiement électroniques sont différents selon les entreprises. Mais vous finirez par vous y habituer. Cela peut vous prendre un mois ou deux, mais vous comprendrez ce qui est nécessaire à tel ou tel endroit.

Et vous devez également gérer le papier entrant. Vous pouvez contacter Earth Class Mail, car cette société transforme votre boîte aux lettres physique en boîte de réception numérique. Votre courrier est transmis à ECM, et vous recevez des scans de chaque document que vous recevez.

Il existe un autre moyen, vous pouvez investir dans une boîte de réception centrale, une boîte métallique bon marché. Déposez chaque papier dans la boîte de réception centrale et utilisez l'étagère supérieure pour recevoir chaque document. Une ou deux fois par semaine, passez en revue l'étagère du haut et décidez de ce que vous allez faire des papiers. Cela vous prendra cinq minutes. Dans la plupart des cas, vous trouverez du courrier indésirable qui peut être jeté instantanément, et puis il y aura des documents que vous devrez numériser. Déplacez-les vers l'étagère du milieu, et ensuite scannez.

Les raisons pour lesquelles vous devriez passer au zéro papier à la maison ou au bureau

Les entreprises qui se sont aventurées dans le monde des bureaux sans papier énumèrent de nombreux avantages de la vie sans papier. Et ils ont raison. Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous devriez envisager de passer du papier au monde numérique. Mais énumérons les principales raisons.

Économisez du temps et de l'argent. Lorsque vous parlez d'un produit à un dirigeant, l'une des premières questions qu'il vous posera sera "Combien d'argent je peux gagner avec ce produit" ou "Combien d'argent cela va-t-il me faire économiser". Eh bien, un bureau sans papier permet d'économiser beaucoup d'argent. Oui, vous devez investir dans un bon scanner, un logiciel PDF et un système en nuage, mais il s'agit de paiements uniques. Considérez ceci : l'employé de bureau américain moyen utilise 10 000 feuilles de papier de copie par an. Maintenant, pensez à l'argent que vous économiserez lorsqu'il n'utilisera plus aucune feuille de papier. Vous gagnez également du temps, puisque les employés ne doivent plus chercher pendant des heures le seul document dont vous avez besoin. Un bureau sans papier permet de retrouver facilement tout document.

La sécurité est un autre aspect que vous devez prendre en compte. Les entreprises qui ont opté pour la dématérialisation sont plus sûres, car leurs documents sont sécurisés dans un serveur en nuage, sur un disque dur séparé d'un ordinateur, et tout cela est protégé par le meilleur cryptage possible. Certains services en nuage offrent un cryptage de sécurité de niveau bancaire.

Nous avons mentionné que le contenu est plus facile à gérer. La technologie OCR et le balisage vous permettent de retrouver facilement n'importe quel document. Il ne vous faudra littéralement pas plus de cinq secondes pour trouver le document dont vous avez besoin. Maintenant, demandez-vous combien de temps il vous faut pour trouver un document dans un bureau encombré, rempli de documents et de papier à copier. Nous sommes prêts à parier que c'est plus de cinq minutes.

Vos clients seront plus heureux. Une fois que vous aurez adopté la dématérialisation, votre service clientèle sera en mesure de répondre plus rapidement aux demandes et aux questions, ce qui améliorera la réputation de votre entreprise.

Enfin, et surtout, le bureau sans papier est respectueux de l'environnement. Il y a bien d'autres raisons de passer au zéro papier, mais l'essentiel est de se sentir bien dans sa peau après avoir fait quelque chose pour l'environnement. Pour produire du papier, les industries doivent abattre des arbres. Le cycle se termine lorsque vous utilisez ce papier, puis le jetez à la poubelle. En d'autres termes, vous gaspillez des arbres. Plus les entreprises se passeront de papier, moins les industries devront abattre d'arbres. À partir du moment où vous passez au zéro papier, vous réduisez l'empreinte carbone de votre entreprise d'au moins 15 %.

Le meilleur outil pour gérer les documents PDF pour un bureau sans papier

Les entreprises qui se sont aventurées dans le monde du bureau sans papier énumèrent de nombreux avantages de la vie sans papier. Et ils ont raison. Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous devriez envisager de passer du papier au monde numérique. Mais énumérons les principales raisons.

1. Logiciel d'édition de documents numérisés

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Avec ces deux excellents scanners, vous avez également besoin d'un logiciel PDF capable de traiter tous les documents PDF que vous recevez. Et puisque nous avons déjà établi la meilleure façon de se passer de papier, nous devons présenter le meilleur logiciel PDF. Après avoir choisi le meilleur scanner pour passer au zéro papier, il est temps d'investir dans PDFelement for Business.

Le logiciel vous permet de modifier des documents numérisés, de fusionner des documents, de créer de nouveaux documents, et bien plus encore. Mais ce que vous recherchez avant tout, c'est une technologie OCR parfaite et inégalée. L'OCR vous aide à rechercher facilement dans les documents. La technologie ne recherche pas seulement entre les titres et les noms de documents, mais aussi dans le corps du document. Pour dire les choses simplement, il n'y a rien de mieux sur le marché.

2. Achetez une déchiqueteuse si nécessaire

Pour les entreprises, il y a toujours des documents confidentiels, certains doivent être stockés avec soin et d'autres doivent être déchiquetés pour protéger les informations commerciales. Ou bien il y a toujours des papiers qui ne servent à rien et ne peuvent pas être réutilisés. Dans ce cas, les entreprises doivent les déchiqueter et vendre le papier déchiqueté et le recycler. C'est aussi un moyen respectueux de l'environnement.

3. Les meilleurs scanners pour passer au zéro papier

Disons-le tout net : tous les scanners ne sont pas bons. Lorsque vous souhaitez passer au zéro papier, il est impératif d'investir dans un scanner de qualité capable de traiter tous vos documents, reçus et papiers aux formes bizarres que vous avez au bureau. Ce que vous voulez, c'est un scanner provenant d'une société digne de confiance, un scanner fourni avec une assistance logicielle, et bien plus encore.

Le CanoScan LiDe220 de Canon est sans doute le meilleur scanner que vous pouvez obtenir pour un usage domestique. Le prix est extrêmement bas, entre 90 et 100 dollars, et vous pouvez l'utiliser pour numériser des photos et des documents. En prime, vous pouvez organiser les PDF, et la configuration du logiciel est minimale. L'inconvénient est qu'il ne propose pas de numérisation 3D. Les utilisateurs de Mac ont signalé plusieurs problèmes avec la configuration du logiciel, mais il faut s'attendre à quelques revers de la part d'un scanner à bas prix. Si vous recherchez un scanner à petit prix, CanoScan LiDe220 est votre scanner de qualité digne de confiance.

Et dans cette optique, le Fujitsu ScanSnap iX500 est le meilleur du marché. Oui, le prix est assez élevé, mais vous en aurez pour votre argent. Le prix du scanner est de 500 $, mais tous ceux qui ont possédé un scanner Fujitsu ont donné un avis positif. Considérez-la comme la marque Mercedes dans le monde des scanners. Une fois que vous possédez un Fujitsu, vous ne pourrez plus jamais revenir à un autre scanner, et vous savez que vous êtes prêt pour les 10 prochaines années, au minimum. Même si vous pouvez mettre la main sur un modèle plus ancien, vous pouvez être sûr de disposer d'un scanner exceptionnellement rapide. Quelle que soit sa taille ou sa forme, un scanner Fujitsu peut faire face à tout ce que vous lui proposez. Le nouveau modèle iX500 est compatible avec les systèmes d'exploitation Windows et Mac. Autre amélioration, l'iX500 fait passer la numérisation à 25 ppm. Vous disposez également d'un chargeur de documents qui vous permet de numériser des documents de plusieurs pages. Une simple pression sur un bouton et vous obtenez un document PDF.

Conseils importants que vous devez connaître pour passer au zéro papier

Enfin, nous aimerions partager avec vous plusieurs conseils rapides et avisés pour passer au zéro papier :

N'oubliez pas que vous avez peut-être choisi la vie sans papier, mais que d'autres ne l'ont pas fait. Le reste du monde utilise toujours le papier, et vous devez vous y adapter. Nous avons mentionné précédemment comment vous pouvez faire face à l'arrivée de papier dans votre boîte aux lettres.
Ne pas recevoir de courrier indésirable. Vous ne voulez pas recevoir du courrier qui n'a absolument aucune valeur pour vous.
Perfectionnez votre signature numérique. En utilisant la signature numérique (ce que vous pouvez faire avec PDFelement for Business), vous éliminez la nécessité d'imprimer les documents, de les signer, puis de les numériser à nouveau ou de les envoyer par la poste.
La meilleure façon de commencer l'aventure sans papier est de penser à l'avenir, et non au passé. Cela dit, commencez par numériser tous les nouveaux documents, puis, quand vous aurez le temps, occupez-vous de l'arriéré qui reste.
Travaillez sur votre flux de travail tous les jours. Un bon conseil est d'enregistrer les PDF des manuels lorsque vous achetez un nouveau produit et de transmettre les reçus à votre logiciel ou système en nuage comme Evernote ou FileThis.
Utilisez Google Apps pour les entreprises, il existe de nombreuses applications qui réduiront le besoin de papier.
Réduisez le nombre de documents faxés. Dans un monde où les entreprises télécopient encore des documents, vous pouvez vous inscrire à un service qui convertira vos télécopies en messages électroniques.
Mettez votre stratégie de marketing en ligne. Optimisez le potentiel du marketing par courrier électronique et des médias sociaux. Tout le monde possède aujourd'hui un smartphone, ce qui permet de les joindre facilement. Plus besoin de dépliants.