Les meilleurs logiciels de gestion de documents en 2022

Clara Durand

2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

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Avec la tendance toujours plus marquée à se passer de papier, les logiciels de gestion de documents proposent une solution alternative à la documentation papier en rassemblant tous vos fichiers numériques dans un même emplacement central. L'accès aux fichiers devient simple, facile et sécurisé, et votre vie professionnelle s'en trouve simplifiée grâce aux nombreux avantages que les logiciels de gestion de documents peuvent offrir. Qu'il s'agisse d'une sécurité et d'une conformité accrues, de la possibilité de rationaliser facilement les tâches, d'organiser les flux de travail ou d'économiser un espace de stockage considérable, vous ferez de meilleures affaires en utilisant l'un des meilleurs logiciels de gestion de documents disponibles en 2022 !

Comparaison des logiciels de gestion de documents

Gagner de l'espace de stockage et améliorer le travail collaboratif

Au-delà de l'économie de papier et de l'aide apportée aux entreprises pour passer au vert, les logiciels de gestion des documents numériques libèrent un espace précieux dans votre bureau. Débarrassez-vous des classeurs et des coûts qui en découlent - vous pouvez maintenant numériser tous vos documents papier et vider les salles de stockage pour créer plus d'espace pour vos employés, ou réduire la quantité d'espace de bureau que vous devez louer, et donc réduire de manière significative les dépenses de votre entreprise. En outre, tout en gagnant de l'espace, vous profiterez d'une collaboration plus facile. Rassemblez des fichiers numériques provenant de plusieurs endroits et sources dans un seul référentiel accessible à tous. Vous éviterez également le travail inutile et réduirez les doublons en faisant travailler tout le monde sur un seul document centralisé.

Approuver, signer et partager des documents facilement

Les documents sont censés être partagés - que ce soit avec des clients ou d'autres employés. Il est donc logique de recourir à un outil qui rend le partage de documents aussi efficace que possible. La rationalisation du processus de communication présente d'énormes avantages, dont le plus évident est l'accélération de l'approbation des contrats. De plus, le suivi de la communication permet d'accélérer le processus et de réduire les erreurs au fil du temps.

Les logiciels de gestion de documents assurent également l'acheminement des documents vers la bonne personne pour qu'elle les remplisse ou les approuve, ce qui est particulièrement important et fait gagner un temps considérable à l'entreprise. De plus, en adoptant des types de fichiers non modifiables comme le PDF, vous évitez que des modifications non approuvées soient introduites et perturbent ainsi le processus.

Sécurité et conformité accrue

La sécurité est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. Lorsque vous décidez du système de gestion de documents à utiliser, vous devez prendre en compte les éventuels problèmes de conformité ou juridiques auxquels votre entreprise doit faire face, ainsi que les fonctionnalités d'autorisation dont vous aurez besoin. Plus les fonctionnalités de sécurité sont avancées, plus votre entreprise restera stable en cas d'évolution de vos besoins de sécurité. Par ailleurs, pour les secteurs à plus haut risque comme la finance et la banque ou le secteur gouvernemental et juridique, il vous faudra avoir accès à des fonctionnalités avancées telles que les pistes d'audit, les outils d'authentification d'entreprise, l'intégration avec un système de gestion des périphériques et la rétention des fichiers.

En outre, lorsque vous traitez des informations relatives à des patients ou à des clients, la conformité et la sécurité sont des aspects décisifs. De nombreux systèmes de gestion de documents offrent des fonctionnalités permettant d'empêcher les utilisateurs de partager des fichiers avec des utilisateurs externes qui ne devraient pas y avoir accès, ou de les enregistrer sur un périphérique externe.

Organisation, efficacité et intégration

Organiser le contenu de manière intuitive peut grandement améliorer l'efficacité et rendre les tâches plus faciles pour vos employés. Lorsque l'information est affichée de manière simple et permet d'utiliser des méthodes plus faciles pour le suivi, etc., la productivité augmente de manière significative. Les outils d'automatisation peuvent vous simplifier la vie en ce qui concerne le flux de travail et l'intégration avec d'autres systèmes commerciaux. De plus, certaines fonctionnalités, comme la capacité d'effectuer une reconnaissance optique de caractères (ROC) sur des documents numérisés par exemple, et de produire des fichiers de sortie basés sur le contenu du document sont extrêmement bénéfiques.

Bien des logiciels de gestion de documents proposent également des applications mobiles, idéalement pour Android et iOS. C'est un énorme avantage, car les employés peuvent bénéficier d'un accès mobile, peu importe où ils se trouvent ou quels appareils ils utilisent. Au moment de votre sélection, vous devez vous assurer que la version mobile offre des fonctionnalités importantes telles que l'édition et la création de documents, ainsi que le partage de fichiers, la possibilité de visualiser et de signer des documents, et même la possibilité de numériser des photos de formulaires et de les remplir ensuite sur votre appareil. Microsoft SharePoint Online dispose d'une interface utilisateur (IU) mobile facile à utiliser et dotée d'une option permettant de passer du bureau au mobile pour ouvrir des documents, télécharger des fichiers et ajouter des dossiers. Adobe Document Cloud Standard dispose également d'applications mobiles conviviales pour les tablettes et téléphones Android, iOS et Windows.

Compatibilité et assistance à la clientèle

La question de la compatibilité est également cruciale. Vous devez prendre en compte des éléments tels que la compatibilité des navigateurs, la prise en charge des API et les formats de fichiers. Vous voudrez probablement aussi procéder à un audit documentaire pour déterminer les formats de fichiers que vos employés utilisent le plus souvent, et prendre note des logiciels personnalisés dont votre entreprise se sert régulièrement pour vous assurer que le système que vous choisissez est compatible avec toutes ces données. Si vous devez passer à des formats de fichiers standard, comme le PDF, assurez-vous que le système que vous choisirez finalement pourra gérer ces fichiers en termes de stockage, d'acheminement, de signatures électroniques et de protection par mot de passe.

Enfin, il faut compter avec l'assistance à la clientèle, qui peut faire ou défaire toute entreprise. Un système de gestion de documents aidera votre personnel d'assistance à la clientèle à être plus efficace, ce qui se traduira par un temps de réponse plus rapide aux demandes des clients, un partage plus facile des documents si un client en fait la demande, et une planification rationalisée afin que les tâches et les flux de travail puissent être organisés et attribués au collaborateur compétent, et que les parties puissent facilement suivre les progrès et trouver une solution satisfaisante pour tous.

Une solution alternative pour répondre à vos besoins en matière de gestion de documents est PDFelement. Cet outil peut vous aider à modifier, protéger et archiver vos documents PDF afin de rationaliser le flux de travail de votre entreprise et de gagner en efficacité. Si vous souhaitez en savoir plus, il vous suffit de consulter le site de PDFelement ici. logiciel de gestion de documents d'entreprise

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Clara Durand

chief Rédaction

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