Avant de nous tourner vers les avantages de la diminution de l'usage du papier, jetons un coup d'œil aux chiffres. Selon les dernières statistiques, le Royaume-Uni a généré 3 659 tonnes de déchets de papier en 2012. Aux États-Unis, les chiffres ne sont pas encourageants. Les statistiques montrent que l'employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier chaque année, et le pire c’est que 45% de ces documents finissent à la poubelle. Les entreprises dépensent plus de 120 milliards de dollars en formulaires imprimés aux États-Unis. Maintenant, la question est, pourquoi il n’y a pas plus d’entreprises qui optent pour le bureau sans papier ? (Remarque : les données de référence sont indiquées ci-dessous.)
Au cours des dernières années, les avantages du bureau sans papier ont persuadé les entreprises qu'il existait une alternative à toutes ces feuilles de papier. Cela étant dit, jetons un coup d'œil à certains des avantages du bureau sans papier, et nous vous laisserons y réfléchir.
Les 10 principaux avantages du bureau sans papier
1. Économie d'argent
Commençons par l'essentiel. Le fait de ne pas utiliser de papier vous permet d'économiser de l'argent et vous commencerez à économiser dès que vous aurez modifié le fonctionnement de votre entreprise. Comme mentionné précédemment, l'employé de bureau moyen utilise plus de 10 000 feuilles de papier par année.
Soyons honnêtes, le papier et l'encre ne sont pas bon marché. Et puis il y a les frais supplémentaires, par exemple, toutes les unités de stockage pour ces feuilles de papier. De plus, toutes les machines dont vous avez besoin pour l'impression ont besoin d'énergie pour fonctionner. Cela signifie que votre facture d'électricité peut monter très haut. Maintenant, pensez à un monde où vous n'aurez pas à payer d'électricité pour vos imprimantes, où vous n'aurez pas à payer d'encre et où vous n'aurez pas à acheter toutes ces feuilles de papier ...
2. Fiable et sécurisé
Bien évidemment, cela vous est déjà arrive de perdre un document, ça arrive aux meilleurs d'entre nous. Avec autant de documents volant autour d’un bureau, il arrive souvent que vous perdiez de vue un document, et par conséquent, vous avez parfois besoin de cinq à dix minutes pour le retrouver. Les documents peuvent facilement se mélanger, et en plus, vos employés peuvent parfois avoir besoin de beaucoup de temps pour les organiser.
En vous passant du papier vous éliminerez le problème à sa source. L'un des nombreux avantages du bureau sans papier est que vos documents sont automatiquement indexés et stockés. Une simple recherche vous permettra de trouver tous les documents dont vous avez besoin. En plus, il n'y a pas de limite du nombre de documents que vous pouvez stocker, et chaque document est stocké avec un numéro unique, celui que vous utiliserez pour retrouver le document. En outre, vous pouvez utiliser PDFelement pour Entreprise afin de protéger vos documents numériques avec des mots de passe, des autorisations, des signatures électroniques, des biffures, etc.
3. Un accès à tout moment et à partir de partout
Pensez à la situation suivante : vous avez besoin d'un document, mais vous êtes en déplacement, et vous devez appeler un collègue afin de lui demander de retrouver un document. Combien de temps cette action pourra-t-elle prendre ? Avec un bureau sans papier, vous pouvez avoir accès à tous vos documents n'importe quand et à partir de n’importe où. Peu importe que vous soyez sur votre ordinateur portable, votre ordinateur de bureau, votre tablette ou même sur votre téléphone mobile, tant que vous avez une connexion Internet, vous avez accès à vos fichiers.
Mieux encore, plusieurs utilisateurs peuvent accéder au même document en même temps. Le fait de pouvoir partager des documents augmentera la productivité de votre entreprise et vous permettra également de partager des documents avec d'autres entreprises.
4. Votre entreprise se développe
En fin de compte, chaque entrepreneur et cadre veut voir son entreprise grandir et se développer. Puisque nous avons convenu que le bureau sans papier faisait gagner du temps, nous pouvons maintenant vous expliquer comment vous pouvez utiliser ce temps supplémentaire. Eh bien, la plupart des cadres l’utilisent de manière productive et bénéfique. Au lieu de vous battre avec des documents papier, vous pouvez concentrer votre énergie et votre temps sur le développement de votre entreprise.
5. Clients satisfaits
Au final, les clients sont également un aspect très important de votre entreprise. Un bureau sans papier améliore votre service à la clientèle, ce qui permet ainsi à vos clients d'accéder plus facilement et plus rapidement à l'information. Vos employés du service clientèle seront en mesure de fournir des réponses plus rapides, ce qui ne fera qu'améliorer l'image et la réputation de votre entreprise. Nous pouvons tous convenir que cela permet de satisfaire le client, or, plus de clients satisfaits = plus d'argent dépensé par les clients.
6. Simplicité
Avec un bureau sans papier, il arrive souvent que votre bureau soit plus simple à gérer. La simplicité peut avoir un impact très positif sur la gestion d'une entreprise. Toutes les tâches ennuyeuses comme l'autorisation des factures et la commande de biens deviendront alors beaucoup plus simples à effectuer. En un clic vous pourrez effectuer presque n'importe quelle action. Les tâches quotidiennes deviennent rapidement très simples lorsque vous entrez dans le monde du numérique.
7. Société écologique
S'il y a bien une tendance qui fait les gros titres depuis plusieurs années, c’est la protection de l’environnement. Nous sommes tous concernés par le bien-être de notre planète. Même Leonardo Di Caprio a abordé la question du changement climatique afin de devenir écologique. Vous pouvez simplement réduire votre empreinte carbone en passant au bureau sans papier. Votre entreprise deviendra alors plus verte et votre réputation s’améliorera.
8. Facile à modifier et à stocker
Une fois vos documents indexés, vous pouvez facilement les modifier tout en conservant les originaux. De plus, vous pouvez donner l’accès à vos employés afin de leur permettre d'apporter des modifications sur des documents. Cela est très utile avec les directives de conformité et d'audit. Dans le même temps, votre original sera toujours conservé.
Pour passer au 100% numérique, vous devez numériser tous vos documents papier et les stocker sur un cloud ou sur des ordinateurs. Si vous voulez les éditer, il vous suffit de les ouvrir et de les éditer dans un outil disposant d’une fonctionnalité OCR comme PDFelement, PDFpen, Adobe Acrobat DC, Foxit Reader, AbleWord, etc.
9. Économie de temps
Vous profiterez des avantages de la dématérialisation dès que vous l’adopterez. Tout d'abord, comme nous vous l'avons dit, vous économiserez de l'argent. Mais l'aspect souvent sous-estimé c’est qu’un bureau sans papier vous fera aussi gagner du temps. Nous vous avons déjà dit à quel point il était facile de rechercher et de trouver des documents une fois qu'ils étaient tous indexés. Puisque vos documents sont stockés de la même manière, il est assez facile de les récupérer. Une simple recherche vous donnera les résultats dont vous avez besoin en seulement quelques secondes. Pensez à tous le temps gagné par vos employés qui n’auront plus besoin de patauger parmi des centaines de documents papier.
10. Économie d'espace
Nous avons effectué des économies d'argent grâce au bureau sans papier, un gain de temps et maintenant, nous économisons de l'espace. Pour la plupart des entreprises, c'est une dure réalité : les papiers commencent à s'accumuler et vous vous demandez où les stocker. Votre bureau devient vitre encombré et parait de plus en plus petit. La dématérialisation permet de résoudre ce problème car tous vos documents sont stockés sur un serveur cloud distant ou sur des périphériques de stockage qui prendront beaucoup moins d'espace.
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