Qu'est-ce que la comptabilité des salaires

Clara Durand

2023-03-24 17:08:11 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

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Avec une bonne gestion des salaires, la rémunération de tous les employés est correctement enregistrée, y compris l'enregistrement des charges salariales dans les livres comptables de la petite entreprise. La tenue de la comptabilité des salaires garantit la conformité et la précision des livres comptables et implique plus que ce que l'on pourrait croire, comme le montrent les informations suivantes. La paie moderne est beaucoup plus facile, efficace et rationalisée avec l'aide d'un logiciel de comptabilité des salaires.

La définition de la comptabilité des salaires

Dans la comptabilité des salaires, diverses transactions liées à la rémunération des employés sont enregistrées par une entreprise. Les autres éléments enregistrés comprennent les commissions, les salaires bruts, les primes et les traitements, entre autres, que chaque membre du personnel a gagnés. Les entrées de la comptabilité des salaires comprennent les retenues d'impôts sur les salaires, tels que les impôts sur le revenu au niveau fédéral et au niveau de l'État, les impôts sur l'assurance-maladie et la sécurité sociale, entre autres, le cas échéant. C'est également dans la paie que s'effectue la retenue des différentes contributions et primes relatives aux employés, telles que les primes d'assurance maladie, les contributions aux plans d'épargne pour les employés et les saisies sur salaire, entre autres.

Toutes les dépenses et les parts des taxes de chômage de l'employeur pour le fédéral et l'État, y compris les taxes sur l'assurance-maladie et la sécurité sociale, sont également prises en compte. Les avantages sociaux du propriétaire de l'entreprise ou de l'employeur entrent également dans la comptabilité des salaires PDF, tels que les congés payés, l'assurance dentaire et l'assurance maladie, la couverture des indemnités de travail, les cotisations aux plans d'épargne et de retraite, les jours de maladie et les vacances. Pour les entreprises qui paient leurs travailleurs toutes les deux semaines ou toutes les semaines alors que les périodes comptables de l'entreprise sont annuelles ou mensuelles, il s'agit pour l'entreprise de comptabiliser chaque avantage et chaque salaire que chaque employé a gagné à la date apparaissant sur les états financiers.

L'objectif principal de la comptabilité des salaires

Pour comprendre ce qu'est la comptabilité des salaires, il faut savoir qu'il existe différentes sections d'entrées de comptabilité des salaires, depuis les paiements manuels jusqu'aux enregistrements initiaux, en passant par les salaires accumulés. Chacune de ces fonctionnalités est traitée de manière unique dans un système de paie, les enregistrements initiaux venant en premier.

Enregistrements initiaux : Désigne les enregistrements primaires de la comptabilité des salaires où sont indiqués les salaires bruts gagnés par les membres du personnel, ainsi que les retenues. Les impôts sur le travail encore dus à l'État sont également indiqués ici.

Salaires accumulés : À la fin d'une période comptable, les salaires accumulés sont généralement enregistrés dans la comptabilité des salaires. Les montants des salaires appartenant à chaque employé sont indiqués dans les écritures avant qu'ils ne soient payés. Une fois que le paiement des salaires a été effectué, les écritures sont alors inversées, les écritures de l'enregistrement initial allant dans la section des salaires accumulés.

Les paiements manuels : La comptabilité salariale contient par intermittence des paiements manuels, ce qui inclut des entrées où les chèques sont coupés manuellement pour le licenciement de travailleurs ou l'ajustement des salaires.

Exactitude : La comptabilité des salaires doit être suffisamment précise pour prendre en compte les heures de travail et chaque employé. Ceci peut impliquer l'automatisation des logiciels de comptabilité et de paie, ce qui réduit le risque d'erreur humaine. Il fonctionne comme une tierce partie impartiale parfaite dans l'enregistrement correct des entrées dans le cas où les fonctions de paie sont externalisées.

Retenues : Il convient de noter qu'il n'y a pas que les salaires et les heures de travail qui apparaissent dans un système de comptabilité des salaires. Chaque transaction de paie doit être enregistrée dans un journal, qui comprend des entrées telles que les passifs, les actifs et les dépenses. Les entrées de paie comprennent les retenues et les déductions, les salaires et les traitements bruts, les retenues fédérales et étatiques à payer, entre autres. Quel que soit le type de logiciel ou de système de paie utilisé, l'exactitude des taxes sur les salaires et des rapports est sous la responsabilité de l'entreprise.

Tenue de registres : Il est très important pour la comptabilité des salaires de s'assurer que les enregistrements ne sont pas seulement précis mais détaillés. L'enregistrement peut se faire dans une base de données locale, dans le cloud ou auprès d'un enregistreur externe. Avec des enregistrements détaillés et bien tenus, diverses tendances telles que le nombre de travailleurs participant aux plans de retraite ou les heures supplémentaires payées peuvent être suivies. Avec de tels enregistrements intacts, il est facile de se conformer aux procédures comptables et d'appliquer les lois tout en se préparant aux auditeurs.

Rationalisation : Grâce à la rationalisation de la comptabilité des salaires, notamment par le biais d'un logiciel de comptabilité des salaires, beaucoup de temps passé à préparer les salaires est éliminé. Un logiciel de comptabilité et de salaires fonctionnant parfaitement permet aux travailleurs d'accéder facilement aux divers documents financiers qui les concernent, tels que les fiches de paie.

Freshbooks - Logiciel pour la comptabilité des salaires

Lorsqu'il s'agit de la comptabilité d'une petite entreprise, il est important de s'assurer que les fonctions ont été rationalisées et automatisées afin de consacrer très peu de temps à la paperasse et davantage au développement de l'entreprise. C'est ce qu'offre FreshBooks, un logiciel de comptabilité unique utilisé depuis des décennies par les petites et moyennes entreprises pour l'automatisation de tâches telles que l'organisation des dépenses, le suivi des clients et le suivi du temps, entre autres. Basé sur le cloud, FreshBooks se synchronise facilement avec les tablettes, les smartphones et les ordinateurs de bureau, permettant ainsi le partage de projets au sein d'une équipe, indépendamment de la géographie.

FreshBooks n'a peut-être pas de fonction de paie dans la conception de son logiciel, mais il a intégré d'excellents outils de paie pour aider à gérer toute paie et toute paperasse associée, comme Gusto et Évolution des paiements pour ceux qui sont au Canada.

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Clara Durand

chief Rédaction

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