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Dans le passé, les avocats devaient parcourir manuellement plusieurs documents juridiques pour s’assurer qu’ils ne manquaient pas une faute de frappe, un mauvais signe de ponctuation ou une mauvaise utilisation de la grammaire. Aujourd’hui, la technologie nous a permis d’entrer du texte dans un logiciel d’IA ou un outil de relecture qui peut faire le travail en quelques minutes.
Continuez à lire cet article pour en savoir plus sur la relecture de documents juridiques.
Comment effectuer efficacement une relecture de document juridique
Dans cette section de l’article, nous vous donnerons quelques conseils pour vous aider à effectuer efficacement une relecture à un document juridique et proposerons des éléments critiques à retenir lors du processus.
Voici quelques stratégies pratiques que vous pourriez utiliser lors de la relecture d'un document juridique.
Utiliser une recherche catégorique
La première stratégie que vous pouvez utiliser pour relire un document juridique est l'utilisation des catégories. La première fois que vous lisez le document, vous pouvez faire attention aux structures de phrases et au ton général. Vous pouvez ensuite modifier certaines phrases trop longues ou adopter un ton plus décontracté. Une autre catégorie sur laquelle vous pourriez vous concentrer est le choix des mots.
Vous pouvez également parcourir le document à la recherche de mots mal orthographiés et de ponctuation incorrecte dans et à la fin des phrases. L’utilisation d’une recherche catégorique augmente les chances de trouver toutes les erreurs sans se sentir dépassé.
Lecture inversée
Il est facile de manquer une erreur dans votre document juridique parce que vous vous concentrez trop sur les phrases plutôt que sur chaque mot. Une phrase peut sembler correcte, mais un mot mal orthographié pourrait s'y cacher.
Pour réduire les risques de manquer des erreurs grammaticales et orthographiques, nous vous suggérons d’utiliser la technique de la lecture inversée, qui vous permettra de vous concentrer sur la syntaxe plutôt que sur la façon dont la phrase s’assemble.
Imprimer une copie sur papier
Nous comprenons que vous pourriez vous lasser de regarder votre écran d’ordinateur trop longtemps. Si vous ne disposez pas d’un outil d’IA astucieux pour la relecture, la seule autre option serait de lire et de relire le document juridique à partir de l’écran de votre ordinateur ou de votre ordinateur portable.
Et, si nous vous donnions une meilleure alternative en imprimant le document en format papier ? Une fois le papier sous vos yeux, vous pouvez utiliser un crayon ou un surligneur pour identifier les erreurs que vous pourrez corriger ultérieurement dans la version numérique.
Utilisez les outils de vérification grammaticale
Pourquoi faire tout le travail manuellement alors qu’il y a tant de vérificateurs grammaticaux en ligne ? Les développeurs ont mis au point des robots à intelligence artificielle qui peuvent apprendre à identifier les fautes d’orthographe et de grammaire dans n’importe quel document numérique. Tout ce que vous avez à faire est d'importer votre papier sur la plateforme de votre choix et de le laisser gérer tout le reste.
Les vérificateurs grammaticaux sont presque toujours corrects, fournissant des suggestions utiles à l'amélioration de votre ton et pour rendre votre rédaction plus professionnelle. Si vous estimez que la suggestion est incorrecte ou inappropriée, vous pouvez toujours la refuser. Les vérificateurs grammaticaux peuvent aussi être ajoutés à vos outils de traitement de texte, de sorte que vous n’aurez pas besoin de cliquer sur l’application tout en travaillant sur votre document juridique.
Ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la relecture de documents juridiques
Gardez les conseils suivants à l'esprit lorsque vous effectuez des relectures de documents juridiques ou quand vous utilisez un logiciel pour effectuer la tâche. Nom de l’image : ce-qu’il-faut-garder-à-l’esprit-lors-d'une-relecture Nom alternatif : ce qu’il faut garder à l’esprit lors d'une relecture
Assurez-vous que les titres sont corrects
Les titres sont l’une des premières choses que le lecteur verra et interagira avec une fois qu’il aura reçu le document juridique. Un titre mal orthographié pourrait donner une mauvaise première impression ou leur donner une mauvaise idée de ce à quoi s’attendre. Le destinataire peut également vous contrecarrer et nuire à votre capacité à traiter le cas.
Votre contenu peut être excellent, mais un mauvais titre découragera quiconque interagit avec votre document. Par conséquent, il serait sage de revérifier tous les titres et sous-titres pour s’assurer qu’ils sont exacts, pertinents pour le contenu et exempts de toutes fautes d’orthographe.
Vérifiez la mise en page
Une autre chose à garder à l’esprit est la mise en page de votre document. Assurez-vous que les paragraphes ne sont ni trop longs ni trop courts. Ce serait également une excellente idée de vous assurer que tous les numéros de page sont corrects et que vous avez utilisé les en-têtes et pieds de page appropriés tout au long du document. Enfin, vous pouvez consulter un guide de style pour déterminer si vos phrases sont trop longues et doivent être raccourcies.
Vérifier les faits de l’ensemble du document
La relecture élimine non seulement les erreurs de grammaire et d’orthographe, mais garantit également que tous les faits sont exacts. Vous ne voudriez pas découvrir à la dernière minute que vous avez mal orthographié le nom du client ; il n’y aura rien que vous puissiez faire à ce sujet.
Il serait également utile de vérifier les chiffres pour s’assurer que vous n’avez pas ajouté un zéro supplémentaire là où il devait y en avoir trois. La vérification des faits comprend également la confirmation que toutes les dates, symboles, notes de bas de page et éléments visuels sont tous corrects.
PDFelement : Le meilleur outil pour la relecture de documents juridiques
Maintenant que vous savez pourquoi la relecture est essentielle et que vous avez appris quelques conseils pour vous aider à peaufiner votre document juridique, vous vous demandez désormais s’il existe des outils pour faciliter votre travail. Si vous recherchez un outil de relecture convaincant pour faire le travail en quelques minutes, ne cherchez pas plus loin que Wondershare PDFelement, la solution unique pour tous vos besoins d’édition de document PDF.
PDFelement s’est associé à ChatGPT pour vous présenter un puissant robot à intelligence artificielle et assistant de rédaction appelé Lumi. Une fois que vous avez importé le document juridique à relire, ce robot analysera le contenu et identifiera tous les problèmes que vous devez corriger. Tout ce que vous avez à faire est d’accepter ou de refuser ses suggestions. En plus de l’assistant de rédaction IA robuste, cette plateforme propose également deux fonctionnalités clés pour vous aider à relire votre document juridique : « Rewrite » et « Proofread ».
Sans plus tarder, voyons comment utiliser PDFelement pour relire des documents juridiques
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantieComment effectuer des relectures sur des documents juridiques en utilisant PDFelement
Étape 1 Tout d’abord, téléchargez PDFelement et installez-le sur votre ordinateur. Puis, importez le document juridique à relire. Pour faire cela, cliquez sur « Open PDF » pour télécharger votre document.
Étape 2 Une fois que vous avez ouvert le document, cliquez sur le bouton du robot Lumi qui se trouve en bas à gauche et cliquez sur l’option « Proofread ». Cela permettra au chatbot IA de relire votre document et d’identifier les erreurs dans votre document juridique.
Étape 3 Laissez le robot IA Lumi vous donner des suggestions et examinez-les attentivement, une par une.
N’oubliez pas que si vous ne souhaitez pas réécrire l’intégralité du document juridique, vous pouvez mettre en surbrillance des paragraphes ou des lignes spécifiques, et Lumi analysera le texte à la recherche de mots mal orthographiés et de fautes grammaticales. Il identifiera ensuite les domaines dans lesquels vous devez améliorer votre choix de mots. Le texte corrigé apparaîtra sous la phrase originale, et vous pouvez accepter ou refuser la suggestion.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantieQuestions fréquentes
Avant de conclure cet article, répondons à quelques questions fréquemment posées.
1. Quels types d'erreurs on peut trouver lors d'une relecture ?
Voici quelques erreurs courantes que vous pouvez trouver lors de la relecture d’un document.
Erreurs de ponctuation
Nous savons les différents signes de ponctuation de notre langue et comment les utiliser de manière appropriée. Par exemple, une virgule fait la distinction entre la clause d’introduction et la partie principale d’une phrase ou sépare de nombreux éléments d’une liste. Par contre, les points signalent la fin d’une phrase. Il n’est pas rare de constater que l’auteur a utilisé le mauvais signe de ponctuation dans une phrase alors qu’il n’aurait pas dû.
Fautes d’orthographe
Les fautes d’orthographe sont l’une des plus courantes, mais elles sont les plus faciles à corriger dans un document juridique. Des mots qui pourraient causer des problèmes à la personne qui a rédigé le document peuvent se cacher ici et là. L’auteur pourrait également confondre des mots comme cour et court, qui donneront aux phrases du document un tout nouveau sens.
Erreurs grammaticales
Les erreurs grammaticales comprennent les phrases incomplètes qui laissent le lecteur en suspens, qui se demandent pourquoi l’auteur n’a pas fourni d’informations supplémentaires. Une autre erreur grammaticale est l’utilisation de pronoms personnels. Par exemple, le document juridique pourrait utiliser « ils » au lieu de mentionner les noms des personnes. Les erreurs grammaticales peuvent laisser le lecteur se sentir perdu et entraver sa capacité à digérer le contenu.
Erreurs dans l’accord entre le sujet et le verbe
Une autre erreur type dans un document juridique est l’accord incorrect entre un sujet et un verbe. Par exemple, la phrase peut contenir un sujet au singulier, mais le verbe apparaît au pluriel. De plus, les documents juridiques ont des mots comme juré ou jury qui ont des significations différentes selon le contexte. La sentence peut s’adresser au jury en tant qu’unité ou groupe d’individus.
2. Que fait un relecteur juridique ?
Un relecteur juridique travaille dans un cabinet d’avocats et s’assure de l'exactitude de tous les documents créés par les avocats. Il vérifie et corrige toutes les erreurs dont nous avons discuté précédemment et suggère des choix de mots alternatifs pour optimiser le document.
Une autre tâche cruciale qu’un relecteur juridique doit entreprendre est de s’assurer que les documents juridiques respectent les directives de rédaction et que tous les avocats utilisent la prononciation et la syntaxe appropriées. Pour finir, il veille à ce que les documents soient bien structurés et organisés de manière appropriée.
Conclusion
La technologie est un outil miraculeux pour rendre la relecture de documents juridiques plus facile à gérer et moins chronophage. Cependant, il serait utile d’utiliser ces outils à bon escient et de savoir quelles suggestions décliner. Nous vous conseillons également de faire un effort supplémentaire en effectuant une dernière vérification sur le document avant de le soumettre. Nous espérons que cet article vous a appris tout ce dont vous devez savoir sur la relecture et la vérification des faits d’un document juridique.