7 avantages significatifs de l'utilisation du PDF pour les entreprises

Vous avez peut-être utilisé un simple outil de fusion de PDF en ligne ou un service de conversion de PDF en ligne à un moment donné. Vous pouvez aussi avoir une certaine expérience d'un éditeur ou d'un créateur de PDF. En fait, vous êtes peut-être même un pro des tâches PDF avancées telles que l'OCR et l'extraction de données. Quel que soit votre niveau d'expérience, utiliser les PDF pour votre entreprise vous aide de nombreuses manières différentes. Qu'il s'agisse d'une simple numérisation des flux de travail papier à l'aide d'un créateur de PDF ou d'un traitement par lots avancé des tâches PDF, l'utilisation des PDF pour toute entreprise présente une multitude d'avantages. Examinons quelques-uns des avantages de l'utilisation des PDF pour les entreprises.

Partie 1. 7 avantages significatifs de l'utilisation des PDF

#1 : Format de document fixe

Le PDF a un attrait universel car il est totalement indépendant des appareils et des systèmes d'exploitation. Quel que soit l'appareil ou le navigateur que vous utilisez, un fichier PDF aura un aspect identique. On ne peut pas en dire autant de la plupart des autres formats tels que Texte, Word, HTML, etc. C'est la raison principale pour laquelle il est si utile aux entreprises. La cohérence qu'il apporte se traduit par une distribution précise des informations, quelle que soit la plateforme.

#2 : Le PDF est omniprésent

Bien que les premières années du PDF aient été marquées par une tendance très étroite à l'utilisation, le format a rapidement gagné en popularité jusqu'à devenir la norme mondiale pour les documents commerciaux. Près de trois décennies après la sortie du premier format, il existe de nombreux outils téléchargeables et en ligne pour gérer les flux de travail PDF. C'est une preuve solide que le PDF est là pour rester.

#3 : La sécurité est garantie

La sécurité des PDF est devenue un élément important du flux de travail des entreprises modernes et a évolué au fil du temps. Aujourd'hui, les fonctions de sécurité de niveau professionnel, telles que le cryptage par mot de passe et la rédaction, sont des fonctions par défaut des applications PDF haut de gamme comme Wondershare PDFelement et Adobe Acrobat DC. Ces outils offrent une protection supérieure des données et préservent la confidentialité des documents que vous partagez en dehors de votre entreprise.

#N°4 : Faible encombrement (stockage de fichiers)

Les fichiers PDF ont généralement un faible encombrement par rapport à un document similaire en Word ou dans d'autres formats. À moins que votre fichier ne soit rempli d'images à haute résolution, il ne pèsera que quelques Mo. Bien sûr, les fichiers plus volumineux sont souvent utilisés pour les besoins de l'entreprise, comme les dépôts réglementaires, les manuels de formation, etc. Néanmoins, le format PDF est le plus petit en termes de taille de fichier. Cela permet aux organisations d'économiser sur les dépenses de stockage et d'archivage sur site ou dans le nuage, qui peuvent facilement devenir incontrôlables.

#5 : supporté par tout système d'exploitation

Que l'utilisateur utilise Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS ou tout autre système d'exploitation, les fichiers PDF sont pris en charge. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un navigateur capable d'afficher les PDF ou d'un logiciel conçu pour traiter les fichiers PDF. Quels que soient les besoins de votre entreprise, il existe une solution PDF adaptée.

#6 : Prise en charge des éléments non textuels

La beauté du PDF est qu'il supporte tous les types de contenu, même les médias intégrés. La combinaison de capacités multimédias et multi-éléments et d'une petite taille de fichier le rend supérieur aux formats tels que TXT ou même RTF. Les entreprises peuvent ainsi utiliser les PDF pour du texte, des images, des graphiques, des tableaux, du contenu intégré, des pièces jointes, des filigranes, des rédactions et d'autres types d'éléments non textuels. C'est une autre raison pour laquelle il convient parfaitement à un usage professionnel.

#7 : C'est l'avenir des flux de gestion de documents

Le PDF est très polyvalent, ce qui le rend prêt pour l'avenir. La plupart des entreprises ont déjà numérisé leurs documents et les ont archivés sous forme de fichiers PDF, et l'avenir appartient au PDF. En tant que solution flexible et robuste pour l'information électronique, il est supérieur à presque tous les autres formats de fichiers, dont la plupart ne conviennent que dans certaines situations. In stark contrast, PDF can be used anywhere, and all you need is a simple tool to be able to edit and do other actions.

Partie 2. Quel programme puis-je utiliser pour créer des PDF ?

La composition d'un fichier PDF à partir de zéro ou la création d'un PDF par la conversion d'un fichier d'un format différent ne peut se faire qu'avec un service en ligne spécialisé ou un logiciel conçu pour gérer ces tâches. A great example of such an application is Wondershare PDFelement.

Quelles sont les autres fonctionnalités offertes par PDFelement ?

Convertir des PDF en d'autres formats

PDFelement peut convertir rapidement et avec précision des fichiers PDF en plus d'une douzaine de formats différents tels que DOCX, XLSX HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG, etc. Le contenu sera conservé exactement dans le même format que celui du fichier PDF source, mais vous pourrez désormais le modifier dans son application native.

PDF sécurisé

Vous pouvez protéger les documents en ajoutant des mots de passe Open ou Permissions. Vous pouvez également masquer le contenu existant à l'aide de l'outil de rédaction, une action permanente qui empêche les informations sensibles de tomber entre de mauvaises mains.

Annotations

La collaboration est un jeu d'enfant grâce à des outils d'annotation simples et robustes permettant de réviser et de commenter des fichiers PDF partagés. Les nouvelles versions de PDFelement vont encore plus loin avec des listes d'annotation et d'autres fonctions avancées.

Gestion des formulaires

Vous pouvez facilement remplir un formulaire, en créer un ou le convertir à partir d'un autre format non remplissable pour créer des PDF remplissables. Des outils intuitifs tels que la reconnaissance des champs de formulaire et la mise en évidence vous aideront dans votre démarche. En outre, vous pouvez appliquer aux documents PDF une signature électronique ou une signature numérique manuscrite juridiquement valable.

OCR

PDFelement peut convertir du texte basé sur des images en texte consultable ou modifiable dans 20 langues différentes. La conversion est plus rapide et plus précise que la plupart des autres modules PDF OCR.

Processus par lots

Au lieu de traiter les fichiers un par un, vous pouvez convertir, ajouter des filigranes, extraire des données, etc. à partir d'un grand lot de fichiers en les mettant en file d'attente dans PDFelement et en laissant le logiciel faire le reste.

Optimisation des fichiers

La taille du fichier peut être réduite jusqu'à 80 % ou plus selon le type de contenu qu'il contient. Cette opération est réalisée à l'aide d'un processus dorsal complexe, mais l'utilisateur n'a qu'à sélectionner la qualité de sortie et à cliquer sur le bouton Optimiser, ce qui rend l'opération facile à réaliser pour tout le monde.

Gestion des fichiers et gestion des pages

Divisez ou fusionnez facilement les PDF, organisez les pages, supprimez et ajoutez du contenu, renumérotez les PDF et faites-en plus pour les obtenir comme vous le souhaitez.

Utilisation de PDFelement

Étape 1: Après avoir installé et lancé le produit, vous verrez une première page d'accueil où les différentes actions sont présentées de manière claire et concise. Choisissez l'action que vous voulez effectuer et utilisez le menu Fichier pour ouvrir un fichier PDF. Vous pouvez également faire glisser et déposer un PDF dans l'interface, qui l'ouvrira automatiquement. Vous pouvez également ouvrir directement un fichier en utilisant l'icône de la page d'accueil pour ouvrir des fichiers.

Étape 2 : Une fois le fichier ouvert, vous pouvez exécuter diverses tâches à l'aide de l'onglet d'outils situé en haut. Cela comprend l'édition, la conversion, le remplissage de formulaires, la signature électronique, la sécurité, etc.

Étape 3 : Une fois qu'un mode particulier a été sélectionné, vous verrez tous les outils relatifs à cette fonctionnalité, et elle apparaîtra dans une position pratique juste au-dessus du document. En cliquant sur l'une de ces options, d'autres outils apparaissent juste au-dessus de la sélection. Ici, vous pouvez effectuer des modifications de niveau inférieur, comme la taille de la police, etc.

Étape 4: Une fois que vous avez fini de modifier un fichier, utilisez l'option de menu Fichier pour l'enregistrer sur votre bureau. Dans le nouveau PDFelement Pro DC pour Windows, vous pouvez même enregistrer un document directement dans Wondershare Document Cloud, qui est une plateforme autonome de stockage en nuage et de signature électronique de Wondershare qui a été intégrée à PDFelement.

Mot de Fin

PDFelement est aux PDF ce que les PDF sont à la gestion des documents. En d'autres termes, la flexibilité et la polyvalence que les documents PDF apportent au monde des affaires sont exactement ce que PDFelement apporte aux documents PDF eux-mêmes. Avec PDFelement, vous avez la liberté de créer, convertir et manipuler les fichiers PDF exactement comme vous le souhaitez, ce qui en fait un élément indispensable de votre arsenal de logiciels d'entreprise. Il est également utile aux établissements d'enseignement, aux enseignants, aux étudiants, aux professionnels, aux équipes de création et à toute personne à la recherche du meilleur moyen de stocker et de distribuer en toute sécurité des informations critiques pour l'entreprise et la mission, qu'il s'agisse de texte, d'images, de pièces jointes, de liens ou de tout autre élément.