Vous vous êtes déjà posé des questions sur le traitement des factures ? Lisez ceci
Une facture reçue par un client de la part d'un fournisseur passe par de nombreuses étapes avant d'être saisie dans le système ERP de l'entreprise. Collectivement, ces étapes constituent le système de traitement des factures. Depuis sa réception, sa numérisation, la codification de son contenu ainsi que son entrée dans le système comptable, ces étapes font partie du traitement des factures.
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Qu'est-ce que le traitement des factures ?
Le traitement des factures est simplement l'activité qui consiste à transformer une facture de sa forme brute et originale en un document numérique qui peut être géré et stocké par une entreprise. Après avoir reçu une facture sous forme papier, celle-ci peut être scannée et stockée sous forme de document PDF. Son contenu peut également être saisi manuellement ou automatiquement dans le système ERP de l'entreprise. Ensuite, les paiements qu'il contient peuvent être codés dans le projet ou le centre de coûts approprié. Enfin, la facture est soumise à l'autorité compétente pour approbation. Il s'agit de la procédure de traitement des factures dans SAP.
Comprendre le processus de facturation détaillé
Le traitement des factures est une activité qui relève plutôt de la facturation. Il comprend les étapes suivantes :
• Réception et vérification de la facture
C'est là que la facture est reçue par une entreprise. Il peut arriver sous forme de papier traditionnel. Dès sa réception, il est vérifié afin de s'assurer qu'il contient tous les éléments les plus importants. La date d'émission, le nom du vendeur et les coordonnées de l'entreprise acheteuse sont des exemples de procédures d'examen des factures. Des informations telles que les données de la transaction, le coût total et le point de contact sont également vérifiées. En plus de cela, les conditions de paiement sont analysées.
• Entrée dans le système commercial
Après avoir vérifié que tous les éléments importants sont contenus dans la facture, une entreprise peut procéder à la saisie des détails de la facture dans son système commercial. Cela peut se faire par une saisie manuelle ou par des méthodes automatiques. Les éléments de la facture sont codés selon une stratégie connue sous le nom de codage du grand livre (GL). La saisie manuelle des détails d'une facture dans le système de l'entreprise peut prendre beaucoup de temps et d'énergie. C'est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers la transformation automatique des factures manuelles en factures numériques. Cela réduit le temps nécessaire et les risques d'erreur. Le traitement électronique des factures réduit également le délai d'exécution des factures.
• Envoi pour approbation
Après vérification et numérisation, une facture est transmise au contrôleur des comptes pour approbation. Son exactitude est vérifiée et la livraison des produits ou services qui y sont indiqués est confirmée. Ensuite, le paiement est effectué au vendeur selon les conditions qu'il a spécifiées.
Les meilleurs logiciels de traitement des factures en 2018
L'un des meilleurs logiciels que vous pouvez utiliser pour le traitement des factures est FreshBooks. Ce logiciel vous présente une suite de fonctionnalités et une collection d'outils numériques spécialement développés à cet effet. FreshBooks peut traiter les factures pour vous automatiquement selon un calendrier prédéfini. Ce logiciel peut également automatiser divers processus commerciaux. Il s'agit par exemple d'établir des rapports sur les comptes, d'organiser les dépenses et de fixer des séances d'interaction avec les clients. En prenant en charge ces tâches en votre nom, FreshBooks libère vos ressources telles que le temps et les efforts. Vous pouvez continuer à les investir ailleurs, par exemple dans l'expansion de l'entreprise, la publicité et les campagnes de promotion auprès des investisseurs. Le logiciel FreshBooks est facile à utiliser. Son tableau de bord a un design convivial et une courbe d'apprentissage courte. En outre, le logiciel est basé sur une infrastructure en cloud. Par conséquent, vous pouvez accéder au tableau de bord ainsi qu'à toutes les informations commerciales depuis n'importe quel endroit du monde.
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Comment créer une facture plus facilement avec FreshBooks
FreshBooks vous permet de créer très facilement une facture. Ce logiciel de traitement des factures vous présente deux modules principaux à cet effet. Ce sont :
1. Le tableau de bord de FreshBooks
C'est l'un des chemins que vous pouvez utiliser pour créer une facture. Après avoir lancé FreshBooks, parcourez le tableau de bord jusqu'à ce que vous trouviez un bouton intitulé "Créer un nouveau". Cliquez dessus. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez l'option "Facture". Une nouvelle fenêtre contenant un modèle de facture s'ouvre alors. Procédez à l'édition de cet échantillon pour l'adapter aux besoins de votre transaction.
2. Dans le panneau "Factures"
Ce logiciel de traitement des factures gratuit vous permet également d'utiliser le panneau des factures pour créer ce document commercial. Faites défiler jusqu'au panneau et identifiez un bouton intitulé "Nouvelle facture". Ensuite, il suffit de cliquer dessus. Un nouveau modèle de facture sera fourni par le logiciel. Vous pouvez procéder à la saisie des détails de votre transaction dans les sections dédiées.
Dans le panneau des factures, les options de personnalisation sont organisées en 3 catégories principales. Ils comprennent :
- Accepter les cartes de crédit :
Dans cette catégorie, il y a des options que vous pouvez utiliser pour effectuer certains réglages financiers dans votre facture. Vous pouvez déterminer s'il accepte ou non les paiements par carte de crédit.
- Personnaliser le style de la facture :
Cette catégorie contient quelques options que vous pouvez utiliser pour déterminer l'apparence de la facture. Vous pouvez choisir le thème général. Les exemples fournis sont les thèmes Simple ou Moderne. Vous pouvez également déterminer la couleur des titres dans le document. Cette catégorie d'options vous permet également de déterminer la police de caractères de la facture. Vous pouvez choisir des options telles que Helvetica et Garamond. En outre, vous pouvez choisir si votre facture sera récurrente ou non.
- Sections des détails de la transaction de la facture :
C'est la catégorie la plus importante du modèle de facture. En effet, il vous permet de saisir les détails spécifiques de la facture. Il s'agit par exemple du nom de l'entreprise ou de l'individu, des biens ou services de la transaction, du montant total de l'argent impliqué ainsi que de la date d'échéance du document.
Lorsque vous avez rempli certaines sections et que vous souhaitez continuer plus tard, vous pouvez simplement enregistrer le document. Il sera enregistré pour vous au format PDF. Si vous êtes satisfait de son apparence, vous pouvez procéder à son envoi direct au client. FreshBooks peut envoyer la facture par courrier électronique.
FreshBooks est un logiciel commercial efficace et performant. Vous pouvez l'utiliser pour faciliter le fonctionnement de votre entreprise et augmenter vos bénéfices. C'est un excellent investissement pour votre entreprise !
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Clara Durand
chief Rédaction
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