Comment intégrer un système de facturation électronique dans votre entreprise
Grâce à la technologie, les affaires ont pris un format numérique. L'un des documents utilisés dans ce secteur est la facture électronique. Il s'agit d'une facture qui est créée, émise et traitée par des méthodes électroniques. Tout au long du cycle de vie d'une facture électronique, celle-ci ne prend pas de forme manuelle ou analogique. Elle existe donc en tant que document numérique tout au long du processus de facturation électronique.
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Qu'est-ce que l'e-facturation ?
La facturation électronique est le processus par lequel un rapport sur les biens ou services en souffrance est créé dans le système financier d'une entreprise. Ce document est élaboré, émis, envoyé, traité et exécuté par voie électronique. Le processus de facturation électronique est numérique du début à la fin. Les factures électroniques sont normalement délivrées par des plateformes spécifiques telles que FreshBooks. Toutefois, les sauvegardes de ce rapport peuvent être effectuées au format PDF.
Ce qu'il faut inclure dans une facture électronique
Pour que la facturation électronique remplisse sa mission, ce document commercial doit comporter un certain nombre d'éléments importants. Il s'agit de :
• Le titre " e-facture "
La facture est un document commercial officiel. Par conséquent, son titre " e-facture " doit être inclus.
• La date d'émission
Il s'agit de la date officielle à laquelle la facture a été générée et délivrée au client.
• Le numéro de la facture
Comme tout autre document commercial, la facture doit être identifiée de manière unique. Ce numéro est généralement composé de chiffres. Cependant, il peut aussi contenir quelques lettres pour ajouter du caractère unique.
• Le vendeur
Il s'agit de l'individu, de l'entreprise ou de l'organisation qui fournit les produits ou les services qui font l'objet de la transaction. Leur nom, leur adresse postale, leur numéro de téléphone et leur adresse électronique sont inclus. Si le vendeur est une société, son numéro d'immatriculation est également indiqué.
• Le Client
Le destinataire des produits ou services inclus dans la transaction est indiqué. Leur nom officiel, leur adresse postale, leur numéro de contact et leur adresse électronique sont indiqués.
• Une description des biens ou des services
Les produits ou services concernés par la transaction sont décrits en détail ici. Une explication détaillée de leur apparence, de leur quantité, de leur qualité et également des composants utilisés pour fabriquer les produits est indiquée. Toute unité de mesure appropriée est également incluse.
• La devise
Le type spécifique de monnaie légale qui doit être utilisé dans la transaction est indiqué. Cela est généralement important dans les cas de transactions internationales ou lorsque les parties impliquées dans la transaction sont de nations différentes.
• Les conditions de la transaction
S'il existe des conditions supplémentaires pour la transaction en question, elles sont indiquées ici.
• Total général
Il s'agit du montant total de l'argent qui est impliqué dans la transaction. Les taxes sont incluses.
• La date d'échéance
Il s'agit de la date à laquelle le montant indiqué dans la facture doit être payé.
Avantages de l'utilisation d'une facture électronique
• Rapidité
Les factures électroniques parviennent au client plus rapidement que celles de tout autre type. En outre, l'intégrité des informations qu'ils contiennent est maintenue tout au long du processus.
• Automatisation
La génération, l'envoi et le traitement des factures électroniques peuvent se faire automatiquement. Il existe des solutions logicielles qui sont efficaces à cet effet. Les solutions de facturation électronique permettent au propriétaire d'une entreprise de disposer de plus de temps et de ressources qu'il peut réinvestir ailleurs.
• Réduction des risques d'erreur
Tout au long du processus de facturation électronique, des contrôles et des mesures numériques sont mis en œuvre pour garantir qu'il n'y a aucun risque d'erreur dans le document. Des logiciels sont utilisés pour vérifier la facture électronique à chaque étape du développement afin d'en garantir l'exactitude et la justesse.
Comment créer une facture électronique plus facilement avec FreshBooks
Qu'est-ce que FreshBooks
FreshBooks est un logiciel qui peut être utilisé pour rationaliser les opérations de votre entreprise. Il vous permet de créer des documents et des rapports professionnels à la demande. Il peut également automatiser un certain nombre de processus commerciaux. Il s'agit par exemple de la planification des tâches, de l'organisation des dépenses, de l'établissement de rapports sur les comptes, de la création de factures et également de la mise en place de sessions d'interaction avec les clients. En effectuant ces tâches en votre nom, FreshBooks peut vous faire gagner, à vous et à votre personnel, un temps et une énergie considérables. Ce logiciel est assez convivial. Son tableau de bord est également de nature intuitive. Par conséquent, vous pouvez utiliser ses outils et ses fonctionnalités pour créer des factures électroniques professionnelles. Ce logiciel est également basé sur la technologie du Cloud. Ainsi, vous pouvez accéder à votre tableau de bord et à vos données commerciales de n'importe où dans le monde à l'aide d'un appareil compatible avec Internet. Voici plus d'informations sur la manière d'utiliser ce logiciel pour créer une facture électronique.
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Comment créer une facture électronique avec FreshBooks
La création d'une facture électronique à l'aide de FreshBooks est assez facile à réaliser. Le logiciel met à votre disposition deux ressources que vous pouvez utiliser à cet effet. Il s'agit du tableau de bord et du panneau des factures.
Si vous choisissez de générer la facture directement à partir du tableau de bord, commencez simplement par cliquer sur le bouton intitulé "Créer un nouveau". Ensuite, vous pouvez sélectionner l'option intitulée "Facture". Ce faisant, vous créerez une nouvelle fenêtre de modèle intitulée "Nouvelle facture".
En revanche, si vous préférez utiliser le panneau des factures, il suffit de rechercher dans le coin supérieur droit de la ressource un bouton intitulé "Nouvelle facture". Tapez dessus et une nouvelle fenêtre de modèle apparaîtra.
Sections du nouveau modèle de facture
Le modèle fourni par FreshBooks comporte un certain nombre de sections importantes. Il s'agit notamment de :
- Accepter les cartes de crédit :
Cette section contient des options que vous pouvez utiliser afin de déterminer si votre facture accepte les paiements par carte de crédit.
- Personnaliser le style de la facture :
Cette section contient certaines options que vous pouvez utiliser pour personnaliser le document. Ces options peuvent vous aider à définir une couleur pour les titres, un thème spécifique et même une police. Dans cette section, vous pouvez également déterminer si la facture électronique sera récurrente ou non.
- Sections des détails de la transaction de la facture :
C'est la partie la plus importante du modèle de facture. En effet, il contient certaines options que vous pouvez personnaliser afin d'ajouter des détails sur la transaction en cours. Il s'agit par exemple du nom du vendeur, du nom du client, d'une description des produits ou services fournis, du coût total et de la date d'échéance de la facture.
Si vous modifiez le modèle de facture électronique à mi-chemin et que vous souhaitez faire une pause, il vous suffit d'enregistrer la facture. Le logiciel peut l'enregistrer pour vous au format PDF. Cependant, si vous le terminez, il suffit de l'envoyer directement depuis le tableau de bord FreshBooks. Le logiciel le transmet au client par courrier électronique.
FreshBooks est l'un des logiciels d'entreprise les plus puissants disponibles aujourd'hui. Il peut être utilisé pour capturer des données commerciales, créer des documents et également automatiser des processus. Il s'agit d'un partenaire commercial numérique du 21e siècle !
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Clara Durand
chief Rédaction
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