Si vous avez l'intention de travailler dans un bureau sans papier, vous savez maintenant que vous aurez besoin d'un logiciel qui facilitera votre transition et vous permettra de maintenir ce système. Si vous êtes comme la plupart des gens, vous n'avez peut-être pas la moindre idée de ce que pourrait être le meilleur logiciel pour un bureau sans papier. Heureusement, nous avons réuni pour vous les meilleurs logiciels que vous pouvez utiliser afin de travailler sans papier. Chacun couvre un aspect distinct, alors commençons tout de suite.
Les 5 meilleurs logiciels pour un bureau sans papier
1. PDFelement pour Entreprise
Afin de dématérialiser tous vos documents, vous aurez forcément besoin d’utiliser le format PDF. Heureusement, PDFelement est l’outil parfait pour gérer tous vos fichiers PDF. Non seulement, il est simple à utiliser mais en plus, il est très efficace et professionnel. Au fur et à mesure de votre transition, il vous permettra de gérer très facilement tous vos fichiers PDF que ce soit pour des rapports, des factures, des contrats, etc.
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Il vous permet également de modifier facilement les images et le texte de vos PDF et même annoter des PDF de nombreuses façons. Vous pouvez signer numériquement vos documents PDF et il dispose d’une fonctionnalité OCR (reconnaissance optique de caractères) qui facilite grandement l'édition de documents numérisés.
100% sécurité garantie100% sécurité garantie100% sécurité garantie2. Microsoft Office
C'est une solution très pratique que la plupart des gens ont tendance à négliger. Avec des applications comme Excel, Word et PowerPoint, Microsoft Office offre la solution de traitement de documents idéale afin de satisfaire à tous vos besoins. Que vous ayez besoin d'écrire des rapports dans Word ou de créer des feuilles de calcul dans Excel, Microsoft Office est un outil incontournable qui surpasse toute la concurrence.
Cette suite logicielle pour un bureau sans papier inclut également des fonctions qui faciliteront la gestion de tous vos documents.
3. Google Docs
L'une des choses les plus intéressantes à propos de Google Docs, c’est qu’il vous permet de partager et de collaborer très facilement sur des documents. Tout ce dont vous avez besoin est un compte Google (nous sommes sûrs que tous vos employés en ont déjà un) et ensuite vous pouvez configurer un système à partir duquel plusieurs personnes pourront travailler simultanément sur un même document, en apportant des modifications et des commentaires en temps réel sur ce dernier.
En fonction du volume de travail que vous avez, Google Docs peut considérablement réduire le temps passé sur un projet particulier, et c’est sans parler de l’économie de papier que vous ferez.
4. Tipalti
Si vous cherchez un moyen afin d'automatiser vos procédures comptables, Tipalti est un logiciel de comptabilité pour bureau sans papier qui vaut le détour. C'est une solution d'automatisation de comptabilité qui peut être très utile afin de rationaliser les processus de paiement, et ce, même s'ils présentent des volumes élevés. Il s'agit d'un système basé sur le cloud qui permet de collecter et d’approuver des factures. Entre autres, il supporte toute une sélection de méthodes de paiement et de devises, il vous informe sur le statut des paiements des fournisseurs et il vous permet de suivre vos transferts internationaux. C’est l'un des logiciels comptables les mieux notés dans sa catégorie.
5. OmniPage Standard
Ce logiciel de numérisation est indispensable lorsque vous voulez vous passer du papier pour la simple raison que vous aurez besoin de numériser les papiers que vous avez déjà ou ceux que vous pourriez avoir. Il y a beaucoup de scanners sur le marché, dont beaucoup sont des scanners à fonction unique, ce qui signifie qu'ils se concentrent sur des tâches spécialisées. OmniPage Standard est l’un des meilleurs pour la simple raison qu'il est très efficace et s’améliore constamment afin d’inclure de nouvelles fonctionnalités très pratiques.
Le programme détecte automatiquement la langue de vos documents (jusqu'à 123 langues différentes). Il est également compatible avec la plupart des services cloud, une fonctionnalité très utile si vous utilisez Google Drive.
Quelques conseils importants pour choisir un logiciel sans papier
La vérité c’est que, malgré tous les bons logiciels que nous venons de vous proposer, vous avez le choix entre de très nombreuses options afin de gérer chaque aspect de votre entreprise. Par conséquent, nous avons mis en place un certain nombre de conseils qui pourront vous aider lorsque vous devrez faire un choix.
1. Comparer les caractéristiques
Alors que de nombreux programmes de gestion PDF présenteront des caractéristiques similaires, il y en aura toujours un qui sera supérieur aux autres. Nous vous recommandons donc de prendre le temps de bien analyser toutes les fonctionnalités proposées avant d'acheter un programme. Beaucoup de programmes fournissent même une version d'essai afin que vous puissiez faire un test avant d'acheter la version complète.
2. N'opter pas toujours pour ce qui gratuit
Nous sommes tous tentés d'opter pour un programme gratuit. Mais gardez à l'esprit qu’un programme gratuit peut parfois être très coûteux sur le long terme. Par conséquent, à moins que ce ne soit absolument nécessaire, évitez autant que possible les programmes gratuits, surtout lorsque vous voulez apparaitre professionnel afin d’impressionner vos clients. Le gratuit ne promet pas toujours le professionnalisme.
3. Comparer les spécifications et les prix
Ce n’est pas parce que nous vous déconseillons d'utiliser des programmes gratuits que vous devriez exploser votre compte en banque lors de l'achat de logiciels. Prenez le temps d'essayer trois ou quatre programmes afin de comparer leurs caractéristiques et leur gamme de prix avant d'en choisir un. Qui sait, vous pourriez peut-être faire une très bonne affaire avec un excellent programme.
4. Consulter les avis des utilisateurs
Enfin, jetez un œil à ce que les autres utilisateurs professionnels disent sur le produit. La meilleure méthode afin de trouver des avis d'utilisateurs authentiques est d'éviter ceux qui sont laissés sur le site Web du produit. Au lieu de cela, si le produit est vendu sur le site d’un géant du commerce électronique comme Amazon, allez-y jeter un œil afin de voir ce que les autres disent sur le programme.
Cela ne signifie toutefois pas qu'un programme avec de bonnes critiques utilisateurs sera idéal pour vous. N'utilisez cette astuce qu'après avoir vérifié la qualité et testé le produit. Ce qui fonctionne pour quelqu'un d'autre peut ne pas fonctionner pour vous.
