En raison de la transition de toutes les petites et grandes entreprises des documents papier aux documents électroniques, les logiciels de gestion de documents sont désormais devenus une nécessité. La plupart des documents officiels sont traités électroniquement. Cela peut conduire à des quantités énormes de documents. Il est donc nécessaire de gérer correctement les documents, ce qui permet de suivre les différents documents électroniques et de les stocker. Cependant, tous les logiciels de gestion de documents ne sont pas pris en charge par Mac, donc, si vous cherchez une solution, nous allons vous présenter quelques logiciels qui vous permettront de gérer efficacement vos fichiers sur un Mac (y compris macOS 10.13 High Sierra).
Les 4 meilleurs logiciels de gestion de documents pour Mac
1. Logical Doc
Logical Doc pour Mac vous propose tout un éventail de fonctionnalités. Cette solution logicielle n'est pas basée sur la technologie de stockage cloud au contraire de nombreux logiciels de gestion de documents pour Mac. Au lieu de cela, il est installé localement sur le serveur d'une organisation et les utilisateurs peuvent y accéder via leurs noms d'utilisateur et mot de passe. Cette fonctionnalité sur site le rend donc encore plus personnalisé et sécurisé.
Un système de gestion des changements élaboré garantit qu'aucun changement ne soit perdu et permet de suivre les personnes qui ont effectué ces changements. La gestion des versions est une autre fonctionnalité intéressante qui permet de garde une trace de chaque modification apportée au document et lui attribue un numéro de version. Logical Doc utilise une structure de classeurs et de dossiers afin de classer les fichiers dans différentes catégories. En outre, il existe une fonctionnalité d'accès restreint qui autorise uniquement les utilisateurs autorisés pour un fichier spécifique.
Il présente aussi quelques inconvénients. Le logiciel vous invite à contacter son service d’assistance par e-mail en cas de problème et prétend répondre immédiatement à tous les emails, cependant cela ne sera pas vraiment utile en cas d'urgence. Il n'y a pas non plus d'intégration avec Microsoft Office sur Mac ce qui ralentit un peu les choses.
2. PinPoint – Logiciel de gestion de documents pour PME sur Mac
PinPoint est plus approprié pour les petites entreprises où il n'y a pas un besoin intensif en traitement, en suivi et en gestion de documents. Bien que toutes les fonctionnalités de base soient prises en charge, elles présentent certaines limites qu’il n’est pas possible de repousser. Il dispose à la fois d'options de déploiement auto-hébergées et hébergées dans le cloud qui sont idéales pour les entreprises car elles peuvent choisir le système qui convient le mieux à leur activité.
Son interface utilisateur est assez propre et élégante. Il n'est pas encombré comme c'est le cas avec d'autres outils du même type. Ainsi, vous pouvez naviguer facilement à travers ses différents paramètres et fonctionnalités. Le fait que vous pouvez y accéder à partir de n'importe où est une fonctionnalité très pratique pour les petites entreprises car, qu'il soit auto-hébergé ou hébergé dans le cloud, tous les fichiers sont accessible via votre téléphone ou votre tablette.
Workflow est une excellente fonctionnalité pour les patrons et les administrateurs, car elle leur permet de suivre la progression d'un certain fichier et d’être averti lorsqu’un travail a été fait. De plus, le workflow séquentiel permettra aux autres employés de savoir que c'est à leur tour de travailler sur le projet.
Un domaine dans lequel PinPoint n'est pas idéal, c’est son prix, car les petites entreprises ne peuvent pas se permettre d’investir 170 à 225 $ par utilisateur et par an. Par conséquent, si vous avez un budget limité, ce logiciel n'est pas fait pour vous.
3. DEVONthink Pro Office
Ce logiciel est une exclusivité Mac et il a été conçu afin de répondre aux besoins des entreprises mais aussi des particuliers comme les avocats, les professeurs, etc. Tous vos documents, e-mails, images et fichiers PDF sont stocké dans un seul endroit et sont facilement accessibles. Ses différents outils sont très utiles afin de rechercher et créer différents types de documents. En outre, vous pouvez synchroniser vos données avec tous vos appareils Apple comme l'iPhone et l'iPad, puis y accéder depuis n'importe où.
Un inconvénient (d’après les évaluations laissées par les utilisateurs) c’est qu’il présente un service client décevant.
4. eFileCabinet
Ce logiciel de gestion de documents pour Mac est idéal pour les entreprises qui externalisent beaucoup leur travail et qui comprennent de nombreux utilisateurs distants. Toutes les fonctionnalités offertes par ce logiciel sont celles qui conviennent aux entreprises ayant des exigences modérées en matière de gestion de documents. Les petites et moyennes entreprises peuvent gérer facilement leurs documents à l'aide de ce logiciel. eFileCabinet prend en charge les appareils iOS et Android.
Un seul problème avec ce logiciel, c’est son coût, étant donné qu’il est seulement basé sur le cloud. En plus, il y a d’autres logiciels qui disposent des mêmes caractéristiques et qui sont disponibles pour un prix bien moins cher.
100% sécurité garantie100% sécurité garantie100% sécurité garantie
