Les meilleurs conseils et solutions pour passer au zéro papier à la maison et au bureau
2023-03-15 11:47:53 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées
Que vous l'admettiez ou non, le réchauffement de la planète est une réalité et nous devons protéger notre environnement en plantant plus d'arbres, en le rendant plus vert afin d'en faire un lieu habitable pour nous et nos prochaines générations. Chaque jour, nous utilisons des dizaines de centaines de papiers pour imprimer différents documents, contrats ou lettres. Ainsi, si nous optons pour le zéro papier à la maison, nous pouvons éviter d'utiliser du papier et imprimer les documents au format PDF, et sauvegarder les lettres, factures, reçus ou contrats au format PDF. Les avantages de la dématérialisation à domicile sont nombreux : économies d'argent et d'électricité, protection de l'environnement et gain de temps grâce au fait que l'on évite d'imprimer de longs documents. Il existe différents moyens ou produits qui peuvent vous aider à vous passer de papier à la maison.
- Partie 1 : 4 outils pour vous aider à vous passer de papier à la maison
- 1. Scanner
- 2. Déchiqueteuse
- 3. Service en nuage
- 4. Créateur et éditeur de PDF
- Partie 2 : Étapes à suivre pour se passer de papier à la maison
- Étape 1 : Éliminer tout votre vieux fouillis de papier
- Étape 2 : Numériser tous les documents papier
- Étape 3 : Stocker et trier les documents numérisés
- Étape 4 : Passer aux relevés électroniques, aux cartes électroniques et aux paiements en ligne
- Étape 5 : Investir dans un stockage en nuage
- Étape 6 : Modifier vos documents numériques si nécessaire
- Étape 7 : Toujours se passer de papier à la maison
- Partie 3 : Avantages de la dématérialisation à la maison
4 outils pour vous aider à vous passer de papier à la maison
1. Scanner
La première chose dont vous avez besoin, et la plus importante, est un scanner de bonne qualité capable de numériser plusieurs pages à la fois. Le fait de scanner toutes les pages et de les enregistrer sur votre ordinateur vous permettra non seulement de vous passer de papier, mais aussi d'économiser beaucoup d'espace dans vos armoires. Normalement, les scanners disponibles sur le marché vous permettent de numériser une seule page à la fois, ce qui prend beaucoup de temps.
La meilleure solution pour résoudre ce problème est d'acheter un scanner professionnel doté d'une grande capacité d'alimentation, de sorte que vous n'ayez pas à alimenter une seule page à la fois. En outre, le scanner doit pouvoir numériser les deux côtés des pages pour éviter de changer de côté à chaque fois.
2. Déchiqueteuse
L'une des choses les plus importantes pour se débarrasser de toutes ces pages est une déchiqueteuse qui peut déchiqueter tous les documents instantanément. Vous pouvez également mettre les documents dans la corbeille, mais celle-ci sera très lourde et les documents peuvent contenir des informations importantes. Le déchiquetage de ces documents permet non seulement de les couper en petits morceaux, mais aussi de se débarrasser parfaitement de la plupart de vos informations.
Normalement, une déchiqueteuse est équipée d'un sac et, après avoir détruit plusieurs pages, vous pouvez vous en débarrasser sans problème. La chose la plus importante lors du choix de la déchiqueteuse est la vitesse à laquelle elle peut déchiqueter les papiers. Ainsi, si vous utilisez une déchiqueteuse rapide, vous gagnerez non seulement beaucoup de temps, mais vous éviterez également d'avoir à détruire plusieurs pages.
3. Evernote ou autre service en nuage
Evernote est l'une des applications de prise de notes les plus populaires, disponible pour Windows, Mac OS, iOS, Android et même sur le web. Elle vous permettra de créer rapidement des documents et de les enregistrer sur le cloud en quelques secondes. En d'autres termes, il s'agira d'un espace de stockage pour tous vos documents que vous avez numérisés à l'aide d'un scanner de haute qualité. Evernote propose des services gratuits et premium ; la version pro vous permettra de télécharger des documents jusqu'à 10 Go pour les sauvegarder sur le stockage en ligne.
Bien qu'il soit célèbre pour la prise de notes rapides et l'établissement de listes, il dispose également de fonctionnalités professionnelles telles qu'un outil pour éditer des documents scannés depuis votre ordinateur. Vous pouvez également enregistrer rapidement les e-mails de votre compte de messagerie sur Evernote en 1 clic et c'est aussi l'outil le plus simple pour annoter les fichiers PDF sur votre ordinateur. Vous pouvez créer différents dossiers sur Evernote et enregistrer les documents en fonction de leur priorité.
4. PDFelement - Créateur et éditeur de PDF
PDFelement est votre outil de gestion de documents tout-en-un. C'est un créateur, un convertisseur, un éditeur de PDF et une application de signature de formulaires. Si votre scanner enregistre les documents au format image, vous pouvez convertir ces images en fichiers PDF éditables à l'aide de la fonction OCR de Wondershare PDFelement et vous pourrez également annoter ou éditer ces documents.
Vous pouvez signer les documents avec une signature électronique en utilisant le programme. Ainsi, vous n'aurez virtuellement plus besoin de papier et vous pouvez même synchroniser ces documents avec les services en nuage. Ainsi, vous pouvez y accéder quand vous le souhaitez.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantieVous pouvez également créer des formulaires à remplir et imprimer des documents au format PDF avec PDFelement. Wondershare PDFelement est disponible pour Windows et Mac OS et l'interface utilisateur du programme est très intuitive, ce qui convient parfaitement à la plupart de ses utilisateurs.
Étapes à suivre pour passer au zéro papier à la maison ou au bureau à domicile
Étape 1 : Se débarrasser de tous les vieux papiers
La première étape pour passer au zéro papier à la maison consiste à se débarrasser de tout le papier existant dans la maison. Triez tous les papiers que vous avez à la maison, y compris les reçus, les factures et les relevés bancaires. Déchiquetez les papiers dont vous n'avez plus besoin.
Étape 2 : Numériser tous les documents papier
Pour passer au zéro papier chez vous, vous devez scanner tous les documents dont vous avez besoin et les enregistrer en PDF ou en image sur votre ordinateur. Nous vous recommandons d'enregistrer les documents au format PDF car il est plus sûr et vous pouvez éditer le document ou le modifier quand vous le souhaitez.
Si vous ne disposez pas d'un scanner, utilisez simplement une application de scanner sur votre téléphone ou votre ordinateur.
Étape 3 : Stocker et trier les documents numérisés
Il ne fait aucun doute que les documents seront sauvegardés sur votre ordinateur, mais nous vous recommandons vivement de sauvegarder les documents sur des services en nuage ou sur Evernote. Ainsi, si vous rencontrez un problème sur votre ordinateur, vous pouvez facilement restaurer votre document en utilisant le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre compte.
Étape 4 : Passer aux relevés électroniques, aux cartes électroniques et aux paiements en ligne
Faites en sorte de recevoir vos factures et relevés par e-mail. Au lieu d'imprimer une facture, un relevé ou un formulaire, cliquez sur Imprimer et Enregistrer en PDF pour conserver les fichiers en PDF. Si vous envoyez des lettres de Noël ou des cartes d'anniversaire annuelles, essayez plutôt d'envoyer des cartes électroniques par e-mail.
Étape 5 : Investir dans un stockage en nuage
Le stockage en nuage vous permet d'accéder aux fichiers où que vous soyez. Classez les différents types de documents lorsque vous les téléchargez. Étiquetez les documents et maintenez la cohérence de votre étiquetage afin de pouvoir retrouver rapidement les documents dans votre système de classement en ligne.
Étape 6 : Modifier vos documents numériques si nécessaire
Si vous souhaitez effectuer des modifications sur vos documents, vous devez utiliser PDFelement. Vous pouvez même apporter des modifications aux documents qui sont numérisés en tant qu'images. En utilisant sa fonction OCR, vous pouvez apporter différentes modifications au fichier. En outre, si un fichier particulier comporte plus de 10 pages, vous pouvez enregistrer toutes les pages dans un seul fichier PDF, ce qui facilitera l'identification du document et vous fera gagner beaucoup de temps.
Vous pouvez également supprimer des pages de PDF en utilisant PDFelement ou vous pouvez directement enregistrer ou transférer les documents depuis votre ordinateur. Wondershare PDFelement offre également une solution professionnelle pour répondre aux besoins de différentes entreprises. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous pouvez parler à notre représentant pour en savoir plus sur les prix.
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Étape 7 : Toujours se passer de papier à la maison
Une fois que tout est mis en place, que les documents ont été déchiquetés et téléchargés sur le cloud ou sur Evernote, la dernière chose à faire est de garder les habitudes du zéro papier à la maison. Voici quelques conseils de professionnels pour garder l'habitude de se passer de papier à la maison.
Comment garder l'habitude de se passer de papier à la maison ?
- Tout d'abord, réduisez le nombre de lettres que vous recevez chaque jour par la poste. Ouvrez le site Web de votre banque ou de votre société de cartes de crédit et abonnez-vous aux relevés par courrier électronique plutôt que par la poste.
- Deuxièmement, associez votre compte bancaire à des services importants tels que l'internet, le gaz et le chauffage et payez automatiquement vos factures en un clic.
- En effectuant les deux premières étapes, vous réduirez de plus de 50 % le volume des papiers que vous recevez chaque semaine. La prochaine chose à faire est de numériser instantanément tous les documents que vous recevez par courrier.
- Si vous devez imprimer quelque chose à partir du Web, imprimez-le au format PDF sur votre ordinateur. Vous pouvez utiliser PDFelement pour effectuer cette tâche.
Partie 3 : Avantages de la dématérialisation à la maison
Une maison sans papier peut réduire l'encombrement en papier et libérer plus d'espace dans votre maison. De plus, vous n'aurez pas besoin de trier autant de courrier ou de dossiers que vous le faites aujourd'hui, ce qui peut vous faire gagner du temps. Plus important encore, la réduction de la consommation de papier est bénéfique pour notre planète. Vivons une vie plus verte à partir d'aujourd'hui.
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Clara Durand
chief Rédaction
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