Les 5 meilleurs logiciels de gestion de fichiers en 2023

Les logiciels de gestion de fichiers offrent des fonctions permettant d'organiser, de modifier, de gérer et de suivre le flux des fichiers dans votre entreprise. Par exemple, ils peuvent vous aider à obtenir les commentaires des parties concernées sur un document donné. Les logiciels de gestion de fichiers contribuent également à l'enregistrement des documents pertinents dans votre entreprise. Les utilisateurs peuvent également utiliser un logiciel de classement numérique pour gérer tous les fichiers électroniques d'une entreprise. En d'autres termes, toute entreprise a besoin d'un logiciel de gestion de fichiers efficace pour un fonctionnement harmonieux et une productivité accrue de l'entreprise ; c'est pourquoi cet article vous présente les 5 meilleurs logiciels de gestion de fichiers.

Top 5 des logiciels de gestion de fichiers

1. eFileCabinet

eFileCabinet constitue un choix exceptionnel pour la gestion des fichiers dans les petites et moyennes entreprises. Il offre diverses fonctions telles que la numérisation, le marquage, le flux de travail et le stockage en nuage. Les fonctions sont assez faciles à utiliser et sont suffisamment robustes pour tout utilisateur. Il offre un espace de stockage illimité, un service de sauvegarde automatique dans le nuage et une énorme bibliothèque de modèles. Il propose différentes versions de ses applications pour les logiciels de gestion de fichiers sur le serveur et hébergés.

Le logiciel de gestion de fichiers est livré avec de multiples outils de gestion. Ainsi, à l'aide de ces outils, les administrateurs peuvent spécifier une série de permissions aux employés. Par exemple, un employé peut être chargé d'empêcher les employés individuels de supprimer des documents. Les fonctionnalités du système de gestion des documents vous aident également à gérer les modifications apportées aux fichiers importants. Il prend en charge Word, Excel, PDF, PowerPoint et QuickBooks.

Avantages:

• Il dispose d'une datation de rétention qui permet aux utilisateurs de stocker ou de supprimer les fichiers expirés.
• Il dispose d'un puissant ORC qui rend les documents consultables.

Inconvénients:

• En raison de ses nombreuses fonctionnalités, le nombre d'options peut être un peu difficile à comprendre.

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2. M-Files

M-Files est un logiciel de gestion de fichiers unique qui augmente la productivité des entreprises en organisant et en gérant tous les documents électroniques. Il dispose d'une fonctionnalité de vérification qui permet de garder la trace de chaque document sur lequel on travaille et de suivre les modifications apportées à un document.

Il s'agit d'un logiciel facile à mettre en œuvre qui vous aide à créer, réviser, organiser, partager et contrôler les documents de votre entreprise. Les versions de M-Files sont disponibles pour les ordinateurs Windows et Mac, et elles sont également compatibles avec les appareils Android et IOS, ce qui facilite leur utilisation à votre convenance. Les autres fonctionnalités offertes par ce logiciel comprennent la numérisation, l'édition, la sauvegarde des documents dans la base de données et bien d'autres encore.

Avantages:

• Vous pouvez accéder aux documents à partir de n'importe quel appareil connecté à l'internet, y compris les tablettes et les téléphones ios et android

Inconvénients:

• Vous devez télécharger et installer M-files sur votre ordinateur pour l'utiliser, ce qui n'est pas pratique comme programme auquel vous accédez et que vous utilisez en ligne.

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3. PDFelement pour entreprises

PDFelement pour entreprises permet aux utilisateurs de créer, convertir, collaborer, modifier et signer des fichiers PDF professionnels en toute simplicité, sans parler du traitement interactif des documents qu'il offre aux utilisateurs. Avec ce logiciel, l'entreprise peut créer divers fichiers PDF en convertissant d'autres documents tels que Word, Excel et PowerPoint.

L'outil peut également transformer des fichiers numérisés en fichiers PDF éditables et consultables à des fins professionnelles. Il dispose également d'une excellente reconnaissance optique de caractères (OCR) qui reconnaît les images et les textes dans un fichier PDF à l'aide de 20 langues prises en charge. Le logiciel prend également en charge la combinaison de différents fichiers PDF en un seul document, et plus encore, une entreprise donnée peut diviser plusieurs fichiers à partir d'un PDF principal et les sauvegarder séparément pour une utilisation différente. L'outil favorise également la sécurité des documents professionnels en permettant l'ajout de mots de passe cryptés afin de protéger le document.

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4. Dokmee

Dokmee est un logiciel de gestion de fichiers qui vous permet de gagner du temps et de l'énergie en vous offrant une gamme d'outils de traitement d'images et de suivi des documents pour vous aider à organiser les fichiers électroniques importants de votre entreprise. Il propose de nombreuses configurations de bureau et de site web à des prix différents.

Le logiciel de fichiers possède une interface conviviale et des outils de capture et d'édition uniques. Le programme s'intègre aux logiciels de bureau, aux scanners, aux programmes de messagerie et aux appareils mobiles. Le logiciel fonctionne avec la plupart des scanners, et vous pouvez importer des fichiers depuis votre logiciel de traitement de texte et vos programmes de messagerie. Il vous permet également d'ajouter des métadonnées, des balises et d'autres informations de tri à chaque numérisation ou fichier importé dans Dokmee Professional. Vous pouvez convertir des fichiers PDF, et les fusionner et les diviser avec Dokmee.

Avantages:

• Vous pouvez accéder aux documents à partir de n'importe quel appareil connecté à l'internet, y compris les tablettes et les téléphones ios et android

Inconvénients:

• Vous devez télécharger et installer M-files sur votre ordinateur pour l'utiliser, ce qui n'est pas pratique comme programme auquel vous accédez et que vous utilisez en ligne.

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5. PinPoint

Pinpoint est un logiciel de gestion de fichiers très puissant que vous pouvez exécuter depuis votre serveur ou un centre de données en nuage. Il classe les documents automatiquement et fonctionne avec les ordinateurs Mac et PC et les appareils mobiles. La configuration et l'installation du logiciel sont très simples. En plus de sauvegarder le fichier original, le programme crée un PDF consultable pour les utilisateurs et les employés autorisés, et les autres parties prenantes peuvent ajouter leurs remarques ou commentaires au document.

Avantages:

• Les personnes clés peuvent modifier ou donner leur avis sur les documents clés de l'entreprise.
• PinPoint classe les documents automatiquement sans qu'il soit nécessaire d'intervenir.

Inconvénients:

• Les heures d'assistance à la clientèle offertes par la société sont limitées, et vous ne pouvez joindre la personne responsable que par téléphone ou par email.

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