Pour une petite entreprise qui cherche à maximiser ses profits tout en réduisant ses coûts, l'une des façons efficace d'y arriver est de se passer du papier. Le processus de transition vers un environnement de travail sans papier peut être fastidieux et très complexe, mais il existe des applications qui permettent de le rendre beaucoup plus simple. Ces applications pour Android et iOS vous aideront non seulement lors de votre période de transition, mais aussi afin que votre entreprise puisse rester sans papier. Cet article va vous présenter les 5 principales applications qui pourront vous aider à réaliser cette transition plus facilement et plus rapidement.
Les 5 meilleures applications sans papier pour les appareils mobiles
1. PDFelement pour iOS
PDFelement pour iOS offre une solution idéale si vous utilisez des documents PDF. Si vous évitez d’utiliser du papier et que vous avez besoin de gérer de nombreux fichiers PDF, alors PDFelement est fait pour vous. L'application (disponible sur les appareils iOS) peut être utilisée pour éditer des documents PDF, annoter des documents PDF et même les partager facilement via des services cloud ou par e-mail.
Vous pouvez utiliser l'application et l'appareil photo de votre appareil afin de numériser un document PDF que vous souhaitez modifier, puis directement via l'application, vous pouvez modifier le texte et les images de ce document, etc. Ses options d'annotations PDF vous permettent de commenter et de prendre des notes sur vos documents PDF et même de surligner/barrer du texte. Les utilisateurs d'Android ne doivent pas s'inquiéter car PDFelement est également disponible sur Android, mais aussi sur les ordinateurs de bureau.
2. Evernote
C'est l'une des applications sans papier les plus efficaces que vous pourrez trouver. Elle permet entre autres de prendre des notes, de photographier des reçus, de sauvegarder des photos et même d’extraire des pages Web. Avec cela s'ajoute sa capacité de synchronisation incroyablement pratique qui vous permettra de partager votre travail avec d'autres personnes. C'est une excellente application qui est disponible sur iOS et Android.
3. Scannable
C’est une application simple de scanner pour iPhone qui est très pratique lorsque vous souhaitez numériser des documents pour une utilisation ultérieure. Tout ce que vous avez à faire est ouvrir l'application lorsque l'appareil photo est déjà sur le document, puis appuyez sur le bouton du menu afin de numériser le document. Il propose également un certain nombre de paramètres qui vous permettent de personnaliser la façon dont vous souhaitez afficher le document numérisé.
4. Expensify
Expensify est une application qui vous permet de dématérialiser vos rapports de dépenses. Expensify élimine la nécessité d'avoir à joindre des reçus à une feuille de papier lorsque vous remplissez un formulaire imprimé. Il va même encore un peu plus loin en vous permettant de numériser des reçus ainsi que d’autres documents afin que de pouvoir les ajouter facilement à vos rapports de dépenses. De plus, Expensify détecte automatiquement les aspects de votre rapport de dépenses, y compris la date, les noms, les lieux et les dépenses totales. L'application est disponible pour les utilisateurs Android et iOS.
5. Scanner Pro 7
Scanner Pro 7 est une autre application qui rend la numérisation de vos documents très simple grâce à l’utilisation de votre appareil photo. Tout ce que vous avez à faire est de pointer l'appareil photo vers le document que vous souhaitez numériser, puis appuyez sur le bouton rouge qui se trouve en bas à droite de l'application. L'application va alors charger un aperçu que vous pourrez garder en cliquant sur « Terminer », mais il est également possible de recommencer.
Scanner Pro 7 permet également aux utilisateurs de partager facilement des documents numérisés et il fournit des fonctionnalités d'édition de base, notamment la possibilité de changer de couleur ou de passer en mode photo et de pouvoir recadrer, faire pivoter ou même modifier le contraste et la luminosité.
Quelques conseils pour utiliser correctement les applications sans papier
Afin d’effectuer une transition réussie vers le 100% numérique, voici quelques conseils supplémentaires afin de vous aider à y parvenir plus rapidement.
1. Investir dans les bons outils
Avec les applications ci-dessus, vous êtes déjà sur la bonne voie pour passer au 100% numérique, mais il y a encore de nombreux autres outils qu’il faut considérer. Par exemple, il peut être judicieux de trouver un moyen afin de partager des documents en ligne comme Google Drive ou d'autres options telles que Dropbox ou OneDrive.
2. Développer des stratégies afin de faciliter le passage au numérique
Il est très probable qu'au début vos employés ne soit pas familiarisés avec les procédures de dématérialisation. C'est votre travail de vous assurer que tout le monde s’adapte en évitant toute résistance. Par exemple, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies afin de faciliter la transition en limitant activement le nombre d'impressions qu'un seul employé peut effectuer quotidiennement.
Vous pouvez également encourager le processus en proposant des récompenses pour les employés qui montrent le plus d'initiative.
3. Aller vers le 100% numérique
Si vous le pouvez, demandez à vos fournisseurs de vous envoyer des factures et des commandes au format PDF. Cela vous permettra ainsi de réduire considérablement la quantité de papier que vous avez sur votre bureau. Vous pouvez également faire de même, en envoyant des factures au format PDF à vos clients.
En outre, vous aurez la possibilité d'accéder à vos documents à partir de n’importe où. Au sein du monde moderne dans lequel nous vivons, les cadres et les employés sont tenus d'utiliser et de trouver des informations en seulement quelques secondes et non pas en quelques jours. Ceci est uniquement possible avec un bureau 100% dématérialisé.
Une autre méthode afin de réduire l’utilisation de papier est de numériser tous les documents numérisables afin de vous débarrasser de vos imprimantes/photocopieurs. Si vous avez trop de cartes de visite, utilisez l'une des applications sans papier que nous avons vues ci-dessus afin d’en créer des copies numérisées. En plus, vous trouverez rapidement qu'elles sont bien plus faciles à organiser de cette façon.
Vous pouvez également recevoir des fax dans votre boîte mail au lieu d’utiliser un fax. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un fournisseur de fax en ligne. Il y en a tellement, certains sont même gratuits.
Enfin, demander à votre banque si elle peut vous envoyer des relevés électroniques plutôt que des relevés papier. Si c’est possible, demandez-leur de commencer à le faire immédiatement. De cette façon, nous vous garantissons que votre bureau sera bien moins encombré.
