Les 6 meilleurs logiciels gratuits de gestion de documents dans le cloud que vous devez essayer
2023-03-15 11:47:53 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées
La gestion de documents dans le cloud est devenue très populaire de nos jours parmi les particuliers et les entreprises. Tout cela est dû au fait que le logiciel facilite tout dans le domaine de la gestion de documents où les utilisateurs peuvent accéder et organiser les fichiers à partir du stockage dans le cloud. Avec beaucoup de logiciels de gestion de documents dans le cloud sur le marché, il peut être difficile de choisir, mais cet article a fait toute la recherche pour vous et nous allons vous présenter 6 des meilleurs sur le marché.
Choisir le bon logiciel de gestion de documents dans le cloud
1. Zoho Docs
Zoho Docs prend en charge la gestion des données dans le cloud. Il encourage également le partage de documents et de photos, et propose un chat instantané, qui encourage les discussions sur un document entre utilisateurs. Il fonctionne bien avec iCloud, SaaS, le web, Android et les appareils iOS. Il propose des contrôles d'accès pour empêcher les modifications non autorisées des documents et prend en charge la conversion de documents, la gestion des formulaires et l'indexation des documents.
Avantages :
- Il possède toutes les fonctionnalités essentielles de Google Docs, et vous pouvez y intégrer de nombreuses plateformes.
Inconvénients :
- Même s'il possède les fonctionnalités de Google Docs, il ne fonctionne pas aussi bien que ce dernier, ce qui le rend défavorable aux utilisateurs.
2. Adamero Content Central
Adamero est un outil convivial qui permet de stocker et d'organiser rapidement des documents dans un espace de stockage en Cloud. Il permet aux utilisateurs d'organiser des fichiers en un seul endroit. Par exemple, vous pouvez organiser des reçus, des contrats et différents types de documents numériques à l'aide de Adamero Content Central. Les fichiers nouvellement ajoutés sont étiquetés, convertis en PDF consultables et envoyés vers les centres de stockage ou les dossiers appropriés. Si vous devez créer des fichiers à partir de zéro, les modèles de création et l'éditeur sont très faciles à mettre en œuvre.
Avantages :
- Vous pouvez facilement organiser des fichiers à partir d'appareils compatibles avec le Web.
Inconvénients :
- Le logiciel ne prend pas en charge la manipulation des PDF à l'intérieur de l'application
- Bien qu'il sauvegarde les fichiers sur le cloud, il ne prend pas en charge les sauvegardes automatiques ni la restauration de vos données.
Télécharger Adamero Content Central>>
3. Eisen Vault
Eisen Vault est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud qui est utilisé par la plupart des industries pour gérer les documents essentiels dans les opérations quotidiennes. Il aide à stocker les documents à la fois sous forme numérique et physique. Les autres fonctionnalités de ce programme comprennent l'assemblage de documents, le partage ou la livraison de documents, la conversion de documents et l'indexation de documents. L'application prend en charge la manipulation de fichiers à l'intérieur du programme où vous pouvez convertir différents fichiers ou documents PDF en PDF.
Avantages :
- Il est à la fois basé sur le web et accessible via une application installée sur les appareils mobiles
- Il prend en charge les appareils mobiles, ce qui facilite la gestion de vos données en tout lieu.
Inconvénients :
- Il s'agit uniquement d'une application web et mobile, pas de version pour ordinateur de bureau
La meilleure solution pour un logiciel de gestion de documents dans le cloud
PDFelement pour Business est un outil de gestion de documents très puissant qui prend en charge le contrôle et la modification des fichiers et qui est en train de devenir rapidement le meilleur outil du marché. Il est doté d'excellentes fonctionnalités qui sont essentielles pour les opérations commerciales.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantiePar exemple, il peut convertir différents fichiers tels que Excel et Word en PDF, ce qui vous évite de devoir recréer des documents. L'outil dispose d'une excellente reconnaissance optique de caractères (OCR) qui facilite la conversion de documents numérisés et la recherche de PDF dans plus de 20 langues. Il peut fusionner différents fichiers en un seul document, et il peut aider à diviser des fichiers en documents uniques. Il permet de protéger les documents en autorisant l'utilisation de mots de passe cryptés numériquement. Enfin, il offre des fonctions d'édition des données pour que vous puissiez surligner, ajouter des notes, des tampons et d'autres annotations à votre document. Eh bien, il est temps de faire des choix. Faites votre choix et profitez de la révolution du cloud !
4. SharePoint
SharePoint Document Management est un outil qui se concentre sur le stockage et l'organisation des documents pour soutenir un progrès continu, y compris la création et le partage de contenu au sein d'une institution. SharePoint Document Management répond aux besoins de l'organisation en matière de documents en offrant divers services. Par exemple, il permet de stocker, d'organiser et de localiser des documents professionnels importants. Il garantit également la cohérence des enregistrements. En outre, il permet de gérer les métadonnées des documents.
Il permet également de protéger les documents contre les utilisateurs non autorisés et garantit la cohérence des flux de travail de l'entreprise en montrant comment les documents sont traités. Il possède des paramètres réutilisables qui décrivent les comportements partagés d'un document particulier, donnant ainsi aux utilisateurs la possibilité de gérer, d'organiser et de contrôler le contenu d'une manière cohérente. En outre, SharePoint permet de créer des sites pour la création, l'utilisation et le stockage de nombreux documents. Les sites conçus disposent de fonctions spécifiques de gestion des documents qui permettent d'effectuer et d'enregistrer les modifications apportées à un document existant. Cet outil vous permet également de suivre les modifications apportées à un document ou plutôt, vous êtes en mesure de savoir qui a ajouté ou modifié le contenu d'un document donné.
Les conseils suivants sont essentiels pour tirer le meilleur parti de SharePoint document management.
- Développez un plan pour une manière efficace d'organiser vos informations. Le plan doit tenir compte de la culture de l'entreprise, de la manière dont les gens collaborent, prennent des décisions et mènent leurs affaires.
- Veillez à ce que les employés soient correctement formés à l'utilisation du logiciel et des stratégies, en gardant à l'esprit que la formation des employés est essentielle à tout système de gestion des documents.
- Utilisez toutes les fonctionnalités de votre logiciel. Il est nécessaire de comprendre toutes les fonctionnalités et comment elles peuvent simplifier les choses dans votre organisation.
- Veillez à ce que les propriétaires de contenu soient responsables de la gestion de leur contenu. Connaître les personnes qui créent et travaillent avec l'information et déterminer leurs rôles dans le cycle de vie des documents.
- Assurez-vous que vos employés ou tous les utilisateurs du logiciel sont sur la même longueur d'onde quant à la manière dont les départements collaborent et partagent les documents.
5. PaperPort Pro
PaperPort Pro permet à l'utilisateur d'effectuer de nombreuses tâches de gestion de documents dans le cloud depuis le programme. Il offre une sauvegarde sécurisée dans le cloud, et les données peuvent être gérées à partir du stockage dans le cloud. Il donne aux utilisateurs la possibilité de convertir des documents en PDF, et l'on peut choisir une combinaison d'OCR et de conversion PDF tout en stockant les documents dans des dossiers. Il vous permet de spécifier des autorisations de sécurité aux employés, garantissant ainsi la sécurité de vos documents.
Avantages :
- Vous pouvez utiliser l'appareil photo de votre téléphone pour télécharger un document dans l'application
- Il fournit des outils pour protéger les fichiers les plus sensibles de votre entreprise
Inconvénients :
- Il n'a pas d'intégration CRM
6. FileCenter Pro
Le FileCenter Pro est un logiciel facile à utiliser et à installer qui prend en charge la gestion des documents dans le cloud en stockant et en suivant les documents dans le cloud. Il permet à l'utilisateur d'étiqueter, de catégoriser et de classer les données électroniques ainsi que de préparer correctement les dossiers papier. Lors de l'installation du programme, le logiciel vous guide pour transférer les fichiers vers la bibliothèque. En outre, le stockage et la sauvegarde dans le cloud sont définis à ce moment-là. Il offre la possibilité de numériser des documents directement à partir du logiciel, ce qui permet de gagner du temps.
Avantages :
- La fonction OCR intégrée vous aide à numériser des documents.
Inconvénients :
- Il n'y a pas de contrôle du flux de travail ou des versions, ce qui rend l'utilisation du logiciel difficile.
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Clara Durand
chief Rédaction
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