Comment gérer un dossier de contrat sans papier pour les entreprises - Mis à jour

Clara Durand

2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

Nous vivons à une époque où la technologie numérique se développe et évolue rapidement chaque jour qui passe. La technologie numérique est devenue largement accessible à tous, faisant ainsi partie intégrante de nos vies. Il y a une dizaine d'années, il était inimaginable d'avoir un bureau sans papier. Aujourd'hui, elle devient une réalité et de plus en plus la norme pour les entreprises. Le dossier de contrat sans papier est un moyen efficace, rentable et facile de gérer vos documents. Le terme fichier de contrat est utilisé pour tous les contrats papier et les fichiers connexes qui ont été scannés et intégrés dans un document de contrat électronique.

Avantages de la gestion de votre dossier de contrat sans papier

formation au dossier de contrat sans papier

On dit que "les habitudes ont la vie dure" et que "les gens n'aiment pas le changement". Cependant, pour les entreprises, le passage à la dématérialisation est devenu une nécessité, et tous ceux qui s'en tiennent à l'ancien papier sont laissés pour compte. De nombreuses organisations basées sur le papier rencontrent des problèmes, des difficultés et luttent pour suivre l'évolution de l'ère numérique. Et avec la concurrence croissante des marchés, il est essentiel que les entreprises améliorent leur efficacité. La dématérialisation est le moyen le plus simple et le plus efficace pour les entreprises d'améliorer leur efficacité.

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises optent pour la dématérialisation est de résoudre leur problème de flux de travail. Les documents numériques permettent aux entreprises de maximiser l'efficacité du flux de travail. Voici les quatre principaux avantages de la gestion de votre dossier de contrat dématérialisé :

Comme nous l'avons mentionné, la première et principale raison de passer au zéro papier est que le logiciel CLM permet de rationaliser le flux de travail.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats stockent vos informations dans des contrats et des données liées aux contrats. Ainsi, vos données et informations sont facilement consultables et il ne vous faudra qu'une seconde pour trouver ce dont vous avez besoin. Vous pouvez accorder à l'ensemble de votre entreprise un accès aux informations, ce qui la rend encore plus efficace. Il ne vous faut plus que quelques secondes pour obtenir une approbation appropriée, rédiger, négocier et contrôler les contrats. Tout le monde peut le faire, à tout moment. Au final, vous gagnez du temps, et nous savons que dans le monde d'aujourd'hui, le temps est synonyme d'argent.

La raison suivante pour laquelle vous avez besoin de contrats sans papier est de renforcer la sécurité de vos données.
Vos documents sont plus sûrs, et nous pouvons facilement dire que le logiciel offre une sécurité de niveau bancaire. C'est vous et vous seul qui choisirez qui a accès à quoi, et qui ne peut pas y avoir accès. Vous permettez aux gens de modifier et d'utiliser les informations, et vous pouvez facilement mettre en œuvre un programme de sécurité spécial.

Avec tout le temps que vous gagnez, avec l'efficacité améliorée et la sécurité accrue, le gain principal est que vous améliorez votre gestion des risques.
La dématérialisation du dossier de contrat vous permet d'atténuer les risques potentiels. Et vous n'êtes pas le seul à bénéficier du contrat sans papier. Vous et le contractant en bénéficiez, car tous deux peuvent consulter le contrat et identifier les informations clés.

Enfin, et surtout, vous bénéficiez d'une visibilité accrue.
En optant pour le zéro papier, vous augmentez la transparence de votre entreprise et permettez aux administrateurs de suivre facilement les documents. Toutes les phases, de la genèse à la fin, sont visibles et enregistrées dans votre CLM. De cette façon, vous pouvez identifier tout problème qui pourrait survenir, repérer les opportunités et prévoir les risques potentiels. Et bien sûr, il y a cette exigence gouvernementale de transparence.

Étapes de la gestion des dossiers contractuels sans papier

C'est la partie la plus importante, comment passer d'un bureau encombré à un dossier de contrat sans papier et à des contrats sans papier. Nous vous fournirons un guide en sept étapes, qui vous aidera à passer de zéro à un héros. Allons-y.

1. Commencez par analyser votre processus actuel de gestion des choses

Vous devez comprendre le processus actuel de gestion des contrats, puis vous pourrez passer à la dématérialisation. Voici quelques-unes des questions que vous devez vous poser :

Comment les informations sont-elles enregistrées dans votre entreprise ?
Qui, et combien de personnes, sont impliquées dans la gestion des contrats ?
Quel est le processus de rédaction de votre entreprise ?
Comment les contrats de l'entreprise sont-ils réellement stockés ?
Pouvez-vous, et comment allez-vous récupérer les contrats pour une utilisation ultérieure ?
Combien de contrats perdez-vous ou finissez-vous par ne pas être satisfaits ?

Un mot d'avertissement : veillez à analyser chaque département séparément, puis l'ensemble de l'entreprise. Votre objectif ici est d'identifier les forces, les faiblesses et les domaines de non-conformité de votre entreprise. L'étape suivante est la mise en œuvre du logiciel.

2. Stat avec un département pilote

Si votre entreprise compte plusieurs départements, il est en fait difficile de lancer le projet de contrat sans papier dans tous ces départements à la fois. La transition doit être lente et régulière, et commencer par un seul département. Identifiez un service qui servira de cobaye, les services juridiques et commerciaux étant généralement les meilleures options.

Une fois que vous avez identifié le secteur que vous souhaitez utiliser comme test, mettez en œuvre le logiciel de gestion des contrats dans ce secteur. Veillez à impliquer le service technique, car c'est lui qui sera chargé d'explorer et d'adapter la technologie à l'ensemble de votre entreprise. Plus le service technique comprend et explore le logiciel de contrat, plus la transition vers l'ensemble de l'entreprise sera facile.

3. L'équipe de direction

Tout projet a besoin d'un chef, et votre entreprise a besoin d'une équipe de direction qui mettra en œuvre le logiciel. Vous pouvez obtenir l'équipe de direction auprès des supérieurs hiérarchiques, qui seront tous chargés de définir l'orientation du projet. Une fois que vous avez fixé un objectif et une orientation, mettez en place une équipe de direction pour la mise en œuvre du logiciel.

Parmi les personnes que vous souhaitez inclure dans l'équipe figurent des administrateurs de niveau C, des experts internes et des parties prenantes représentatives. Toutes ces personnes peuvent fournir un retour d'information régulier, et vous avez besoin de ce retour d'information pour améliorer le projet au fur et à mesure de la mise en œuvre du système de gestion des contrats sans papier. Chaque département devrait avoir un représentant et une voix dans la procédure.

One thing to note: make sure you select people that are high in the overall hierarchy, as their voice carries more weight and they can push the agenda across the company.

4. Mettre en œuvre le logiciel CLM

Nous en sommes maintenant à l'étape principale, qui consiste à mettre en œuvre le logiciel CLM dans l'ensemble de l'entreprise, ou universellement. Avec la bonne équipe de direction, vous pouvez atteindre cette étape assez rapidement. Les administrateurs informatiques doivent être à bord, car leur travail consiste à former tous les employés de l'entreprise à l'utilisation du logiciel. Et si quelqu'un a une question, c'est au secteur informatique d'y répondre.

La meilleure façon de mettre en œuvre le logiciel est d'exécuter un contrat type pour démontrer le processus à tous les employés. Comme le dit Benjamin Franklin : "Dites-moi et j'oublie, enseignez-moi et je me souviendrai peut-être, impliquez-moi et j'apprends". Faites donc participer tous les employés au processus, et ils apprendront à utiliser correctement le logiciel.

5. Accroître la sensibilisation

Une fois le logiciel mis en œuvre dans l'ensemble de l'entreprise, l'étape suivante consiste à s'assurer que chaque employé comprend la mise en œuvre et l'utilisation du logiciel. Et il s'agit d'une tâche régulière, pas d'une tâche que vous pouvez terminer en demandant aux employés "Comprenez-vous" ?

L'objectif ici est de sensibiliser et d'accroître le respect de l'entreprise et du protocole d'achat. Le problème est que tous les départements n'utilisent pas le même langage. Par exemple, l'ingénierie et le droit n'utilisent pas le même langage. Le service juridique sait comment atténuer les risques, éviter les poursuites judiciaires et accroître la clarté des contrats. Le département d'ingénierie ne le fait pas. Après tout, leur travail n'est pas un contrat. Vous devez donc vous assurer que l'ingénierie n'expose pas l'entreprise à d'éventuels litiges. L'objectif est de sensibiliser le public et de faire en sorte que chaque service utilise le même langage contractuel standard. De cette façon, le risque de contrats ambigus est moindre.

Il convient également de noter que chaque service doit stocker les contrats au même endroit, ce qui permet de réduire le risque de perte de contrats.

6. Mesurer l'impact

Comme pour tout nouveau projet, une fois que vous l'avez mis en œuvre, l'étape suivante consiste à en mesurer l'impact. Vous devez mettre en place un système de mesures utiles pour déterminer si le passage au zéro papier a été une bonne décision ou non. Soyez attentif à la manière dont l'efficacité de l'entreprise augmente ou diminue.

7. Evoluer et s'adapter

L'une des plus grandes erreurs consiste à penser qu'une fois que vous avez installé le système de dossiers contractuels sans papier, votre travail est terminé. Pas par un raz-de-marée. Le passage au zéro papier exige une évolution et une adaptation constantes du processus.

Oui, vous pouvez toujours trouver un système qui durera 10 ans. Mais il est préférable d'en trouver un qui évolue avec votre entreprise, un qui est évolutif et adaptable. L'objectif de cette dernière étape est de documenter tous les aspects positifs et négatifs du bureau sans papier, de noter la méthodologie, puis d'enregistrer comment votre entreprise s'est adaptée au logiciel. Cela sera utile à la prochaine génération, et même à votre propre entreprise.