Top 6 des systèmes de gestion électronique de documents
2023-03-15 11:47:53 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées
Chaque entreprise a des besoins différents en matière de gestion électronique des documents. Il est important de prendre votre temps pour trouver la bonne solution qui profitera à votre entreprise avant d'effectuer un achat. Une fois que vous aurez évalué vos besoins et que vous serez prêt à trouver le système de gestion électronique de fichiers qui vous convient, cet article vous aidera à comparer les meilleurs outils du marché. Vous trouverez ci-dessous les 6 meilleurs systèmes de gestion électronique de documents du marché.
Choisir le bon système de gestion de documents numériques
1. Zoho Docs
Zoho Docs est une solution de gestion électronique de documents qui vous permettra de travailler lors de vos déplacements. Dépositaire central de tous les documents, Zoho vous permet de partager facilement des fichiers et des photos en ligne. Vous pouvez commencer à l'utiliser en version d'essai pour un maximum de 25 utilisateurs, avec une limite de 5 Go par utilisateur. Si vous l'appréciez, vous pouvez vous abonner à la version Premium. Tout ce que vous avez à faire est de fournir votre nom, votre adresse électronique et votre mot de passe.
Avantages :
- Interface intuitive et conviviale
- Intégration des applications Google sans complications et sans compléments.
- Excellents outils pour l'édition de documents en ligne
Inconvénients :
- L'espace par utilisateur peut ne pas être suffisant pour certains.
- Les frais d'utilisation mensuels peuvent être élevés
- Vous devez vous enregistrer chez Zoho writer pour avoir accès à l'éditeur complet.
2. Logical Doc
Ce logiciel aidera toute entreprise à prendre le contrôle de son processus de gestion électronique de documents. L'accent est mis sur la recherche de contenu et l'automatisation des processus métier. L'utilisation de cet outil de gestion électronique de documents vous permet de créer, de coordonner et de co-signer tout document au sein de votre organisation. Votre productivité sera grandement améliorée grâce à son interface web facile à utiliser et à son intégration avec Office et Outlook.
Avantages :
- L'interface conviviale facilite la tâche des débutants.
- Excellente gestion globale de l'information
- Excellente équipe d'assistance
Inconvénients :
- Certains utilisateurs exigent que le client se synchronise avec un répertoire local dans le référentiel.
- Aucune assistance téléphonique, uniquement une assistance client par e-mail
- Inclut de nombreux achats supplémentaires qui s'accumulent, ce qui augmente le coût du service
3. Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint est une excellente option lorsque vous souhaitez partager facilement des documents professionnels. Il permet aux utilisateurs de créer des sites Web d'équipe qui peuvent faire office de mini intranets, facilitant ainsi le partage de documents, voire de dossiers entiers. Il existe également toute une série d'applications gratuites que vous pouvez ajouter à votre compte SharePoint, notamment des applications de gestion du courrier et des contacts. De plus, cet outil vous donne la possibilité de modifier l'apparence des sites Web, et il n'y a aucune restriction quant au nombre d'applications que vous pouvez utiliser.
Avantages :
- Permet l'édition de documents en ligne
- Vous pouvez l'utiliser pour créer plusieurs sites d'équipe et ajouter des applications pour faciliter le processus de partage.
Inconvénients :
- Il est équipé de nombreuses fonctionnalités, ce qui peut rendre le processus de configuration initial fastidieux.
Télécharger Microsoft SharePoint Online>>
4. M-Files DMS
Si vous recherchez un moyen simple mais efficace de gérer vos documents électroniques, M-Files est probablement le meilleur outil pour cette tâche. Il automatise la plupart des systèmes de gestion électronique de documents pour vous faire gagner du temps et augmenter la productivité de votre entreprise. Vous avez également la possibilité de suivre les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement, et même de suivre chaque modification apportée à un fichier particulier.
Avantages :
- Il vous permet d'accéder à vos documents depuis n'importe quel appareil connecté à l'internet, y compris les smartphones et les tablettes.
- Il permet aux utilisateurs de suivre en temps réel les modifications apportées aux fichiers.
Inconvénients :
- Il faut télécharger le logiciel pour l'utiliser, ce qui lui fait perdre l'avantage d'un système de gestion des documents accessible en ligne.
5. Ascensio System OnlyOffice
Si vous recherchez un système de gestion électronique de documents qui soit également un gestionnaire de projet, Ascensio System OnlyOffice est peut-être le bon choix pour vous. À première vue, il ressemble à Google Drive, mais il offre bien plus qu'un simple partage de fichiers et des fonctions de collaboration et de documents en ligne. Il vous permet également de gérer très facilement des projets entiers en autorisant l'intégration d'emails et de calendriers et même une URL personnalisée pour votre compte. Même avec toutes ces excellentes fonctionnalités, il reste simple et facile à utiliser, et encore plus facile à configurer.
Avantages :
- Il est compatible avec de nombreux services en nuage, ce qui rend le stockage et le partage incroyablement simples.
- Il est doté de fonctions de gestion des tâches qui en font un outil complet pour tous vos besoins de stockage de documents.
Inconvénients :
- Il dispose d'une quantité relativement faible d'espace de stockage en nuage par rapport à d'autres outils similaires.
Télécharger Ascensio System OnlyOffice>>
6. Evernote Business
Vous recherchez un système de gestion électronique de documents qui soit également utile pour les séances de brainstorming ? Evernote Business répond à vos attentes. La plupart des gens considèrent Evernote comme un simple logiciel de prise de notes, mais il s'est récemment étendu pour inclure des outils de partage de documents et de collaboration qui rivalisent avec les meilleurs du secteur. Vous pouvez l'utiliser pour capturer des sessions de brainstorming de plusieurs façons, notamment en intégrant des documents, du son, des images et bien plus encore. Evernote propose de nombreux outils intéressants pour les petites entreprises qui souhaitent pouvoir partager leurs idées même lorsqu'elles ne sont pas au bureau. Il est fourni avec des applications iOS et Android qui rendent la collaboration à distance beaucoup plus pratique.
Avantages :
- Il n'y a aucune restriction quant au nombre d'utilisateurs qui peuvent utiliser Evernote en même temps.
- Il offre un accès entièrement en ligne et mobile grâce à ses applications mobiles.
Inconvénients :
- L'édition de documents ne peut se faire que via l'application de bureau.
Télécharger Evernote Business>>
Présentation de PDFelement - la solution complète pour vos besoins de gestion électronique de documents
Avec l'essor de la numérisation et de la dématérialisation, les systèmes de gestion électronique de documents sont devenus importants car ils permettent de créer, de stocker et de gérer facilement des documents numériques. Le type de fichier numérique le plus répandu est le PDF.
Mais même les meilleurs outils de système de gestion électronique ont des limites lorsqu'on travaille avec des PDF, car le format n'a pas été créé pour permettre une édition simple ou un travail collaboratif.
PDFelement vous aidera à surmonter ces limitations. Ce programme offre une solution complète pour travailler avec des documents PDF, permettant l'édition et le travail flexible avec des données, des formulaires numériques et des champs de formulaire tout en offrant des fonctions de collaboration sécurisée (y compris l’ajoute de commentaires et de biffures) et de partage sécurisé.
La conversion par lots de fichiers en PDF et l'extraction de données de plusieurs documents en une seule fois permettent de réduire considérablement le temps nécessaire à la gestion des documents électroniques importants. PDFelement est le programme qui apporte une aide considérable à votre logiciel de système de gestion électronique de documents.
5 solutions que PDFelement propose pour améliorer votre système de gestion électronique de documents
1. Standardiser les documents au format PDF pour une meilleure collaboration entre toutes les équipes.
Si vous avez de nombreuses équipes différentes qui travaillent avec différents types de fichiers dans différents programmes, la productivité est souvent affectée car tous les types de fichiers se comportent différemment. PDFelement offre une solution simple et rapide pour transformer de nombreux formats de fichiers différents en fichiers PDF standard qui peuvent être partagés entre plusieurs équipes. Les formats de fichiers pris en charge sont Word, Excel, PPT, HTML, ePUB et RTF.
Les documents peuvent être convertis en PDF grâce à un processus de conversion par lots qui, là encore, réduit considérablement le temps nécessaire à la création de processus standardisés pour une gestion électronique des documents plus efficace. C'est quelque chose que les outils logiciels de gestion électronique de documents standard ne peuvent pas offrir à eux seuls.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantie2. Modification simple des fichiers PDF
Les fichiers PDF n'ont jamais été créés pour être édités et adaptables, mais depuis qu'ils sont devenus le format de fichier standard ces dernières années, les PDF non éditables sont devenus un défi. Les solutions précédentes pour rendre les PDF éditables étaient compliquées et coûteuses, mais PDFelement s'est développé pour devenir la meilleure solution pour éditer les fichiers PDF, en créant un logiciel qui fonctionne de la même manière que tous les bons traitements de texte.
Modifiez et ajoutez facilement du texte aux documents PDF existants et nouveaux, et insérez des images et des symboles pour créer des documents diversifiés selon vos besoins. Vous pouvez effectuer ces modifications aussi facilement que si vous utilisiez Microsoft Word, et PDFelement est doté de toutes les fonctions offertes par Word, mais pour les fichiers PDF. Créez, modifiez et gérez le contenu des documents PDF d'une manière que vous ne pourriez pas faire en utilisant uniquement un système de gestion électronique de documents.
3. Extraction automatique de données à partir de documents
Au fur et à mesure que vous standardisez votre flux de documents, vous allez devoir transférer des données importantes des fichiers vers de nouveaux documents et systèmes. Dans le passé, cela nécessitait une saisie manuelle des données, ce qui entraînait une perte de temps et de ressources.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie100% sécurité garantieLa fonction d'extraction automatique des données de PDFelement extrait rapidement les données dans un format prêt à être analysé. Plusieurs fichiers peuvent être traités par lots afin de réduire encore le temps de travail nécessaire à la saisie des données dans de nouveaux programmes. Avec des champs de données entièrement personnalisables, PDFelement offre également un contrôle total sur les données qui peuvent être extraites.
4. Création de formulaires simples, efficaces et modifiables
Toutes les entreprises ont besoin de formulaires, quels qu'ils soient. Mais leur création a souvent nécessité des connaissances logicielles et des compétences de conception particulières pour produire des formulaires interactifs de qualité. PDFelement offre une autre solution simple qui rend le travail avec les formulaires beaucoup plus pratique.
Les outils d'édition de PDFelement permettent de créer sans effort des formulaires interactifs à remplir numériquement pour toutes les occasions. La simple fonctionnalité de glisser-déposer vous permet d'ajouter des éléments tels que des champs de signature numérique, des champs de formulaire, des boutons, des cases à cocher et des combinaisons de tous ces éléments pour produire des formulaires interactifs utilisables. Cette fonction est très utile pour le processus de gestion électronique des documents.
5. Protéger vos fichiers sensibles avec des mots de passe
De nombreux documents commerciaux contiennent des informations sensibles qui doivent être protégées. Il est souvent nécessaire que des documents entiers ou des sections de documents soient protégés par un mot de passe afin que seules certaines personnes de confiance puissent accéder aux informations. Les solutions de gestion électronique de documents n'offrent pas toujours un moyen simple d'y parvenir. Mais PDFelement le fait.
Il est simple d'ajouter des mots de passe entièrement cryptés à des documents (ou à des lots de documents) afin de pouvoir protéger les personnes qui peuvent accéder à ces fichiers et les ouvrir. Avec la possibilité d'ajouter, de modifier et de gérer des mots de passe et des contrôles de mots de passe sur plusieurs documents à la fois, PDFelement est créé avec des fonctions de sécurité complètes et flexibles. Gérez efficacement vos documents sensibles avec PDFelelment.
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Clara Durand
chief Rédaction
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