Pourquoi faire fonctionner une entreprise sans papier ?
2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées
L'une des solutions adoptées par les entreprises de tous les secteurs d'activité pour réduire leurs coûts consiste à mettre en place une entreprise sans papier. L'expression "entreprise sans papier" n'est plus une simple figure de style, mais la description concrète d'une entreprise qui a réduit sa dépendance au papier dans tous les aspects de la gestion quotidienne de ses activités. Mais il reste à savoir si les avantages d'une entreprise sans papier contrebalancent l'implication de la procédure pour y parvenir. Cet article se propose de répondre à cette question pour vous en présentant les avantages d'une entreprise sans papier.
Les avantages de la gestion d'une entreprise sans papier
1. Niveau de sécurité plus élevé
Pour les entreprises sans papier, la sécurité des documents est une question essentielle au même titre que pour n'importe quelle autre entreprise. Mais le fait que l'entreprise opère sans papier signifie que la sécurité est meilleure car, reconnaissons-le, les documents dans votre classeur peuvent être détruits par une inondation ou un incendie à tout moment. Ce qui n'est pas le cas pour les documents sur le cloud.
Pour une entreprise sans papier, il convient de numériser le document papier au format PDF ou image. Les entreprises peuvent également utiliser un outil professionnel de gestion de documents pour protéger, éditer le document numérisé au moyen de la ROC et partager les fichiers PDF avec d'autres personnes.
2. Hausse des profits et de la dynamique de l'entreprise
Les entreprises sans papier perdent rarement du temps à essayer de trouver leurs documents, elles sont donc mieux préparées à la croissance dans cette ère d'hyperconnexion. Un simple retard dans une transaction peut signifier que votre client potentiel se tournera vers votre concurrent à l'avenir. Par conséquent, le fait qu'une entreprise sans papier soit capable d'offrir un service plus rapide et de meilleure qualité peut lui permettre d'être plus rentable qu'une entreprise traditionnelle.
3. Gagner du temps qui autrement serait consacré à des tâches non essentielles
Un système sans papier élimine pratiquement le temps que vous passez à fouiller votre bureau à la recherche d'un document particulier ou le temps qu'il faut pour distribuer cette facture alors que vous pourriez simplement la joindre à un e-mail. En considérant le fait que vous pourriez consacrer ce temps à des aspects plus productifs de l'entreprise, vous comprenez ce qu'il en est !
Comment créer une entreprise sans papier
À l'heure actuelle, vous envisagez déjà sans doute de passer à une entreprise sans papier. Mais avant de mettre la charrue avant les bœufs, voici ce qu'il faut savoir sur la transition vers une entreprise sans papier.
1. Prendre en compte le coût initial du logiciel, du stockage et de la conversion
Avant de procéder à la transition vers un système sans papier, vous devez être conscient du fait qu'une entreprise sans papier aura besoin de plus d'espace de stockage, ce qui peut représenter une dépense supplémentaire dans un premier temps. Il faut également prendre en compte le coût de la conversion des documents.
Vous devrez numériser et signer les documents dont vous disposez sous forme papier, ce qui implique d'investir dans des programmes qui pourront vous aider à le faire facilement. Vous pouvez choisir Evernote pour stocker tous vos documents dématérialisés, et si vous avez besoin de modifier les documents ou de les signer, vous pouvez faire appel à PDFelement pour entreprises, qui est conçu pour limiter les coûts et permettre aux entreprises de se passer de papier.
2. Formation des membres de l'équipe
Bien que certains membres de votre équipe soient familiarisés avec les processus zéro papier, ils ne le seront pas tous et il ne faut pas partir du principe qu'ils le seront. Par conséquent, il faut prévoir le coût de la formation des membres de l'équipe. S'assurer que chaque membre de l'équipe est à l'aise avec le nouveau système est probablement le meilleur investissement à faire. C'est la garantie que votre entreprise zéro papier fonctionnera sans entrave.
3. Faire de la sécurité des documents une priorité absolue
Il convient également de décider si les documents seront stockés localement ou sur le cloud. Les deux options présentent des avantages. Stocker les documents localement peut signifier qu'ils sont facilement accessibles mais peut impliquer des compromis en matière de sécurité. Le cloud offre une solution complète si vous accordez la priorité à la sécurité de vos documents (ce qui devrait être le cas). Bien sûr, il y aura des documents à stocker localement, une sorte de système hybride, et ce ne sera pas un problème non plus.
Outil pour entreprises permettant de créer une compagnie sans papier
Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin pour opérer facilement la transition vers une entreprise sans papier, nous nous proposons de vous accompagner en partageant avec vous l'un des meilleurs programmes pour faciliter cette transition. Ce programme s'appelle PDFelement pour entreprises et c'est l'un des meilleurs outils de gestion de PDF du marché. Vous remarquerez, au fur et à mesure de votre transition, que le format PDF prendra une place prépondérante dans vos processus d'entreprise sans papier.
100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantie 100% sécurité garantiePar conséquent, disposer d'un moyen de gérer facilement tous les aspects des documents PDF est une nécessité impérieuse. PDFelement pour entreprises peut faire tout cela et plus encore grâce aux fonctionnalités ci-après :
- Le programme vous permet de modifier un document PDF de n'importe quelle manière. Vous pouvez éditer le texte du document, modifier et même effacer les images ou même fusionner et diviser les documents PDF pour en créer de nouveaux.
- Dans la mesure où une partie de la transition vers l'entreprise sans papier implique la numérisation de vos anciens documents, vous trouverez très utile la fonctionnalité de ROC de PDFelement. Cette dernière vous permet de modifier facilement un fichier PDF numérisé.
- Le programme vous permet également d'apposer une signature numérique unique à n'importe quel document PDF. Cette fonctionnalité est très utile pour sécuriser davantage vos documents et leur ajouter un cachet d'authenticité.
- Si vous vous inquiétez du coût de la transition vers une entreprise sans papier, PDFelement vous simplifie la vie en vous offrant un rabais sur les licences collectives.
- Le fait qu'il soit très convivial facilitera la prise en main par votre équipe de tous les aspects à maîtriser dans le cadre de la transition.
Des entreprises déjà converties au zéro papier
Toujours en quête d'inspiration ? Voici quelques entreprises que vous connaissez peut-être et qui sont déjà passées au zéro papier.
- Ideal Rebel, une agence digitale lancée par Jamie Garret
- Young & Thompson, un cabinet d'avocats
- Dain Insurance, une compagnie d'assurance de l'Illinois, aux États-Unis
- The Virginia Cancer Institute
- Cleveland Department of Health, une agence gouvernementale.
Ce ne sont là que quelques-unes des entreprises qui ont mené à bien leur transition. Bien plus encore, jusqu'à 30 % des entreprises sondées affirment qu'elles sont en bonne voie pour passer au zéro papier. La principale raison est que le zéro papier a un sens pour les entreprises. Allez-vous passer au zéro papier ?
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Clara Durand
chief Rédaction
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