Les 4 meilleurs logiciels d'organisation de documents

Clara Durand

2024-09-25 19:39:18 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

L'organisation des documents est une partie essentielle de toute entreprise et, à ce titre, un logiciel d'organisation de documents est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement des flux entrants et sortants de documents commerciaux. En fonction des documents commerciaux que vous devez organiser et de la nature de votre entreprise, le logiciel d'organisation de documents peut varier d'une entreprise à l'autre.

Les 4 principaux logiciels d'organisation de documents

1. Patriarch- Plateforme d'archivage

Il s'agit d'une solution d'archivage électronique basée sur le cloud qui est idéale pour les entreprises qui ont besoin d'archiver des dossiers et des données transactionnelles. Ce logiciel d'organisation de documents offre une sécurité de haut niveau pour tous les documents que vous organisez en utilisant ce service et répond à toutes les exigences réglementaires en matière de conformité. Comme il s'agit d'une plate-forme basée sur le cloud, il est facile de partager les données archivées avec vos associés, clients et employés. Il est également très facile de localiser, gérer et partager rapidement les informations dont vous avez besoin, même si vous avez beaucoup de documents archivés.

logiciel gratuit d'organisation de documents

Avantages :

Il facilite la recherche des documents dont vous avez besoin, ce qui vous permet d'économiser du temps et des ressources
Il est basé sur le cloud, ce qui signifie une sécurité accrue pour vos documents et un partage facile
Il est déjà conforme à la réglementation, vous n'aurez donc pas à faire face à des demandes de renseignements

Inconvénients :

Il peut être un peu difficile à configurer au départ

2. ScanStation

Il s'agit d'un logiciel d'organisation de documents de front-office pour la numérisation de documents. Il est également doté de fonctions d'authentification et d'audit, ainsi que de fonctionnalités OCR, OMR, ICR, DMS et cloud. Il est particulièrement utile dans la mesure où il rend la numérisation aussi simple que possible, l'utilisateur n'ayant besoin d'aucun savoir-faire technique préalable pour utiliser cette solution. Il dispose également de fonctionnalités de capture de signature électronique pour permettre aux utilisateurs de signer et d'envoyer des documents à signer. Une fonction de recherche plein texte facilite la localisation et la gestion des documents numérisés, en particulier lorsque vous traitez des documents en masse.

Logiciel pour organiser des documents numérisés

Avantages :

Il rend la numérisation de documents ainsi que la gestion des documents numérisés très faciles
Il possède des fonctions OCR qui permettent aux utilisateurs de modifier les documents numérisés
Les options de stockage dans le nuage facilitent le partage des documents numérisés

Inconvénients :

En raison de ses nombreuses fonctions et capacités, il peut être difficile à configurer au départ

3. PaperSave

Il s'agit d'un logiciel d'organisation de fichiers qui est particulièrement utile lorsque vous souhaitez automatiser la génération et le partage de factures. Le fait qu'il soit très facile à utiliser signifie que vous pouvez facilement améliorer les relations avec les clients et les fournisseurs en veillant à ce que les factures soient générées rapidement et facilement. Il réduit également de manière significative le temps nécessaire pour classer les documents ainsi que pour les récupérer en cas de besoin. Il est basé sur le cloud, de sorte que les factures peuvent être partagées avec toutes les parties concernées dans les plus brefs délais et le fait que vous puissiez automatiser la conservation des enregistrements signifie que vous n'aurez pas à répéter les entrées de données courantes.

logiciel d'organisation de documents personnels

Avantages :

La conservation automatique des enregistrements facilite la saisie des données
Classement et récupération rapides des documents
Dispose d'une fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour éditer les documents scannés
Les fonctions de gestion d'impression facile vous permettent d'obtenir rapidement des copies papier des documents dont vous avez besoin.

Inconvénients :

L'entreprise manque cruellement de soutien à la clientèle.

4. MaxxVault Enterprise

Il s'agit d'un logiciel d'organisation de documents conçu pour simplifier l'examen des documents et faciliter le contrôle de leur qualité. Il fait presque tout ce dont vous avez besoin, y compris le contrôle de l'accès aux documents, l'archivage et la conservation, l'assemblage de documents, la conversion de documents en d'autres formats, l'indexation de documents, les signatures électroniques, l'OCR et bien plus encore. Il est facile à utiliser et, grâce au fait qu'il est déployé dans le nuage, vous pouvez facilement partager les documents. Il est également doté d'une fonction de recherche plein texte qui vous permet de trouver n'importe quel document, même parmi des milliers.

Avantages :

Il est efficace pour gérer tous les aspects de l'organisation des documents
La gestion des e-mails est une fonction idéale si vous envoyez et recevez beaucoup d'e-mails

Inconvénients :