Se mettre en conformité avec le RGPD sur le plan de la protection des données avec des documents PDF

Clara Durand

2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

Le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, la première loi mondiale sur la protection des données, est entré en vigueur. Alors, que signifie la protection des données du RGPD ? La conformité au RGPD est imposée aux entreprises de l'UE et aux entreprises du Canada et des États-Unis qui manipulent les données personnelles de citoyens de l'UE

Comprendre la protection des données du RGPD ?

Avec les nouvelles obligations relatives à la protection des données du RGPD de l'UE pour le traitement des données, la sécurisation des informations et l'augmentation de la transparence entre les entreprises et les personnes concernées, les équipes informatiques du monde entier devront commencer (si ce n'est pas encore le cas) à repenser leur sécurité de manière fondamentale. Cependant, se conformer au RGPD n'est pas seulement une question d'infrastructure et de cybersécurité à l'intérieur de votre périmètre ou sur vos postes de travail. En fait, avec autant d'informations nominatives enregistrées dans des documents, le RGPD affectera également la façon dont vous stockez et travaillez avec des fichiers de toutes sortes, des formulaires aux factures numérisées.

Le RGPD va :

Modifier la définition des données personnelles - elle inclura désormais les informations génétiques, mentales, culturelles, économiques ou sociales.
Appliquer des règles plus strictes pour obtenir le consentement à l'utilisation des données personnelles - il s'agit notamment d'utiliser un langage simple et de présenter clairement la manière dont les informations seront utilisées.
Obliger les autorités publiques traitant des informations personnelles à désigner un délégué à la protection des données (DPD).
Introduire des évaluations obligatoires des incidences sur la vie privée (EIVP).
Harmoniser les lois sur la notification des violations de données.
Introduire le droit à l'oubli et limiter la durée pendant laquelle une organisation peut conserver des données personnelles.
Plus encore !

Défis des approches actuelles en matière de documents

La plupart des entreprises se contentent aujourd'hui d'un mélange de documents imprimés et numériques (tels que les fichiers Microsoft Office et PDF) pour faciliter leurs opérations. Cependant, les processus existants laissent des informations personnelles exposées et, même lorsque vos processus sont conformes aux politiques du RGPD de l'UE, la conformité représente un coût énorme.

Stockage de documents

Chaque élément d'information personnelle que vous stockez dans des documents imprimés ou numériques est soumis au RGPD. En principe, les fichiers sont stockés dans un éventail de formats différents, notamment : -

Documents modifiables (tels que les fichiers Microsoft Word) qui ne sont pas sécurisés et peuvent être facilement édités
Fichiers PDF non cryptés sans contrôle d'accès

Partage de documents

La collaboration interne implique le partage de documents à grande échelle, souvent sur plusieurs sites, avec peu ou pas de responsabilité de la part des utilisateurs. En outre, de nombreuses entreprises partagent des documents entiers dans la logique du processus, même si un seul élément du document est réellement pertinent pour le traitement.

Dans le même temps, le partage croissant par e-mail et par les services cloud a radicalement augmenté le risque de fuite de données. L'erreur humaine représente une grande partie des violations de données et la plupart des documents peuvent être ouverts par toute personne ayant accès au fichier.

Comment PDFelement peut vous aider à réaliser cette démarche :

Étape 1. Conversion de tous les types de fichiers Office en PDF

Faire passer les documents du papier aux fichiers de bureau numériques est une première étape essentielle vers la conformité au RGPD. PDFelement vous permet de créer des fichiers PDF aux normes de l'industrie qui sont entièrement compatibles avec tous les lecteurs de PDF sur pratiquement tous les appareils.

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Création de PDF par lots à partir de plus de 300 formats de fichiers.
Impression au format PDF à partir de presque toutes les applications.

règlement général sur la protection des données

Étape 2. Censure des données

La censure des données peut permettre aux entreprises de supprimer les données sensibles ou identifiables, sans supprimer l'ensemble du document. Cela rend le processus plus simple et moins intrusif.

Étape 3. Cryptage et protection par mot de passe

Cryptage des documents avec des niveaux de cryptage AES 128 bits ou 256 bits, et paramètres de permissions pour contrôler la visualisation, l'impression et la modification des fichiers.

Étape 4. Convertir des documents numérisés en fichiers PDF éditables

Un bureau sans papier est depuis longtemps le rêve de nombreuses personnes. Convertissez rapidement des documents papier en fichiers PDF consultables et modifiables que vous pouvez organiser, partager et protéger.

Numérisation par lot du papier au format PDF

Étape 5. Archivage

PDF/A est une version normalisée ISO du Portable Document Format (PDF) spécialement conçue pour l'archivage et la conservation à long terme des documents électroniques.

Veillez à rester à jour avec cette importante législation sur la protection de la vie privée en utilisant PDFelement pour permettre à votre entreprise de s'y conformer !