Gestion, activation et conformité des licences logicielles

Clara Durand

2023-03-17 10:20:54 • Déposé à: Conseils pour Business • Des solutions éprouvées

Vous pourriez être surpris d'apprendre qu'une grande partie des logiciels d'entreprise sont souvent inexploités. Cela équivaut à un gaspillage de ressources pour l'entreprise, c'est pourquoi la gestion des licences logicielles revêt une importance capitale. Si cette notion ne vous est pas familière, sachez que la gestion des licences logicielles (SLM) est un plan de maintenance utilisé pour gérer toutes vos licences logicielles. L'objectif principal de la SLM est de réduire et de contrôler les coûts liés à l'informatique dans l'ensemble de votre entreprise. Il est évident que cette démarche est importante, mais ce qui pourrait être négligé est l'impact majeur qu'elle peut avoir sur les entreprises. Les entreprises peuvent en retirer des avantages substantiels, notamment une approche plus stratégique et proactive de l'optimisation des licences, et donc un engagement plus élevé et des économies plus conséquentes à long terme. Si elle est assurée de manière régulière, la gestion des licences logicielles réduit les dépenses inutiles et les casse-tête liés à l'inventaire des actifs logiciels et au suivi des licences.

Types d'octroi de licences de logiciels

Chaque type de logiciel doit être associé à une licence, et cela signifie qu'il existe de nombreux types de licences logicielles. Parmi les plus courants, citons la licence par appareil, utilisée sur une seule machine, la licence par utilisateur, qui est limitée à un utilisateur spécifique, et la licence réseau qui couvre toutes les machines d'un réseau particulier, et notamment les connexions WAN et LAN. Les licences d'abonnement font également partie de la liste, et il peut s'agir d'une licence d'utilisateur ou d'appareil assortie d'une date d'expiration. Une licence basée sur la capacité fait référence à la capacité de l'unité centrale ou d'autres éléments de configuration matérielle, et un freeware fait référence à une licence gratuite, même si le créateur détient les droits d'auteur. De même, il y a la licence d'accès client (CAL) qui implique que les utilisateurs peuvent se connecter à un certain serveur de licences logicielles pour utiliser les logiciels installés, et enfin il y a la licence publique générale (GPL) qui désigne la licence et le logiciel comme étant gratuits, et pouvant être utilisés, copiés et modifiés gratuitement.

Meilleures pratiques en matière de gestion des licences logicielles

Faire l'objet d'un audit peut être une expérience stressante, que vous voulez éviter. C'est ici que la gestion des licences logicielles peut vous faire gagner du temps et de l'argent, en vous aidant à effectuer des audits internes réguliers en collaboration avec la direction, et en vous garantissant les meilleures pratiques de gestion de vos licences. Même si vous achetez un logiciel, vous n'en êtes pas propriétaire. Vous devez toujours vous en servir selon les conditions d'utilisation de la licence. Vous devez vous assurer de ne pas ignorer ces dispositions, car vous pourriez encourir de graves sanctions sous la forme d'amendes élevées en cas de non-conformité et de violation des logiciels. Nous vous recommandons de mettre en œuvre une politique de gestion des logiciels, de définir des directives claires pour l'installation, d'auditer chaque type de logiciel que vous possédez, d'annuler ou de réattribuer les licences inutilisées, de désinstaller les applications redondantes, d'utiliser un outil tiers de gestion des licences logicielles et de vous assurer que vous déployez régulièrement les dernières mises à jour du système d'exploitation.

Conformité des licences logicielles

Pour éviter les audits, il est important que les entreprises fassent preuve de diligence dans la gestion de leurs licences afin de garantir la conformité avec la politique de l'entreprise en termes de dates de renouvellement et d'expiration. Vous devez aussi veiller à ce que toutes les informations soient exactes et à jour. La non-conformité a des répercussions sur des domaines importants de votre entreprise, comme la budgétisation, et peut même déboucher sur de lourdes amendes à l'encontre de votre entreprise. Si vous faites l'objet d'un audit, vous passerez beaucoup de temps à faire l'inventaire de toutes les utilisations des logiciels pour prouver que vous respectez la conformité, ce qui risque d'entraîner des heures supplémentaires ou des retards dans les projets. Si vous êtes reconnu non conforme, vous devrez renoncer à vos licences et encourir des frais ou des pénalités. La réputation de votre entreprise en sera également affectée, ce qui pourrait entraîner une perte de ventes ou de candidats qualifiés. Par conséquent, la conformité des logiciels devrait être une priorité absolue pour votre entreprise, non seulement pour éviter les conséquences, mais aussi pour vous assurer que vous ne perdez pas un temps précieux et des ressources.

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